One-to-One зустрічі в бізнесі: основні переваги та check-list для проведення

Регулярна комунікація зі співробітниками віч-на-віч дозволяє втричі підвищити залученість персоналу до робочого процесу. Цю думку підтверджує дослідження Gallup. Завдяки регулярним зустрічам менеджери можуть відстежувати продуктивність та моральний стан персоналу, а також підвищувати їх мотивацію.

Під час one-to-one зустрічей можна обговорити різноманітні теми. Найважливіші з них – ті, які впливають на ефективність працівників та атмосферу в команді. Тому недостатньо просто поставити сотню шаблонних питань, важливо уважно слухати відповіді та аналізувати ситуацію.

У цій статті ми розповімо про секрети, які зроблять ваші one-to-one зустрічі ще продуктивнішими, а також надамо орієнтовний список питань, які варто задати своїм підлеглим.

Переваги та призначення one-to-one зустрічей

One to One зустрічі передбачають безпосередню комунікацію та зустріч між двома особами в компанії. Найчастіше в таких зустрічах бере участь старший співробітник, що бере на себе роль наставника або лідера для новачка. Це допомагає покращити виконання конкретної ролі в команді молодшим співробітником. 

Такі зустрічі дозволяють підвищити продуктивність та успіх команди завдяки глибокому та точному зворотному зв’язку. У кімнаті або на віртуальній зустрічі у міті будуть відсутні інші співробітники, тому керівник та підлеглий можуть бути максимально чесними один з одним. 

Хоча найефективнішим є свобода висловлювання своїх думок, доречним також буде проведення запланованої серії зустрічей. Це забезпечить регулярні точки зворотного зв’язку. Отже, такий інструмент комунікації є незамінним фундаментом робочої стратегії менеджерів та ейчарів.

За даними дослідження Harvard Business Review, співробітники компаній, де менеджери проводять 30 хвилин раз на 3 тижні з кожним своїм підлеглим, на 67% менш схильні до відчуття відчуженості на робочому місці. 

Основні функції One to One зустрічей наступні:

1. Побудова довірливих відносин;
2. Обговорення питань, що впливають на продуктивність працівників;
3. Синхронізації цілей працівника з загальними цілями компанії.

Але варто враховувати, що One to One зустрічі це не про теревені про погоду, новини чи сімейне життя. Також це не неприємний та обтяжливий для всіх учасників обов’язок.

Розглянемо основні переваги One to One зустрічей для бізнесу:

• Підвищення продуктивності персоналу. Проведення регулярних індивідуальних зустрічей дозволяє розробити успішну концепцію роботи та змістити фокус на активність, що має найбільшу віддачу. Таким чином команда зможе синхронізувати свої зусилля та досягати найкращих результатів;
• Позитивна робоча атмосфера. Комунікація – підґрунтя усіх здорових стосунків у суспільстві, у тому числі між співробітниками та керівниками. Регулярні міти допоможуть персоналу відчувати себе потрібним та залученим;
• Виявлення та проактивне розв’язання проблем. Регулярні зустрічі дозволять на ранніх стадіях виявляти проблемні ситуації: напруга в компанії, суперечки тощо;
• Формування середовища для обміну думками. На індивідуальних зустрічах можна дізнатися думку працівника про компанію, команду та стиль управління керівництва, щоб надалі правильно спрямувати цей фідбек.

Особливості проведення One to One зустрічей

Комунікація завжди повинна бути двосторонньою. Варто проявляти уважність та толерантність як до думок керівника, так і підлеглих. Може здатися, що головними на One to One зустрічах є саме менеджери, адже ініціаторами є саме вони. Хоча насправді їх роль полягає лише у тому, щоб слухати та сприяти розмові. 

Американський підприємець та інвестор Бен Горовіц вивів золоте правило успішних зустрічей з назвою 90:10. Менеджери мають слухати 90% часу, а говорити — лише 10 %. 

Зона відповідальності менеджера – фасилітація:

1. Визначення напрямку: спрямування ходу розмову, визначення цілей зустрічі, формування адженди та підтримка бесіди в потрібному руслі. Але не варто забувати й про гнучкість, вчасно реагуючи на потреби підлеглих;
2. Створення сприятливої для розмови атмосфери: під час розмови з керівником складно наважитися на відвертість через острах покарання чи приниження. Тому менеджери повинні створити сприятливий для щирості та відкритості простір;
3. Менторство: важливо не лише давати завдання, а й підтримувати свою команду. Для цього необхідно вміти слухати та визначати больові точки.

