Ефективний облік часу співробітників

Грамотно налагоджений управлінський процес – запорука успіху будь-якого бізнесу. Продуктивна робота співробітників неможлива без налагодженої комунікації всередині компанії. Ваша команда веде ручні табелі чи заносить відпрацьований час до електронних таблиць? Чи відстежуєте ви показники ефективності роботи персоналу та статистику продуктивності компанії? Зараз саме час приєднатися до цифрової епохи та відмовитися від ручного введення даних!

За статистикою, 57% компаній ведуть облік робочого часу, а кількість таких підприємств стрімко зростає. Адже інвестиції в тайм трекер дозволять позбутися наступних «крадіїв» часу:

• Пізній початок роботи та ранній фініш;
• Занадто довгі перерви;
• Особиста діяльність на робочому місці;
• Несанкціонована понаднормова робота.
• Використання особистих соціальних мереж та розважальних сайтів; 

Традиційний спосіб обліку робочого часу шляхом запису приходу та виходу з роботи уже не на часі. Такий метод занадто поверхневий, він відстежує фактичне перебування в офісі, але не аналізу продуктивність робочого часу.

У цій статті ми розглянемо навіщо потрібен облік робочого часу співробітників, як грамотно повідомити персонал про впровадження системи обліку та як обрати найкращий сервіс для тайм трекінгу підлеглих.

Що таке облік робочого часу персоналу?

Облік робочого часу – підрахунок відпрацьованих годин протягом робочого дня, можливих понаднормових годин, перепрацювань тощо. Раніше кожен працівник кожного ранку записувався при вході та під час виходу з роботи у спеціальний журнал. І хоча технології не стоять на місці, деякі компанії продовжують користуватися цим методом досі. 

Можливо, це прийнятний спосіб для невеличких підприємств. А уявіть собі, як потім систематизувати усю паперову документацію та вручну обробити такі протоколи компаніям, зі штатом працівників, що налічує сотні працівників?

Наразі на ринку представлено безліч автоматизованих task manager систем з таймером, біометричними системами, програм для обліку робочого часу та продуктивності працівників. 

Таке спеціальне ПЗ допоможе грамотно управляти ресурсами та кадрами, відстежувати час, автоматично розраховувати заробітну плату, управляти проєктами та завданнями тощо.

Загалом, можна виділити наступні функції програм для обліку робочого часу:

• Ведення табеля обліку робочого часу персоналу;
• Підвищення продуктивності;
• Розрахунок заробітної плати відповідно до кількості відпрацьованих годин;
• Управління проєктами та завданнями;
• Облік «невидимих» задач: телефонні дзвінки, наради, обговорення робочих питань на зустрічах тощо;
• Статистика та аналітика робочого процесу.

У яких сферах потрібні сервіси для обліку робочого часу?

Найскладніше відстежувати продуктивність та робочу активність співробітників, які працюють в дистанційному режимі або ж в офісі за комп’ютером. На нашу думку, системи тайм трекінгу будуть особливо корисними для наступних команд:

1. Погодинна та неповна зайнятість. Коли ви оплачуєте кожну робочу годину співробітника, їх ефективність максимально важлива. Облік допоможе скласти реальне уявлення про витрати часу навіть при різних графіках та форматах роботи;
2. Погодинна оплата праці. Використовуючи автоматичний звіт про відпрацьований час вам не доведеться покладатися на неточні чи неповні дані. Це гарантує оплату реального обсягу відпрацьованих годин та побудувати чесні та прозорі відносини;
3. Некомерційні організації та навчальні заклади. Оскільки робота таких організацій фінансується державним бюджетом чи пожертвуваннями, підзвітність тут особливо важлива;
4. Фрилансери. Звісно, ніхто не хоче працювати безплатно. Використання спеціального додатка буде корисним для відстеження статистики, боротьби з відволіканням та концентрацією;
5. Дистанційна робота. Завдяки тайм трекерів роботодавці можуть відстежувати продуктивність команди на відстані та їх внесок в кінцевий продукт.

