HR та рекрутингові системи

Каталог HRIS/HRM-систем: Автоматизація HR та рекрутингових процесів

Автоматизація – це справжній must have будь-якої сфери сучасного бізнесу. Адже саме від гнучкості та продуктивності залежить успішність стратегії управління компанії. Як ніхто інший, ейчари та рекрутери знають, як багато сил та часу йде на роботу з паперами та таблицями. HRM системи допоможуть розв’язати цю проблему. Завдяки впровадженню цього ПЗ можна автоматизувати безліч фундаментальних процесів: кадровий облік, адміністрування, контроль робочого часу тощо. В системі буде збережена повна історія життя працівника в компанії.

Наразі на ринку представлено безліч подібних програмних продуктів, що породжує нову проблему: складність вибору та впровадження системи. Як обрати систему, яка точно сприятиме розвитку та масштабуванню бізнесу в майбутньому. На цій сторінці платформи Shelfy ви знайдете перелік кращих HRM систем для автоматизації рекрутингу, а також зможете ознайомитися з їх детальним описом та відгуками реальних користувачів.

Що таке HRM система?

У 2020 році з початком пандемії диджиталізація та автоматизація HR процесів почала набирати нових обертів. Крім того, це дозволяє суттєво зменшити витрати по цій частині бізнесу.

HRM система – це програмне забезпечення для оптимізації всіх основних та дрібних процесів в управлінні персоналом шляхом автоматизації HR завдань: рекрутинг, відбір кандидатів, адаптація нових співробітників, ведення обліку робочого часу, проведення опитувань, ведення звітності тощо. Функціонал платформи дозволяє працювати як з якісними, так і з кількісними показниками, а також систематизувати та зберігати в єдиній екосистемі всю інформацію про життєвий шлях співробітників в компанії.

Наразі на ринку представлено безліч інструментів для автоматизації роботи HR менеджерів, але вони не спроможні закрити повний обсяг задач. Впровадження HRM системи дозволяє об’єднати всі ці інструменти в єдине рішення для оптимізації та спрощення більшості рутинних задач ейчарів: облік робочого часу, ведення кадрової документації, розрахунок зарплати та інші адміністративні обов’язки.

Це суттєво скоротить витрати робочого часу на монотонні задачі та дозволить співробітникам кадрового відділу направити своє зусилля на вирішення стратегічно важливих задач.

Також варто відзначити, що HRM платформи дозволяють вдосконалити стратегічне управління трудовими ресурсами завдяки збору та аналізу даних про співробітників. Завдяки цьому підприємства матимуть змогу ефективно планувати кадровий розвиток, виявляти талановитих співробітників та розробляти програми навчання та підвищення кваліфікації.

Основні характеристики HRM систем

Фундаментом для комфортної та ефективної автоматизації стане вибір програмного забезпечення відповідно до потреб та вимог компанії. Недостатньо просто  купити популярну систему, або ту, яку використовують безліч їх конкурентів. У такому випадку продукт може просто не мати необхідних для вас функцій і, відповідно, не принесе бажаних результатів.

Звісно, ідеального продукту не існує. При виборі інструменту необхідно орієнтуватися виключно на запит компанії та її індивідуальні потреби. Для проведення оцінювання та вибору оптимальної системи можна використати метод скорингової карти, у якій будуть вказані усі важливі критерії та їх вага для бізнесу. Завдяки цьому компанії зможуть оцінити різні варіанти не лише на основі суб’єктивних вражень, але і на підставі конкретних даних та об’єктивної оцінки.

Розглянемо основні характеристики HRM систем, які необхідно враховувати під час вибору ПЗ:

1. Функціональність. Обов’язково враховуйте наповнення системи, що повинно включати наступні можливості: управління співробітниками, виплата заробітної платні, облік робочого часу, адаптація нових працівників тощо.
2. Конфіденційність. Ще один важливий критерій – забезпечення безпеки та конфіденційності особистих даних ваших співробітників.
3. Вартість. Оцініть ваш бюджет та визначте точну суму коштів, які ваша компанія може виділити на впровадження ПЗ. Необхідно збалансувати витрати з можливостями програмного продукту.
4. Швидкість впровадження. Обирайте легкі у впроваджені системи, тоді перехід на нову платформу не займе багато часу. Завдяки цьому старт автоматизації пройде легко, а вашим співробітникам не доведеться витрачати зайві зусилля для адаптації до системи.
5. Інтеграції. Для підвищення ефективності HRM платформа повинна мати можливості для інтеграції з іншими системами, які уже використовуються в діяльності підприємства.
6. Легкість у використанні. Обирайте систему з інтуїтивно зрозумілим та простим інтерфейсом. Це дозволить суттєво підвищити її продуктивність та ефективність. Користувачі повинні одразу зрозуміти, як працювати з платформою, без зайвих витрат часу та ресурсів на навчання.
7. Технічна підтримка. При виборі ПЗ переконайтеся, чи надає провайдер відповідно технічну підтримку та навчання для користувачів.

