Таск-менеджери

Каталог Таск-менеджерів: систем для управління проєктами та задачами

Епоха диджиталізації висвітлює необхідність використання таск менеджерів майже кожним бізнесом. Цей інструмент допомагає ефективно керувати командною роботою та особистими завданнями. З кожним роком ці системи стають «розумнішими», їх функціонал розширюється. Завдяки цьому програмне забезпечення легко інтегрується з іншими програмами,  а також веде облік робочого часу та фінансових витрат для аналізу поточної ситуації діяльності компанії.

На цій сторінці платформи Shelfy ви зможете найти перелік кращих систем task manager, а також ознайомитися з їх детальним описом та відгуками користувачів. Дізнайтеся більше про основні функції цього інструменту, та розглянемо основні переваги, які таск менеджери надають бізнесу.

Що таке таск-менеджер

Task Manager – це програмний інструмент, що допомагає керувати роботою команди, підвищувати ефективність праці та раціонально розподіляти час. Крім того, завдяки цьому інструменту можна легко делегувати задачі та контролювати вчасність їх виконання. 

Малий бізнес може вести комунікацію в Google-документах або месенджерах. Але це може призвести до плутанини та недотримання дедлайнів. Компанії, які мають велику кількість завдань для виконання та десятки чи сотні співробітників, то вони однозначно потребують впровадження спеціального програмного забезпечення.

Зараз менеджери завдань використовуються майже в кожній компанії у тій чи іншій формі. Ці інструменти пройшли еволюційний шлях від канбан-дошок (дошки з безліччю стовпчиків та стікерів для візуалізації бізнес-процесів) до сучасного програмного забезпечення з широким функціоналом. За оцінками, рутинні, повторювані завдання, які можна було б автоматизувати, коштують компаніям 19 робочих днів продуктивності на одного працівника щороку. Це може суттєво вплинути на ваш прибуток. В Task manager доступне відправлення повідомлень, постановка та делегування завдань, відстеження результатів, складання звітів та багато інших корисних можливостей.

Основні функції систем time manager

Впровадження систем Task Manager дозволяє зібрати в єдиному просторі всі робочі процеси компанії. Це програмне забезпечення являється певною «кардіограмою» діяльності підприємства, яка показує, чи всі процеси відбуваються в нормальному режимі, чи можливо наявні збої, які потрібно ліквідувати.

Розглянемо основні функції систем Task manager:

• Структурувати та зробити прозорою діяльність команди. У системі відображається повна картина проєкту від загальних засад до різних деталей: глобальна місія, стратегія, тактика, а також список конкретних задач та виконавці, які закріплені за ними. Завдяки цьому кожен член команди може дізнатися, чим займаються колеги та який фронт робіт має кожен член команди.
• Планування робочих процесів та підвищення залученості працівників. У системі відображається термін виконання для кожної задачі, а також детальний прогрес. Завдяки цьому керівник зможе вчасно помітити, що дедлайни для якогось завдання уже «горять», вчасно виявити причину та знайти варіанти її вирішення.
• Автоматичне надсилання нагадувань та спливаючих сповіщень. Це дозволить не допустити проблем зі строком виконання задачі.
• Відображення наочної картини продуктивності. Завдяки цій функції співробітники можуть оцінювати показники своєї роботи та проаналізувати, чи достатню кількість задач за певний проміжок часу.
• Організація комунікації між членами команди. Усі користувачі можуть обмінюватися повідомленнями в одному місці, ставити питання чи залишати коментарі. Для того, щоб привернути увагу конкретного співробітника, можна просто тегнути цього користувача. 
• Оптимізація роботи з файлами. Завдяки цій функції усі матеріали по проєкту будуть зберігатися прямо в системі. Також можна розмежувати рівні доступу для користувачів. Дуже зручно, що в системі task manager можна шукати документи по назві.
• Автоматизація звітності. Функціонал таск менеджерів дозволяє автоматично генерувати різноманітні звіти: витрати часу на проєкт, продуктивність кожного співробітника, діаграми Ганта тощо.
• Прискорення онбордингу нових співробітників. В системі можна призначити новачкам стандартні завдання з дедлайном. Це може бути заповнення профілю, вивчення матеріалів тощо. 