Основні переваги обліку робочого часу

Зосереджений, вмотивований та націлений на результат: саме про такого працівника мріє кожен роботодавець. Але ми не роботи, тому кожній людині властиво відволікатися на сторонні речі, займатися особистими справами чи гортати стрічку в соціальних мережах у робочий час.

Тайм трекер – незамінний інструмент для підвищення продуктивності робочого процесу. За даними AffinityLive, кожного дня економіка США втрачає близько $7,5 мільярдів через відволікання працівників на сторонні речі в робочий час. 

Розглянемо основні переваги використання сервісів тайм трекера:

• Відстеження та планування завантаженості співробітників. Програма наочно демонструє завантаженість співробітників у вигляді графіків, діаграм, канбан дошок тощо. Це допоможе рівномірно розподіляти обов’язки між персоналом;
• Оптимізація робочого часу. Менеджери та керівники зможуть відстежувати, на які завдання співробітники витрачають найбільше часу, а також слідкувати за дедлайнами та термінами виконання. 
• Поліпшення дисципліни. Постійні запізнення, «перекури» та розмови за чашкою кави можуть стати причиною суттєвих провалів в роботі. Уявімо, що менеджер з продажів вийшов на перекур та пропустив дзвінок. Це стало причиною втрати постійного клієнта.

Вибір та впровадження сервісу для обліку робочого часу

Звісно, будь-які нововведення можуть нанести «травму» колективу. Тому важливо прослідкувати, щоб впровадження нового софту пройшло максимально безболісно. При цьому керівники мають на вибір 2 хода:

Перший – видати офіційний наказ щодо впровадження в робочий процес нової програми. Звісно, у такий спосіб реалізація рішення буде максимально швидкою. Та, на жаль, це буде єдиною перевагою такого наказового способу. Працівники не матимуть достатньо інформації про нову систему, через що будуть виникати непорозуміння, недовіра та негативний настрій всередині колективу.

Другий – плавно та завчасно підготувати персонал до нововведень. Впровадження будь-якого програмного забезпечення повинне бути поступовим та покроковим. Тоді ви зможете обійтися мінімальним невдоволенням з боку підлеглих. При цьому дотримуйтеся наступних рекомендацій:

• Інформування усього персоналу. Організуйте загальні збори та обговоріть там усі можливості, функції, завдання та цілі впровадження ПЗ. Переконайтеся, що усі працівники змогли ставити питання, що їх найбільше хвилюють;
• Лояльне ставлення. Працівники повинні усвідомлювати, що новий сервіс потрібен для підвищення ефективності та оптимізації робочих процесів, а не для впровадження штрафів та покарань;
• Акцент на переваги. Поясність персоналу, як саме новий сервіс може бути корисним для них: врахування усіх переробіток та понаднормових годин, чесний розподіл завдань з урахуванням завантаженості, справедливе нарахування зарплати тощо;
• Навчання. Надайте персоналу усі необхідні для роботи навчальні матеріали: інструкції, відео тощо.

Ми підготували для вас добірку найкращих систем тайм трекінгу, що допоможуть вам вести ефективний облік робочого часу та завантаженості працівників.

Worksection

Worksection – це програма для організації командної роботи та управління проєктами. Сервіс має вбудовану функцію обліку часу для команд та співробітників, що дозволяє автоматично розрахувати собівартість роботи та ефективність команди.

Завдяки обліку реального часу на виконання завдань по кожному працівнику можна прорахувати погодинну ставку та заробітну плату, маржинальність проєктів, коефіцієнт рентабельності співробітника тощо.

Крім того, Worksection має функцію таймера. Працівник запускає його перед початком робочого дня та вимикає після його закінчення, вказуючи перелік виконаних задач.

Також можна відстежувати завантаженість персоналу для оптимального та грамотного розподілу завдань. Ви зможете бачити, які співробітники мають на виконанні активні завдання, а які зараз не займаються важливими справами. Завдяки такому аналізу ви зможете перенаправити вільні трудові ресурси на виконання важливих проєктів.