У чому різниця One to One зустрічей з менеджерами та HR

У першу чергу, one-to-one з менеджером орієнтовані на з’ясування робочих питань. Найпоширеніші теми для розмови – моніторинг морального стану підлеглих та можливості кар’єрного зростання. Такі зустрічі дозволять створити ближчий зв’язок, адже вони націлені на командотворення та відбуваються у неформальній атмосфері.

One-to-one з HR орієнтовані на підтримку фізичного та психологічного здоров’я. Ви зможете обговорити загальний wellbeing та розвиток. На таких зустрічах можна обговорити будь-які питання, які ви з певних причин соромитеся задати керівнику.

Check-list питань для one-to-one зустрічей зі співробітниками

Ретельна підготовка до one-to-one зустрічі вимагає витрат зусиль та часу, однак лише за такого відповідального підходу ви отримаєте максимум користі від майбутньої зустрічі. 

Уже за декілька днів необхідно надіслати співробітникам запрошення на зустріч та чітко викласти її мету. Таким чином підлеглі матимуть достатньо часу для підготовки, складуть перелік тем та питань, які вони хочуть обговорити. Керівнику також потрібно завчасно обрати декілька тем для обговорення: оновлення прогресу, постановка цілей, зворотній зв’язок тощо. Поділіться порядком денним зі співробітниками, щоб вони мали змогу підготуватися до зустрічі.

І справжній must have для проведення продуктивних one-to-one зустрічей – завчасно підготовлений список запитань для обговорення. Обирати питання потрібно на основі потреб, цілей та специфіки діяльності бізнесу.

Звісно, кожній команді потрібно створити власний план зустрічей. Але ми створили загальний перелік питань, які однозначно будуть корисні керівникам:

1. Як у Вас справи? Які б теми Ви хотіли обговорити сьогодні?
2. На чому Ви б хотіли зробити акцент на нашій сьогоднішній зустрічі?
3. Який прогрес Ви можете відзначити у своїй діяльності з нашої останньої зустрічі?
4. Чи маєте Ви якісь питання стосовно останніх змін у компанії?
5. Чи маєте Ви якісь труднощі у виконанні робочих задач прямо зараз? Чи можу я будь-яким чином Вам допомогти у подоланні проблем?
6. Які нюанси робочого процесу є для Вас найскладнішими?
7. Чи виникають якісь проблеми у колективі, які б Ви хотіли обговорити?
8. Які 2-3 нових навички Ви б хотіли здобути на цій посаді?
9. Чи потрібна Вам додаткова підтримка або навчання?
10. Чи змінилися Ваші кар’єрні цілі з моменту нашої останньої зустрічі та чи можу я посприяти у їх реалізації?
11. Чи зацікавлені Ви у своїй роботі? Якщо ні, чи можемо ми внести зміни для підвищення Вашої мотивації?
12. Над якими проєктами Ви працювали останнім часом?
13. Як Ви оцінюєте власну успішність на поточний момент?
14. Чи достатньо Вам зворотного зв’язку стосовно вашої роботи?
15. Які стреси у робочому процесі для Вас найбільші? Чи можу я допомогти Вам уникнути вигорання?
16. Які робочі моменти викликають у Вас найбільші труднощі?
17. Як, на вашу думку, ви могли б розвинути свої основні soft skills?
18. Чи маєте ви будь-які побоювання стосовно роботи у компанії?
19. Якою Ви бачите свою наступну карєрну сходинку?
20. Які області роботи здаються вам найбільш складними?
21. Чи є якісь проєкти, над якими Ви б хотіли попрацювати прямо зараз?
22. Які Ваші довгострокові цілі?
23. Ви відчуваєте прогрес в досягненні глобальних цілей? 
24. Що Вам найбільше подобається у вашій роботі?
25. Що Вам більше за все не подобається у вашій роботі?
26. Як Ви оцінюєте своє поточне навантаження? Ви справляєтеся чи потрібно внести корективи в робочий план?
27. Яке ваше найголовніше досягнення за час роботи у нашій компанії?
28. Як би Ви оцінили спілкування в команді?
29. Чи вдається Вам збалансувати роботу та особисте життя?
30. Які задачі Ви плануєте виконати до нашої наступної зустрічі?

Звісно, цей перелік питань не є вичерпним, все залежить від специфіки та особливості діяльності компанії. Ще одна корисна порада – не нехтуйте похвалою та позитивним фідбеком. 3 з 5 працівників страждають від синдрому самозванця.

Висновки

Отже, One to One зустрічі є ключовим елементом успішної комунікації всередині команди, адже допомагають підтримувати ефективну роботу, розвивати професійні навички та підвищувати мотивацію працівника.

Такі приватні зустрічі варто проводити регулярно щоб підтримувати зв’язок зі співробітниками, обговорювати поточні проєкти чи проблеми, а також надати зворотній зв’язок.