Основні характеристики Task manager

Базовий набір функцій приблизно однаковий у всіх системах task manager. Але все-таки деякі програми мають індивідуальні можливості: діаграми Ганта, спеціальні інструменти для ІТ проєктів тощо. Якщо ваша компанія має специфічні потреби, варто обирати спеціалізовані рішення, які зможуть задовольнити вимоги бізнесу. Розглянемо основні характеристики систем task manager незалежно від сфери діяльності:

1. 1. Зручний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Для зручності співробітників та оперативного виконання завдань необхідно обирати сервіс, в якому можна розібратися за 5-10 хвилин. Добре, якщо усі працівники протестують ПЗ і ні в кого не виникне труднощів у його використанні.

• Функціональність. Ефективний Task Manager повинен надавати широкий спектр функціональних можливостей, таких як створення, призначення та відстеження завдань, управління проєктами, пріоритетами, термінами виконання, а також можливість додавати коментарі та вкладати файли.

1. 1. Наявність модулів. Багато програм включають додаткові модулі, які можна інтегрувати для розширення функціональності: інструменти для обліку робочого часу, аналітики, аутентифікації тощо.
   2. Вартість. При виборі таск менеджеру також варто порівнювати ціни та можливості, адже нікому не хочеться переплачувати за непотрібний функціонал. Невеликі команди можуть обрати безплатні тарифи, але функціонал в такому випадку буде обмежений. Оптимальний варіант – тестування функціонала системи шляхом використання безплатного пробного періоду. 
   3. Сповіщення. Автоматичні події в робочому просторі допоможуть не пропустити нічого важливого. Корисним буде інтеграція системи з поштою, месенджерами та іншими каналами зв’язку. 
   4. Спосіб відображення задач. Завдання в системі можуть відображатися на канбан-дошках, у вигляді діаграм Ганда, календаря, списку тощо. При виборі сервісу враховуйте, щоб він мав той спосіб відображення завдань, з яким буде зручно працювати вашій команді.
   5. Інтеграції. Інтеграція task manager зі сторонніми інструментами дозволить суттєво розширити його функціонал: Slack, Zoom, Google Диск, Календар Google, Dropbox тощо.
   6. Автоматична генерація звітності. Краще обирати платформи, функціонал яких дозволяє автоматично створювати звіти та відображати дані на дашборді. Це дозволить швидко та легко оцінити прогрес по проєктах та ефективність роботи окремих співробітників.

• Аналітика та інтерактивність.Можливість аналізувати продуктивність, створювати звіти та використовувати інтерактивні елементи для взаємодії з завданнями може великою мірою полегшити управління завданнями.

• Мобільний застосунок. Зручний доступ до Task Manager з мобільних пристроїв є важливим аспектом для сучасних підприємців для відстеження та оновлення завдань у режимі реального часу з будь-якої точки земної кулі. 

1. Технічна підтримка. Оперативна робота служби технічної підтримки є критично важливою, адже виникнення будь-яких несправностей може поставити на паузу діяльність цілої компанії.

Враховуючи ці ключові характеристики, ви зможете вибрати Task Manager, який відповідає унікальним потребам та вимогам бізнесу.

Переваги таск-менеджера

Впровадження систем task manager дозволяє спростити та пришвидшити перебіг багатьох бізнес-процесів, а також підвищити ефективність команд та окремих співробітників. Розглянемо головні переваги використання інструмента Task Manager:

1. Підвищення ефективності планування. Керівник може перевірити у будь-яку секунду, скільки часу пішло на виконання кожного завдання, коли варто перейти на наступний етап, кому направити нове підзавдання тощо. Уся інформація про проєкт зберігається в одному місці у систематизованому вигляді, тому заплутатися чи щось упустити майже неможливо. Учасники отримують миттєве інформування про будь-які зміни планів.
2. Централізація проєктів. Використання Task Manager дозволяє зручно розподіляти завдання між виконавцями, вказувати пріоритетність, відстежувати дедлайни та загальну продуктивність проєкту. До завдань можна додавати коментарі, позначки, переглядати звітність тощо.
3. Зручна комунікація між учасниками проєкту. Таск менеджери дозволяють налагодити ефективну комунікацію як між співробітниками одного відділу, так і між різними підрозділами. У програмі можна відстежувати початок і закінчення робіт, обмінюватися репліками та коментарями, додавати нових співробітників, робити зауваження та навіть обмінюватися повідомленнями.
4. Відстеження завантаженості співробітників. Це дозволяє контролювати зайнятість кожного працівника для уникнення несправедливості, а також оцінки їх продуктивності.
5. Економія часу. Відволікання на робочому місці, наприклад, перевірка декількох комунікаційних платформ, суттєво впливає на продуктивність працівників. Централізація менеджменту та наявність автоматизованих функцій дозволяє суттєво економити час, на відміну від роботи в Google-таблицях.
6. Відсутність впливу людського фактора.  Повідомлення та нагадування про завдання не дадуть виконавцю забути про нього і тим самим не зірвати дедлайни.

