Google Workspace для бізнесу: інструменти для продуктивності та співпраці

Google Workspace (раніше відомий як Google Apps та пізніше G Suite) – це пакет хмарного ПЗ та інструментів для роботи бізнесу від компанії Google. Пакет Google Workspace охоплює наступні складові: Gmail, Google Docs, Google Slides, Google Sheets, Google Drive, Cloud Search, Google Calendar, Google Meet та Google Chat. Завдяки додаткам Admin та Work Insights можна відстежувати, як команда взаємодіє та використовує ці інструменти.

Google Workspace має понад 3 мільярди користувачів. Це приблизно в 11 разів більше, ніж у найближчого конкурента Microsoft Office 365 з показником 270 мільйонів активних користувачів. Загалом понад 8 мільйонів клієнтів оформили платну підписку Google Workspace.  Ринок ПЗ ділять два основні гравці: Google Apps та Microsoft Office 365. Разом вони займають приблизно 96% ринку. Google Apps має частку ринку трохи більше ніж 50%. У той час як Microsoft Office 365 – близько 45%.

Отже, один такий пакет додатків може замінити безліч окремих продуктів для спрощення різноманітних бізнес-процесів. Тут зібрані усі інструменти, що знадобляться команді для ефективної співпраці та досягнення високих результатів. Бізнес має можливість обрати один з декількох тарифних планів, що найкраще задовольняє їх потреби, а також скористатися безплатним 14-денним пробним періодом для оцінки зручності та функціонала Workspace.

У цій статті ми детальніше розглянемо основні функції та можливості Google Workspace, його користь для бізнесу та опис окремих складових цього хмарного пакета ПЗ. 

Огляд Google Workspace та його ролі у сучасному бізнесі

Google Workspace – це набір інтегрованих інструментів для бізнесу та спільної роботи, що має безліч корисних функцій для підвищення продуктивності та ефективності роботи.

Завдяки Google Workspace можна створювати персоналізовані корпоративні електронні адреси з доменом компанії. Для організації зустрічей та спілкування в режимі реального часу можна використовувати інструменти електронної пошти Gmail, Календар, Meet та Chat. 

Але на цьому перелік інструментів для спільної роботи не закінчуються. Завдяки таким додаткам, як Диск, Документи, Таблиці, Презентації, Форми та Сайти, можна спільно працювати з даними, документами та проєктами з усіх пристроїв, що мають доступ до мережі Інтернет.

Пакет Google Workspace також має додаткові інструменти для збільшення обсягу продажів та розширення бізнесу: Google Analytics, Google My Business та Google Ads. Google Workspace став наступним еволюційним кроком від G Suite, що пропонує ще глибшу інтеграцію інструментів для командної роботи та зв’язку.

Основні можливості та переваги Google Workspace для бізнесу

Google Workspace – ідеальний інструмент, що поєднує в собі усі необхідні сервіси для роботи. Якщо використовувати безліч різних сервісів для спілкування та взаємодії у великій команді та підписці на Google Workspace, то вигода очевидна.

80% користувачів Google Workspace вважають функції спільної роботи найбільш цінними. Понад 90% користувачів Google Workspace повідомляють про підвищення продуктивності.

Розглянемо основні можливості Google Workspace для бізнесу:

• Організація ефективної командної роботи. Завдяки комплексному пакету інструментів можна організувати зручну та ефективну спільну роботу команди, працювати разом, віддалено або в офісі, вести проєкти, ділитися файлами, спільно редагувати документи тощо;
• Корпоративна пошта. Сервіс Google Workspace забезпечує безвідмовну роботу корпоративної електронної пошти 99,9% часу. Найкращі фільтри не дозволять спаму потрапити до теки «Вхідні», а ваша пошта буде захищена від небажаних листів;
• Зберігання та спільний доступ до документів. Можна зберігати усі документи в безпечному хмарному сховищі, спільно працювати з ними з будь-яких пристроїв та ділитися з колегами;
• Безпека корпоративного рівня. Завдяки захисту корпоративної інформації усі дані зберігаються в надійному хмарному сховищі з високим рівнем захисту. Також можна керувати правами доступу до файлів та налаштовувати рівень безпеки для користувачів. Провідні протоколи безпеки, двофакторна аутентифікація при вході з  нерозпізнаного пристрою, шифрування та моніторинг підозрілої активності захистять інформацію від несанкціонованого доступу та втрати даних як результат збоїв чи поломки обладнання.
• Організація роботи розділених команд. Якщо ваші співробітники працюють з різних куточків світу, то Google Workspace стане оптимальним варіантом для організації дистанційного робочого процесу. Тепер уся бізнес-інфраструктура, дані та контроль над ними будуть з вами незалежно від місця перебування, а локація персоналу не впливатиме на продуктивність роботи;
• Підвищений рівень контролю над акаунтами співробітників. Бізнес може скористатися спільним сховищем Shared Drive для командного зберігання та доступу до файлів. З підпискою на Google Workspace на диску можна зберігати файли від 30 Гб до 2 Тб місця;
• Можливості інтеграції. Окрім нативних сервісів, Google Workspace можна інтегрувати зі сторонніми інструментами для розширення функціонала та його кастомізації відповідно до конкретних потреб бізнесу;
• Рівень довіри до компанії. В Україні ще не настільки розвинена культура імейлінгу у порівнянні із «західними» країнами. Використання Google Workspace допоможе створити брендовану пошту з доменом компанії, що автоматично підвищить статусність та рівень довіри клієнтів.

Gmail: оптимізація роботи з електронною поштою та важливі функції

Пошта Gmail є однією з найбільш популярних та затребуваних поштових скриньок у світі. Її використання надає доступ до створення електронних адрес з власним доменним ім’ям та доступу до різноманітних бізнес-інструментів. Крім того, можна скористатися розширеними можливостями для організації відеоконференцій, збільшеним чи безлімітним хмарним сховищем та іншими інструментами для різних бізнес-задач.

Gmail – не просто класичний поштовий сервіс. Функціонал надає можливості для організації спілкування, голосових та відеовикликів через Google Meet або Google Chat, відстеження виконання проєктів, спільного доступу до файлів, надсилання запрошень з Календаря, додавання завдань до списку тощо. 

Власні корпоративні електронні адреси в домені компанії створюють у клієнтів відчуття довіри та надійності. Завдяки сучасним моделям машинного навчання вдається блокувати понад 99,9% спаму, фішингових атак та зловмисного ПЗ. Це дозволяє максимально захистити дані користувачів. Можливі інтеграції з Microsoft Outlook, Apple Mail та Mozilla Thunderbird.

Google Drive: зберігання та обмін документами в хмарі

Google Drive – це сховище даних для зберігання даних у сервері на хмарі, їх розповсюдження та спільного редагування з іншими користувачами. Файли, додані на спільні диски, належать усім членам команди, тому кожен користувач завжди в курсі останніх змін. Google Drive охоплює  Google Документи, Таблиці та Презентації: офісний пакет, за допомогою якого можна спільно редагувати документи, електронні таблиці, презентації, малюнки, форми тощо. Доступ до диска можливий з різних пристроїв. Google Диск має понад 2 мільярди активних користувачів щомісяця. 

Google Диск має понад 2 мільярди активних користувачів щомісяця. Щомісяця в Google Документах працює понад 1 мільярд активних користувачів.  Понад 900 мільйонів людей використовують Google Таблиці.

Завдяки пошуковій системі Google Cloud Search можна швидко знайти потрібні дані та файли, що підвищує ефективність корпоративної роботи. Також Google Drive має спеціальні пошукові функції на зразок чипів з підказками, завдяки яким співробітники можуть легко та швидко знаходити необхідні файли.

Завдяки технології AI можна у режимі реального часу визначати та пропонувати важливий для вас вміст. Google Drive автоматично розпізнає користувачів, з якими ви співпрацюєте найчастіше та якими подіями цікавитеся.

Тепер можна працювати з файлами, не зберігаючи їх на пристрої. Це заощадить час на синхронізації та підвищить ефективність робочого процесу. Для розширення функціонала  Google Drive можна обирати будь-яку із сотень доступних інтеграцій.

Усі дані будуть приватними, доки ви самостійно не надасте доступ до них іншим користувачам. Крім того, можна надавати дозвіл на завантаження файлів, їх редагування, коментування чи просто перегляд. Вам більше не доведеться об’єднувати різні версії одного й того ж документу, усі члени команди завжди матимуть доступ до найактуальнішої версії файлу.