Крім того, важливо враховувати розмір бізнесу та можливості масштабування у самій системі. Адже потім може виявитися, що платформа не розрахована на великі команди, і вашій компанії доведеться впроваджувати нове програмне забезпечення.

Ключові функції HRM систем

Отже, HRM системи допоможуть спростити рутинні процеси та підвищити ефективність управління співробітниками. Для виконання поставленого завдання програмне забезпечення повинно виконувати наступні функції:

Відстеження процесів адаптації, розвитку та підвищення кваліфікації співробітників;

• Проведення досліджень для виявлення рівня залученості та задоволеності працівників;
• Ведення обліку видатків та співробітників;
• Аналіз продуктивності та ефективності персоналу;
• Ведення бази працівників та кандидатів;
• Генерування та аналіз звітів;
• Скорочення кількості звільнень та плинність кадрів;
• Спрощення онбордингу та офбордингу працівників;
• Перевірка дотримань правових норм та законодавчої бази.

Ці функції будуть корисними для будь-якої компанії, незалежно від розміру чи етапу розвитку, будь у ній 30 співробітників чи 1000.

Головні переваги HRM-систем

HRM платформи надають користувачам безліч можливостей та особливостей, зібраних в одній системі. Розглянемо головні переваги впровадження цього інструменту, завдяки чому вдалося докорінно змінити рутинну роботу ейчарів та рекрутерів:

1. Зменшення кількості помилок та мінімізація людського фактора. Через помилки відділу кадрів можуть уповільнитися безліч процесів всередині компанії. А це може привести до суттєвих фінансових втрат. Впровадження HRM систем дозволяє зменшити ймовірність помилки та підвищити якість виконаної роботи.
2. Отримання детальної статистики. Платформа автоматично вимірює та аналізує усі важливі бізнес-метрики для того, щоб точно розуміти, що відбувається всередині компанії. Ейчари та рекрутери матимуть доступ до всієї важливої інформації, що сприятиме швидкому найму, відбору кандидатів та досягнення бізнес-цілей.
3. Підвищення продуктивності. Підвищити продуктивність співробітників вдається завдяки автоматизації рутинних процесів, оптимізації рекрутингу, покращенні комунікації та підвищенні задоволеності персоналу. Завдяки цьому співробітникам вдається виконувати свою роботу ефективніше, зменшити навантаження та рівень стресу.
4. Економія коштів. З фінансової точки, зору HRM системи допоможуть оптимізувати та автоматизувати кадрові процеси для скорочення витрат та часу на керування даними про персонал. Це виключить необхідність найму декількох співробітників та звільнить ресурси для інших аспектів бізнесу. Крім того, завдяки покращенню залученості та задоволеності працівників можна зменшити витрати, пов’язані з високою плинністю кадрів і необхідністю постійного найму та навчання персоналу.
5. Контроль відвідуваності. Завдяки впровадженню HRM системи вам більше не доведеться перевіряти десятки таблиць та документів з даними про вихідні, відпустки, лікарняні тощо. Тепер співробітники зможуть самостійно робити запити про відсутність, а відділ кадрів завжди буде в курсі, хто хворіє або знаходиться у відпустці.

Насправді цей перелік можна продовжувати дуже довго, адже HRM системи пропонують безліч можливостей для автоматизації бізнесу.

Можливості автоматизації бізнесу завдяки впровадженню HRM систем

Звісно, повністю автоматизувати усі задачі відділу кадрів не вийде, адже їх робота неможлива без спілкування з людьми та побудови стратегій розвитку. АРІ ніколи не зможе замінити 2 основні функції HR менеджера: планування та контроль. Але все ж існує безліч процесів, які за вас зможе виконати HRM система:

• Рекрутинг: розробка воронки найму, автоматичне створення завдань;
• Документообіг: електронне погодження документів, швидкий доступ до документації;
• Онбординг та офбординг: створення чек-листів, встановлення інтервалів для виконання завдань, призначення виконавців;
• Комунікація: легка взаємодія між ейчарами та співробітниками, HR відділом та керівництвом;
• Оцінка залученості та задоволеності співробітників, збір зворотного зв’язку: шаблони для опитувань, анкет, аналіз отриманих результатів, створення діаграм, схем та графіків для дослідження показників;
• Навчання та підвищення кваліфікації: систематизація бази знань, сортування навчальних матеріалів по тематиках, надання доступу співробітникам;
• Управління кар’єрним розвитком: складання індивідуальних планів, постановка професійних цілей;
• Розрахунок КРІ та облік винагород.