Використання Task Manager систем у різних галузях ведення бізнесу

Головна перевага Task manager систем полягає в тому, що вони будуть корисними практично в будь-якій сфері діяльності чи організаційному підрозділі підприємства. Це програмне забезпечення є невід’ємним інструментом для ефективного управління завданнями та підвищення продуктивності в різних галузях бізнесу. Розглянемо основні галузі застосування таск менеджерів:

• E-commerce. У сфері електронної комерції, де важливо вчасно відповідати на замовлення, відстежувати інвентар та керувати логістикою, Task Manager програми можуть допомогти координувати всі аспекти роботи, від розробки нового товару до відправлення замовлень клієнтам.

• B2B. В секторі послуг B2B, де важливо взаємодіяти з клієнтами та управляти проєктами, Task Manager програми можуть сприяти плануванню важливих подій, контролюванню обсягів роботи та підтримувати комунікацію в команді. 

• B2C. Для компаній, які працюють з кінцевими споживачами, Task Manager допомагає в плануванні маркетингових кампаній, слідкуванні за обслуговуванням клієнтів та управлінні внутрішніми завданнями. 

• Horeca. У готельно-ресторанному бізнесі важливо ефективно планувати графік, контролювати стан процесів та взаємодіяти з персоналом. Task Manager програми можуть надати можливості для покращення управління ресурсами та подіями.

• Виробництво. Виробничий сектор вимагає точного контролю за робочим процесом. Task Manager допомагає в плануванні виробничих циклів, управлінні складом та обслуговуванні обладнання. 

Task Manager програми можуть бути придатними для будь-якого бізнесу, надаючи інструмент для систематизації та впорядкування завдань, щоб забезпечити ефективну роботу та досягти поставлених цілей.

Щодо розмірів компанії, то тут також немає конкретних стандартів та обмежень. Task Manager програми – це корисний інструмент для керування завданнями та оптимізації робочого процесу для різних розмірів бізнесу. 

Малий бізнес часто надає перевагу простим та вартісно-ефективним рішенням. Task Manager програми, що пропонують базовий функціонал, зручний інтерфейс та доступну ціну, можуть бути ідеальним вибором. Середній бізнес, який уже має розширений обсяг завдань, потребує впровадження ПЗ з розширеними функціональними можливостями та інтеграціями. Великі компанії, де масштаб роботи величезний, потребують високопродуктивних та масштабованих рішень. Тому їм потрібні таск менеджери з розширеними функціями, можливостями аналітики та інтеграцій з іншими корпоративними інструментами.

Крім того, системи task manager часто використовують проєктні команди, фрілансери та одинокі підприємці. Їм потрібні легкі та гнучкі інструменти для планування робочого часу, ефективного керування проєктами та керування завданнями.

Можливості інтеграції Task Manager систем з іншими інструментами

Task Manager системи стали невіддільною частиною організації робочого процесу, і їх інтеграція з іншими програмами створюють нові можливості для користувачів для оптимізації бізнес-процесів. Розглянемо головні із них:

• Календарі та e-mail сервіси. Багато Task Manager систем легко інтегруються з популярними календарями та електронною поштою. Це дозволяє автоматично створювати завдання з електронних листів чи нагадувань з календаря.

• Проєктні та комунікаційні інструменти. Інтеграція з іншими проєктними інструментами (наприклад, Asana, Trello) та платформами комунікації (наприклад, Slack) дозволяє отримувати сповіщення про зміни в завданнях та організувати комунікацію між членами команди.