Toggl Track

Toggl Track – це платформа для відстеження особистого чи командного робочого часу. Завдяки цьому сервісу можна точно та грамотно моніторити ефективність робочого процесу для управління часом співробітників та підвищення продуктивності. Крім того, можна автоматично формувати звіти щодо використання часу та складати графіки роботи.

Основні можливості Toggl Track:

• Налаштування проєктів, клієнтів, завдань і тегів;
• Відстеження часу;
• Складання звітів;
• Дашборд;
• Рівні прав доступу;
• Групи користувачів;
• Розширення для Chrome;
• Імпорт даних з інших сервісів;
• Архівування проєктів;
• Оплачувані ставки;
• Експорт звітів в Excel (XLS).

Clockify

Clockify – безплатний додаток для обліку робочого часу для відстеження  продуктивність співробітників, перегляду їх відвідуваності та оплачуваних годин. До основних функцій сервісу можна віднести: аудит часу, експортування інформації, нагадування, звітність, управління доступом тощо.

Інструмент складається з 4 панелей: таймер, розклад, дашборд та звіти. У панелі “Таймер” користувач може створити власний проєкт, над яким працюватиме, створити для нього завдання, прив’язати теги та вартість, а потім запустити таймер. “Розклад” – це календар, де відмічаються виконані завдання та час їх виконання. На панелі “Дашборд” відображається продуктивність користувача, скільки часу він витрачає та на що. Clockify дає змогу створювати 3 типи звітів: зведений, деталізований та звіт за тиждень.

Yaware

Yaware – зручний сервіс для відстеження продуктивності працівників. Вся статистика автоматично потрапляє до табеля робочого часу, який потім можна завантажити на будь-який пристрій для подальшої роботи. В аналітичному звіті зафіксоване реальне навантаження на працівників. Це дозволить зрозуміти, чи є нагальна проблема в розширенні штату, чи можна просто прокачати наявну команду. 

На платформі Yaware уся запланована робота зібрана в одному місці. В системі можна знайти все: терміни виконання, відповідальні особи, дедлайни, бюджет тощо. Після завершення проєкту система автоматично прорахує вартість, години роботи та окупність витрачених коштів/зусиль.

Завдяки Yaware співробітники зможуть самостійно аналізувати свою ефективність, блокувати відволікаючі фактори та спрямовувати під час робочого дня усі зусилля на досягнення цілей компанії. Візуальні діаграми допоможуть швидко та зручно проаналізувати робочий процес.

Hubstaff

Hubstaff – онлайн-сервіс для обліку часу віддалених співробітників та  працівників в офісі. Сервіс дає змогу переглядати дії співробітника в режимі реального часу, їхнє місце розташування, залученість та відстежувати їх продуктивність. Hubstaff має функції моніторингу роботи, автоматичного нарахування заробітної плати, автоматичного генерування розширених звітів тощо. Можливості інтеграції з 30+ популярних інструментів.

Інструменти Hubstaff дають змогу керівникам відстежувати та оцінювати дії підлеглих. Співробітники бачать витрачений час, а дашборд дозволяє відстежувати завдання, переглядати звіти та розклади колег. 

У Hubstaff для отримання інформації про роботу співробітників існують звіти, які формуються автоматично. Вони можуть містити інформацію про роботу окремого співробітника або цілої команди: час на завдання, простій, часто відвідувані сайти, додатки тощо. 

Висновки

Облік робочого часу – підрахунок відпрацьованих годин протягом робочого дня, можливих понаднормових годин, перепрацювань тощо. Впровадження систем тайм трекінгу дозволяє збільшити відсоток закритих угод завдяки поліпшенню дисципліни та скороченню кількості пропущених дзвінків. Керівник зможе проаналізувати, яких фахівців не вистачає, а які перебувають у простої. Співробітники ж зможуть відстежувати картину приходу та відходу з роботи, перерв, запізнень, понаднормових годин тощо.

Деякі працівники можуть виявляти скепсис та побоювання щодо використання програм обліку. Проте головне – проявити грамотний підхід, об’єктивно та детально роз’яснити переваги системи, і тоді ви отримаєте лояльність з боку персоналу.