Використання HRM систем для різних галузей бізнесу

Незалежно від типу бізнесу, HRM системи можуть бути корисними для автоматизації процесів всередині компанії. Розглянемо основні з них:

• E-commerce: автоматизація процесу найму та оцінки персоналу, ведення електронної бази даних співробітників, а також створення навчальних курсів для підвищення кваліфікації. Ефективне управління командою та розвиток персоналу можуть покращити якість обслуговування клієнтів та збільшити конкурентоспроможність у сфері електронної торгівлі.
• B2B: ефективне призначення завдань, контроль робочого часу, оптимізація внутрішньої структури, аналіз даних про робочий процес та відстеження результативності.
• B2C: автоматизація відділу кадрів, підтримання високого рівня обслуговування клієнтів, підвищення працівників на звільнених позиціях, управління процесом найму персоналу.
• Horeca: управління графіками роботи персоналу, автоматизація процесів найму та тренінгів, створення звітів робочого часу, оптимізація роботи персоналу та покращення якості обслуговування клієнтів.
• Виробництво: управління робочим часом, контроль над виробництвом та управлінням трудовими ресурсами, забезпечення безпеки на робочому місці, навчання персоналу та автоматизація створення графіків.

Отже, використання HRM систем є ключовим аспектом сучасного управління ресурсами незалежно від типу бізнесу. Для малого бізнесу HRM системи стануть оптимальним інструментом для автоматизації базових функцій управління персоналом: ведення обліку присутності, бази даних співробітників, впровадження навчальних програм тощо.

Середній бізнес потребує розширених функціональних можливостей для управління персоналом: модулі для стратегічного планування, розвитку персоналу, аналізу продуктивності та аналізу даних для прийняття рішень. Для великих корпорацій, де штат персоналу значно ширший, HRM системи використовуються для комплексного управління всіма аспектами роботи зі співробітниками: модулі для управління великим обсягом даних, аналізу ризиків, масштабованості та глобальної координації. Вони допомагають управляти різними підрозділами, підвищуючи ефективність та забезпечуючи спрощення складних управлінських процесів.

Можливості інтеграції HRM систем з іншими інструментами

Інтеграція HRM систем з іншими інструментами дозволяє суттєво розширити можливості управління трудовими ресурсами компанії:

1. CRM: ведення детального обліку взаємодії зі співробітниками та клієнтами для сприяння ефективного управління відносинами;
2. ERP: автоматизація управління фінансами, ланцюжком постачання та оптимізація загальної структури компанії;
3. LMS: створення та відстеження навчальних програм для підвищення кваліфікації співробітників;
4. Task Manager: ефективний розподіл та контроль робочих обов’язків, полегшення комунікації та підвищення продуктивності співробітників;
5. Системи фінансового обліку: автоматизація розрахунку та нарахування заробітної платні, облік витрат та забезпечення точності фінансової звітності;
6. Електронний документообіг: спрощення обробки документів, безпечний та зручний доступ до кадрової документації.

Важливість відгуків користувачів про популярні LMS системи

При виборі оптимальної HRM системи для потреб компанії важливо враховувати відгуки користувачів, адже вони нададуть уявлення про реальний досвід використання платформи та допоможуть в уникненні можливих проблем чи визначенні переваги конкретного рішення. Порівняння HRM систем на основі рейтингів та відгуків допоможе зрозуміти, яка з них краще відповідає індивідуальним вимогам користувача.

Відгуки користувачів надають інсайт в реальний досвід використання HRN системи, включаючи її переваги та недоліки. Це може бути корисно для тих, хто шукає конкретні функції чи має певні очікування. Рейтингові платформи та портали можуть надавати зведену інформацію про різні HRM системи, допомагаючи визначити, які з них отримали вищі оцінки.

Отже, за допомогою відгуків ви зможете дізнатися про можливі труднощі, з якими стикалися інші користувачі, та приймати відповідне рішення перед покупкою чи впровадженням ПЗ. Враховуючи відгуки користувачів та порівняльні характеристики, можна зробити усвідомлений вибір HRM системи, яка відповідає конкретним потребам бізнесу.