Що таке електронний документообіг

Автоматизація поширилася на всі сфери людського життя. З кожним роком все більше підприємців надають перевагу обміну документами в електронному вигляді. І це не дивно, адже робота з документами – один з найбільш трудомістких бізнес-процесів. Сучасні програмні інструменти допомагають оптимізувати та спростити цей процес. 

За даними 360 Research Reports, у 2022 році обсяг світового ринку систем електронного документообігу оцінювався в 4376 млн доларів і, за прогнозами експертів, зростатиме на 14,47% протягом прогнозованого періоду, досягнувши 9845 млн доларів до 2027 року. 

Програмне забезпечення для організації електронного документообігу використовують як приватні підприємства, так і державні установи. Завдяки цьому бізнесу вдається знизити трудові витрати та прискорити процедуру оформлення документів. Державні органи зможуть оптимізувати інформаційний потік, прискорити та спростити роботу з населенням.

Незалежно від розміру бізнесу, будь-яка компанія має власний документообіг, у якому фіксується різноманітна інформація, яка створюється і змінюється всередині підприємства або надходить від контрагентів. Це допомагає впорядкувати та звести в єдину екосистему усі дані по кожному розділу, щоб інформація була доступна та чітка. Згідно з дослідженням Nitro, Компанії витрачають в середньому $20 000 на ведення документообігу. У цій статті ми розглянемо що таке електронний документообіг (ЕДО) та які переваги отримає бізнес шляхом його впровадження.

Що таке електронний документообіг (ЕДО)

Електронний документообіг (ЕДО) – це обмін документацією електронними захищеними каналами зв’язку. Згідно з положеннями закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», такі документи мають ідентичну юридичну силу, як і оригінали в паперовій версії, тому видруковувати їх не потрібно. 

У чому полягає основний принцип функціонування ЕДО? 

1. Відправник створює електронний документ, підписує його електронним підписом та надсилає адресату шляхом використання спеціального програмного забезпечення;
2. Адресат одержує документ та ставить на ньому свій КЕП (кваліфікаційний електронний підпис);
3. Відправник отримує повідомлення про підписання документа, а також завізований екземпляр.

Існує 3 проміжні статуси підписання документів:  доставлено, погоджено чи відхилено. 

Електронний підпис є повним еквівалентом звичайного підпису, зробленого від руки, тому він має повну юридичну силу. На відміну від традиційної паперової документації, електронний документообіг використовує лише захищені канали передання інформації. 

Залежно від сфери діяльності, існує внутрішнє ЕДО (бізнес-процеси всередині підприємства) та зовнішнє (обмін документами між контрагентами, компаніями, державними установами тощо). Внутрішній електронний документообіг може мати наступні складові:

• управлінське ЕДО: накази, інструкції, розпорядження керівництва;
• кадрове ЕДО: кадрові накази, трудові договори, лікарняні;
• бухгалтерське ЕДО: накладні, акти;
• складське ЕДО: квитанції, свідоцтва, накладні.

Сучасне програмне забезпечення має функціонал для роботи з будь-якими типами документації. Але найпоширенішими варіантами використання ЕДО є первинна бухгалтерська документація та формування рахунків-фактур. 

Електронна пошта – найпримітивніший приклад електронного документообігу. Вона створює умови для швидкого обміну інформацією якщо обидві сторони погодили обмін даними. За статистикою, 92% працівників переглядають документи та працюють над ними електронною поштою. 

Підприємства зі специфічними бізнес-процесами можуть мати різні масштаби використання ЕДО в залежності від цілей діяльності конкретної компанії.

Переваги електронного документообігу 

Провадження системи електронного документообігу надає бізнесу безліч беззаперечних переваг:

• Економія ресурсів: канцтовари, друк та доставка документів, архівні площі тощо;
• Економія фізичного простору для зберігання паперових документів: кожна шафа з чотирма шухлядами вміщує від 10 до 12 тисяч документів, займає близько дев’яти квадратних футів площі та коштує 1500 доларів на рік;
• Ефективне управління документообігом: контроль руху документів, відстеження затримок в погодженні та підписанні угод;
• Швидке підписання документів: створення єдиного середовища для усіх співробітників, сповіщення про надходження нових документів на підписання усім працівникам, скорочення часу та опрацювання документів;
• Безпека та конфіденційність: високий рівень захисту документів, резервне копіювання в хмару, встановлення прав доступу для користувачів;
• Стандартизація документообігу: 86% працівників відмічають, що зазвичай відчувають труднощі з пошуком офісних файлів. Системи ЕДО забезпечують швидкий пошук документів за номером, датою чи реквізитами;
• Історія файлів: централізований контроль усіх змін в комунікації з постачальниками та клієнтами, працівники зможуть швидко знайти необхідні файли;
• Можливість організації дистанційного формату роботи: збір усіх документів в єдиному середовищі надає усім співробітникам електронний доступ з будь-якої точки світу;
• Підвищення продуктивності та задоволеності працівників: працівники витрачають в середньому 50% свого часу на створення та підготовку документів. Економія часу та зусиль на ручне ведення документообігу дозволяє витратити звільнений час та стратегічно важливі завдання;
• Прозоре управління внутрішніми процесами компанії: менеджери зможуть спостерігати за статусом створення та редагування файлів на різних етапах узгодження для дотримання встановлених норм всередині компанії.

Що таке електронний цифровий підпис (ЕЦП)

Електронний цифровий підпис – це секретний особистий ключ та сертифікат відкритого ключа, які можуть працювати лише в парі. 

Секретний ключ КЕП – це унікальна послідовність випадкових символів. Сертифікат відкритого ключа створюється на основі секретного ключа. Одержати секретний ключ із сертифіката неможливо.

Сертифікат відкритого ключа – містить в собі персональні дані про власника (ПІБ, унікальний реєстраційний номер, терміт дії сертифіката відкритого ключа). Сертифікат має бути підписаний секретним ключем Центру сертифікації ключів та опублікований на сайті ЦСК.

При підписанні електронного документа КЕП його зміст не змінюється, просто додається окремий блок даних, отримання яких складається з наступних етапів:

1. Обчислення хеш-суми або «відбитку документа» шляхом використання математичних алгоритмів. Ця хеш-сума унікальна для кожного документа, має фіксовану величину та не може бути відновлена за відбитком;
2. Шифрування відбитка документа секретним ключем автора;
3. Додавання мітки часу з сервера сертифікаційного центру OSP.

Варто враховувати, що при внесенні будь-яких змін до електронного документа, зміниться і його відбиток. Тоді документ не зможе пройти перевірку електронного підпису. Отже, відбиток захищає документ від змін третіми особами після підписання КЕП, а шифрування секретним ключем підтверджує автора документа.

Процедура переходу на електронний документообіг

Відмова від традиційної паперової документації – складний та поступовий процес, який повинен початися з відповідного рішення керівництва. Надалі перехід буде залежати від масштабу компанії та особливостей бізнес-процесів. Розглянемо базову послідовність дій:

1. Дослідження доступних пропозицій на ринку програмного забезпечення. При виборі інструменту необхідно враховувати специфіку галузі, масштаби бізнесу, доступний функціонал, зручність інтерфейсу та можливості інтеграції зі сторонніми системами;
2. Обговорення переходу на ЕДО з усіма співробітниками компанії. Наступний етап – проведення тренінгів та навчання, адже впровадження ЕДО суттєво вплине на роботу бухгалтерів, офіс-менеджерів, спеціалістів з продажу та інших працівників, які працюють з первинними документами, відправляють чимало документів або працюють напряму з клієнтами (адаптаційний період та мотиваційні стимули);
3. Внесення роботи з електронними документами в облікову політику. Внесення в облікову політику перехід компанії на ЕДО: прописати зміни в регламенті роботи, внутрішні процедури та навчання персоналу;
4. Отримання КЕП. Усі відповідальні особи (головний бухгалтер, фінансовий директор, СЕО тощо) повинні мати власний кваліфікований електронний підпис. Особи, які подають звіти до податкової, уже мають власний КЕП, і можуть його використовувати для роботи з ЕДО. Отримати електронний підпис можна в АЦСК “Україна”, — найбільшого комерційного надавача електронних довірчих послуг. 
5. Повідомити контрагентів та партнерів про перехід на електронний документообіг. Після здійснення технічної реалізації програмного забезпечення, необхідно повідомити контрагентів про зміни формату роботи. Для цього можуть знадобитися листи з детальним поясненням переваг обох сторін від використання ЕДО. Деякий час для адаптації та тестування системи можна вести змішаний  документообіг. 