• • Хмарні Сервіси. Таск менеджери також можуть інтегруватися з хмарними сервісами (Google Drive, Dropbox), де користувачі можуть легко зберігати та обмінюватися файлами, пов’язаними з завданнями.

• CRM та інші SaaS сервіси. У бізнесі інтеграція з CRM системами та іншими корпоративними системами може допомогти в автоматизації завдань та взаємодії з клієнтами.

• Мобільні додатки. Можливість інтеграції з мобільними застосунками дозволяє користувачам отримувати доступ до завдань та оновлення в режимі реального часу, навіть коли вони перебувають поза офісом.

Інтеграція task manager систем з іншими інструментами робить робочий процес більш злагодженим та ефективним. Це дозволяє користувачам зосереджуватися на завданнях замість того, щоб витрачати час на перемикання між різними каналами інформації.

Фактори, що впливають на вартість task manager систем

Перший етап при виборі CRM системи – оцінка потреб підприємства. Після цього необхідно проаналізувати вартість її впровадження. Розглянемо основні складові ціноутворення впровадження task manager систем:

• Функціональні можливості. Складніші та більш розширені Task Manager програми зазвичай коштують дорожче. На вартість впливає наявність додаткових функцій: спеціалізовані засоби звітності, аналітика, інтеграції зі сторонніми інструментами тощо.

• Кількість користувачів. Деякі програми призначені для індивідуального використання, інші – для великих корпорацій. Чим більше користувачів або співробітників включено в систему, тим більше можливостей та ресурсів вона вимагає, що впливає на її вартість.

• Хмарні сервіси та зберігання даних. Використання хмарних технологій та обсяг простору для зберігання даних може впливати на вартість. Деякі програми використовують власні сервери, інші – сторонні хмарні послуги, що може впливати на загальну ціну.

• Мобільні платформи. Якщо програма має мобільні додатки для iOS та Android, це може підняти вартість через додатковий розроблений функціонал та підтримку.

• Ліцензійна політика: Модель ліцензування (річна плата, оплата за користувача або за обсяг використання) впливає на фінансовий бар’єр для компаній.

Завдяки цим факторам, вартість Task Manager програм може значно відрізнятися від одного рішення до іншого. Перед вибором слід ретельно врахувати потреби вашої команди та можливості обраного програмного забезпечення.

Важливість відгуків користувачів при виборі Task Manager системи

З розширенням ринку програм task manager зростає і важливість вибору оптимального рішення для конкретних потреб користувача. Один із ключових аспектів при виборі таск менеджеру є відгуки користувачів та рейтинги.

Завдяки реальним відгукам користувачів та достовірним рейтингам ви зможете оцінити наступні аспекти програмного забезпечення:

• Реальний досвід користувачів. Це дозволяє уникнути та навіть передбачити можливі проблеми чи обмеження конкретної системи.
• Функціональність. Це допомагає визначити, наскільки система відповідає конкретним потребам та чи має необхідні функції для задоволення індивідуальних особливостей компанії.
• Простота використання. Відгуки часто містять відомості про інтерфейс та загальну простоту використання системи. Це важливо для тих, хто шукає інтуїтивно зрозуміле програмне рішення.
• Надійність та підтримка. Користувачі висловлюють свої враження від роботи системи та реакцію розробників на проблеми. Це дає уявлення про надійність та рівень підтримки.

Крім того, завдяки рейтингам можна швидко оцінити загальний рівень задоволення користувачів інструментом, а також легко порівняти декілька систем і вибрати ту, яка найкраще відповідає конкретним вимогам. На цій сторінці платформи Shelfy ви знайдете перелік кращих систем task manager, ознайомитися з їх детальним описом, функціональними можливостями, а також почитати відгуки реальних користувачів. 

Підсумовуючи, можна сказати, що таск менеджер стане корисним та потрібним сервісом для будь-якого типу бізнесу. Впровадження цього програмного забезпечення однозначно стане розумною інвестицією, якщо ви оберете додаток, який повністю підходить компанії за функціональними можливостями, ціновою політикою та зручністю. Для початку можна протестувати декілька варіантів цього ПЗ шляхом використання безплатних пробних версій. Це дозволить обрати інструмент для оптимального розподілу ресурсів праці та часу, підвищення ефективності працівників, а у довгостроковій перспективі – збільшити прибутковість компанії.