Можна редагувати та спільно працювати  над файлами Microsoft Office, не конвертуючи формати, зберігати редагувати понад 100 інших типів файлів, зокрема PDF, CAD, зображення тощо.

Google Calendar: ефективне планування та організація подій

Google Calendar – це спеціальний інструмент керування часом від Google Workspace, що автоматично синхронізується з усіма іншими інструментами Google. Google Calendar дозволяє планувати зустрічі та спілкування, фіксувати важливі завдання та отримувати максимальну віддачу від кожного дня. Можна використовувати у веббраузері або застосунок для мобільних пристроїв.

Розглянемо основні можливості та переваги Google Calendar:

• Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Додати нову подію або замітку до Google Calendar можна лише за кілька секунд;
• Зручне планування зустрічей. Можна ділитися своїм розкладом з іншими користувачами, запрошувати їх на зустрічі, створюючи посилання на конференції. Також можна вказувати робочий час та доступність зустрічей, порівнюючи їх з даними інших користувачів;
• Нагадування. Встановлення дедлайнів та нагадувань про усі події, щоб не пропустити ключові важливі моменти. Стандартний час сповіщення – за 30 або 10 хвилин до початку зустрічі;
• Розклад. Автоматичне надсилання щоденного розпорядку на початку кожного дня для планування робочого часу;
• Планування завдань. Google Calendar має базові функції для таск менеджменту, що дозволяє керувати завданнями та відстежувати продуктивність користувачів;
• Сумісність з більшістю пристроїв. Усі важливі події будуть відображатися на різних пристроях,будь то ноутбук, смартфон чи навіть смартгодинник. Головне – мати обліковий запис Google.

Google Meet: віддалені наради та спілкування

Google Meet – одна з найпопулярніших платформ для організації відеоконференцій. Цей сервіс увійшов до ТОП-5 найпопулярніших бізнес-додатків у світі. Цим зручним та ефективним інструментом для організації відеозустрічей користуються у різних сферах: освіта, медицина, юстиція тощо.  З більш ніж 300 мільйонами користувачів щомісяця, Google Meet має приблизно вдвічі більше користувачів, ніж Microsoft Teams.

Використовувати Google Meet можна з різних пристроїв: ноутбуки, мобільні телефони, планшети тощо як через браузер, так і за допомогою додатка в App Store та Google Play. Для підвищення ефективності роботи можна приєднуватися до зустрічей безпосередньо з Google Документів, Таблиць чи Презентацій.

Організація опитувань, підгруп та функцій модерування допоможе спонукати людей до активної участі у зустрічах. Крім того, можна додавати порядок денний та вкладені файли, а також отримувати відповіді учасників. Щодня в Google Meet відбувається понад 20 мільйонів зустрічей. Щодня в Google Meet відбувається понад 20 мільйонів зустрічей.

Розглянемо й інші можливості Google Meet:

• Для підключення до відеоконференції необхідно просто перейти за посиланням, що автоматично генерується у Google Meet та розсилається усім учасникам у вигляді запрошення;
• Прив’язка до Google Calendar дозволяє відстежувати важливі події та автоматично створювати конференції з цього приводу;
• Спільне використання екрана для демонстрації документів, таблиць, презентацій тощо;
• Зашифровані дзвінки між користувачами;
• В режимі «Мозаїка» на екрані відображається до 16 учасників;
• Функція шумопоглинання для зменшення кількості відволікаючих звуків;
• Можливість заміни фону будь-яким зображенням.

Висновки

Отже, Google Workspace – це інтегрований пакет інструментів для спільної роботи з даними та документами в режимі реального часу, що забезпечує ефективність та продуктивність робочого процесу. Широкий набір інструментів дозволяє команді співпрацювати, обмінюватися ідеями, зберігати та обробляти дані. Завдяки інтеграції усіх інструментів Google Workspace користувачі можуть працювати ще ефективніше та продуктивніше.

Серед головних переваг Google Workspace можна виділити можливість організації комунікації через календарі та відеоконференції, організація спільної роботи з документами, збереження та спільний доступ до файлів у хмарі, захист даних та пристроїв.