Популярні системи електронного документообігу

Впровадження системи ЕДО від надійного оператора дозволить уникнути неприємностей та безпечно обмінюватися важливими даними. Оператори електронного документообігу надають послуги із захищеними каналами зв’язку зі спеціальним шифруванням шляхом використання спеціального програмного забезпечення. 

Вибір системи ЕДО повинен базуватися на наступних критеріях:

• Швидкість реагування та обробки запитів службою технічної підтримки;
• Можливість отримати допомогу в підключенні контрагентів;
• Можливості інтеграції з додатковими системами;
• Допомога консультантів щодо впровадження ЕДО.

Розглянемо детальніше найпопулярніші системи електронного документообігу: 

BAS Документообіг КОРП: призначена для внутрішнього обміну документами для комерційних та державних установ з масштабним документопотоком всередині компанії. Впровадження цієї системи дозволяє повністю оцифрувати діловодство.

FREDO ДокМен: система для автоматизації бізнесу (BAS, UA-Бюджет), що дозволяє обмінюватися будь-якими електронними документами з контрагентами. Сервіс підтримує тісну інтеграцію з типовими конфігураціями систем автоматизації бізнес-процесів для обміну рахунками, актами виконаних робіт, товарними накладними та іншими документами між контрагентами без необхідності створення зовнішніх проміжних файлів. Сервіс FREDO Звіт дозволяє обмінюватися податковими документами (звіти у ДФС, пенсійний фонд, фонд соціального страхування тощо). Працює з ключами всіх кваліфікованих постачальників електронних довірчих послуг (АЦСК).

Вчасно: інструмент для організації ЕДО між контрагентами, а також внутрішнього обігу документів всередині компанії. Система має простий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, тому користувачі зможуть швидко завантажувати та обмінюватися електронними документами, накладати КЕП та відправляти їх контрагентам. Крім того, можливий обмін рахунками, актами виконаних робіт, договорами, офіційними листами та іншими двосторонніми документами.

FlyDoc: модуль ЕДО в BAS для обміну юридично значущими електронними документами через сервіси M.E.Doc, СОТА, FREDO, FlyDoc або з доступом за посиланням без використання програм ЕДО. Основні функції: ведення зовнішнього документообігу з контрагентами та державними установами, обмін рахунками, активами, видатковими та податковими накладними тощо. Є можливість доопрацювання та внесення змін в готові модулі.

Перешкоди для впровадження ЕДО

Як уже було згадано раніше, з юридичної точки зору електронний документообіг є повністю безпечною, ефективною та прозорою процедурою. Але що зупиняє українських підприємців від провадження цього інструменту в діяльність своєї компанії?

Можна виокремити наступні перепони до впровадження ЕДО:

• Небажання співробітників впроваджувати нові інструменти в роботу;
• Звичка підписувати та вести документообіг в ручному режимі;
• Страх, що державні установи не приймуть електронні документи.

Дивно, але у XXI столітті безліч компаній продовжують витрачати тижні або навіть місяці на опрацювання та узгодження документів, обміну службовими листами та погодження підписання, відновлення втрачених оригіналів та пошук необхідних документів. Хоча цей час можна було б витратити на більш важливі стратегічні завдання.

Висновок

Впровадження систем електронного документообігу дозволяє суттєво підвищити ефективність компанії. Необхідно лише вибрати оптимальний програмний продукт, який повністю задовольнить потреби вашої компанії. Протягом останніх років все більше підприємців проявляють зацікавленість до ЕДО. 

Вимоги сучасного гнучкого та мінливого ринку змушують компанії змінювати свої підходи до командоутворення і кардинально перебудовувати поточні бізнес-процеси. Компанії в Сполучених Штатах витрачають 8 мільярдів доларів на управління паперовими документами щороку, при цьому середня вартість подання документа становить 20 доларів.

Серед головних переваг ЕДО можна виділити скорочення часу та створення та обробку документів, економію коштів на витратні матеріали, зростання продуктивності працівників, створення єдиного інформаційного простору,  зниження ризиків втрати документів та посилення конкурентних бізнес-переваг. 

Отже, електронний документообіг – ефективний інструмент автоматизації для виключення надлишкових процесів та повного переналаштування внутрішньої роботи компанії. ЕДО – це ключ до скорочення витрат та звільнення працівників від рутинних операцій.