Електронний документообіг

Каталог систем для електронного документообігу, автоматизація роботи з документами

Наразі автоматизація поширилася абсолютно на всі сфери ведення бізнесу. Документообіг – це невід’ємна складова діяльності кожної компанії та всіх її підрозділів. Досить витрачати час та ресурси на заповнення паперових документів! Краще скористатися системами для електронного документообігу, які суттєво спростять для вас таке складне та трудомістке завдання.

Електронний документообіг охоплює створення, обробку, редагування, передачу, зберігання, використання та знищення документів в електронному вигляді. Всі ці операції виконуються  із застосуванням перевірки цілісності та за потреби з підтвердженням факту одержання таких документів.

У цьому розділі ви знайдете добірку найкращих систем для ведення електронного документообігу, які допоможуть знизити трудові витрати та прискорити процес оформлення документів у комерційному секторі, а в державному – оптимізувати потік інформації, прискорити та спростити роботу з громадськістю.

Що таке автоматизація документообігу?

Оформлення ділових паперів та відомостей вручну займає надзвичайно багато часу та сил. А саме час є головною конкурентною перевагою в умовах сучасного ринку. Впровадження спеціальної програми для ведення електронного документообігу дозволить прискорити роботу з документації та завжди мати доступ до повної картини діяльності компанії.

Управління документами стане простішим, зрозумілішим та продуманим. А всі стратегічно важливі рішення будуть прийматися на основі реальних достовірних фактів.

Ще одна беззаперечна перевага електронного документообігу – інформаційна безпека. Документи – надзвичайно цінний ресурс для бізнесу, що несе в собі важливі та іноді навіть конфіденційні відомості. Використовуючи паперові документи, ви піддаєте свою компанію низці ризиків:

• Втрата документів;
• Недотримання конфіденційності;
• Витік секретної інформації;
• Несанкціонований доступ до даних;
• Створення паперових копій та як наслідок матеріальні та ресурсні витрати;
• І найголовніше – час, витрачений на підготовку та пошук необхідної документації.

Всіх цих ризиків можна легко запобігти, впровадивши систему електронного документообігу. Таке сучасне програмне забезпечення – справжній must have для підвищення продуктивності робочого процесу та налагодження чіткої взаємодії між різними відділами компанії. Також можна розмежувати права доступу до інформації між співробітниками залежно від їх посади та сфери діяльності.

Що таке система для електронного документообігу?

Системи для електронного документообігу – це програми для роботи з електронною документацією на всіх етапах її життєвого циклу: створення, редагування та зберігання. Крім того, таке програмне забезпечення має необхідні інструменти для маршрутизації, пошуку, класифікації, фільтрування документів тощо.

Бізнес-процеси та документообіг – нерозривні поняття, тому сучасні сервіси повинні мати необхідні функції як для роботи з процесами, так і з даними.

Розглянемо основні можливості програм для ведення електронного документообігу:

• Створення, реєстрація та зберігання електронної документації;
• Маршрутизація та відстеження переміщень електронних документів;
• Повна історія змін та редагування документів;
• Автоматичні повідомлення щодо маршрутизації документа та його поточного статусу;
• Ведення журналів, відстеження термінів виконання;
• Автоматична генерація звітів;
• Імпорт та експорт документації;
• Сканування та друк паперових документів;
• Розмежування прав доступу;
• Використання цифрових підписів;
• Аналітичні інструменти.

Принцип роботи систем електронного документообігу

Отже, головне призначення програм для електронного документообігу – формування, реєстрація та відправка документів. Такий сучасний підхід дозволяє спростити та прискорити роботу компанії.

Електронні документи мають відповідати таким вимогам:

• Простота;
• Чіткий виклад інформації;
• Придатність для обробки різноманітними програмами;
• Наявність цифрового підпису для підтвердження юридичної сили документу.

Розглянемо примітивний принцип роботи ЕДО:

• Співробітник формує електронний документ;
• Після електронного підпису документ пересилають адресату;
• Після отримання документу контрагент також накладає на нього електронний підпис;
• Відправнику приходить сповіщення про підписання документу обома сторонами.

Створені в системах електронного документообігу документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові аналоги. Головне – одержувач не має вносити до них правки, інакше документи стають недійсними.

Розглянемо головні переваги систем електронного документообігу:

1. Віддалене узгодження документів: кожен документ можна погодити дистанційно завдяки електронному підписи (КЕП, хмарний ключ тощо). Це дуже зручно при віддаленому форматі роботи, коли персонал може знаходитися в різних містах чи навіть країнах;
2. Зручне зберігання документів. Усі ваші цифрові документи будуть розміщені на безпечних серверах. Наявність фізичного приміщення для зберігання паперової документації більше не потрібна. А через гнучкий пошук співробітники завжди матимуть миттєвий та зручний доступ до файлів;
3. Електронний обмін документами: співробітники матимуть змогу швидко та зручно обмінюватися файлами без жодних витрат на оплату кур’єрських послуг;
4. Автоматизація електронного документообігу: співробітникам більше не доведеться виконувати безліч рутинних задач (підписування, пересилання, архівація документів тощо). Прямо в програмі будуть прописані процеси обробки різних видів документації та автоматично налаштовані узгоджені маршрути переміщення файлів. Це суттєво знижує ймовірність помилок через людський фактор, а також економить час персоналу;
5. Безпека: контроль над доступом до документів, розмежування прав доступу для співробітників, автоматичний аудит та відстеження змін, перевірка відповідності документації регулятивним вимогам.

Отже, системи електронного документообігу – це спеціальні сервіси для роботи з електронними документами на кожній стадії їх життєвого циклу: створення, редагування та зберігання. Для організації ефективного електронного документообігу у вашій компанії необхідно обрати відповідне ПЗ для роботи, зробити електронні підписи для співробітників, внести відомості про нововведення в облікову політику підприємства, а також повідомити контрагентів про зміни.

Команда Shelfy щоденно докладає максимум зусиль для досконального вивчення функціональних можливостей доступних на ринку програм. Тому ми точно допоможемо підібрати оптимальну систему електронного документообігу для вашого бізнесу!