Що таке ERP система

Напевно, кожен підприємець хоча б раз чув або навіть використовував ERP-системи для управління виробництвом, забезпечення життєздатності та продуктивності бізнесу. Що ж саме означає ця абревіатура?

ERP — це скорочення від Enterprise Resource Planning, тобто планування ресурсів підприємства. Які саме ресурси маються на увазі?

Функціонування будь-якої компанії передбачає підтримання низки пов’язаних між собою бізнес-процесів: управління фінансами, персоналом, закупівлями, планування постачання, виробництва продукції та безліч інших господарчих процесів в залежності від специфіки діяльності підприємства. Головна мета ERP систем – об’єднати всі бізнес-процеси та ресурси в єдину систему для спрощення, прискорення та оптимізації діяльності компанії. Цьому сприяє автоматизація рутинних задач та пришвидшення багаторазового введення одних і тих самих даних працівниками різних відділів.

Але ERP – це непросто програма для бухгалтерії, кадрів та закупівлі. Такі сучасні системи оснащені штучним інтелектом, машинним навчанням та іншими новітніми технологіями, що дозволяє зробити управління підприємством ще прозорішим та ефективнішим. За даними EPC Group, у 2022 році обсяг ринку програмного забезпечення ERP зріс до $96,04 млрд. У цій статті ми розглянемо головні особливості ERP систем, їх функції, переваги та основні модулі.

ERP система – Визначення та роль

Як уже згадувалося раніше, ERP – це програмне забезпечення для планування ресурсів підприємства.  Використання системи сприяє контролю внутрішніх процесів підприємства та прийняттю важливих управлінських рішень про розвиток бізнесу в режимі реального часу.

ERP системи складаються з окремих модулів, які відповідають за різні сфери бізнесу: фінанси, кадровий облік, маркетинг, продажі, логістика тощо. Всі ці модулі інтегровані між собою, що дозволяє забезпечити виконання головного принципу ERP систем – централізований збір інформації. Всі дані зберігаються та систематизуються в єдиному сховищі, завдяки чому всі користувачі мають доступ до єдиних актуальних даних про діяльність підприємства. Тобто, компанії, що використовують електронні таблиці чи окремі інструменти для бухгалтерського обліку, складської звітності, обробки замовлень тощо, можуть об’єднати всі ці процеси в єдиний та зрозумілий потік інформації шляхом впровадження ERP системи.

Сучасний динамічний ринок вимагає наявності гнучкого та надійного програмного забезпечення для прийняття швидких управлінських рішень на основі детальної аналітики. Відмова від застарілих інструментів – важливий крок для масштабування бізнесу.

Комплексний підхід до автоматизації надає ERP системам наступні переваги:

• Об’єднання усіх бізнес-процесів в єдину програму;
• Оперативне отримання актуальної інформації про діяльність бізнесу;
• Контроль роботи усіх відділів компанії;
• Спрощення комунікації між підрозділами;
• Планування матеріальних потреб;
• Контроль за транзакціями;
• Скорочення операційних витрат;
• Спрощення комунікації з клієнтами та партнерами.

Види ERP систем

ERP системи можна класифікувати за декількома ознаками:

1. За призначенням виділять галузеві (для конкретної галузі) та загальні (підходять для всіх сегментів);
2. За типом організації можна виділити приватні (ізольовані системи на апаратному рівні, які можна змінювати під конкретні потреби), публічні (хмарні сервіси, доступ до яких має обмежене коло користувачів, це забезпечує надійність та безпеку даних), гібридні (поєднують можливості приватних та публічних систем), а також браузерні (ввійти в систему можна через особистий кабінет працівника);
3. За типом архітектури існують єдині (готові системи, компоненти якої пов’язані між собою) та модульні (наявність окремих модулів дозволяє оптимізувати різні аспекти діяльності підприємства);
4. За типом ліцензії можна виділити проприєтарні (готові продукти з типовим набором модулів) та системи з відкритим кодом (системи, які можна доопрацювати під конкретні потреби).

Застосування ERP систем

Впровадження ERP системи дозволяє зробити управління компанією ще простішим та комфортнішим. Це стосується багатьох галузей підприємницької діяльності. Згідно з дослідженням Learn 2G, найчастіше ERP системами користуються фінансисти, бухгалтери та ІТ-спеціалісти. 

Наприклад, шляхом впровадження ERP системи торгові компанії можуть так організувати свою діяльність, щоб у супермаркетах не було ані пустих полиць, ані непроданої протермінованої продукції. Завдяки аналізу продажів система визначає, скільки та які товари необхідно закупити, щоб вони завжди були в наявності, але і не лежали без діла на складі.

Інтернет-магазини завдяки використанню ERP систем можуть відстежувати наявність товару на складі, та в разі його закінчення автоматично формувати та надсилати замовлення постачальникам. Промислове виробництво, що поставляє продукцію повсякденного вжитку, також використовує ERP системи для автоматизації бізнес-процесів. Це дозволяє мінімізувати ручну координацію роботи для зменшення витрат зусиль та часу.

Спробуйте вручну прорахувати, скільки ґудзиків необхідно придбати фабриці одягу для пошиття нової колекції, враховуючи підвищений попит перед новорічними святами. Впровадження ERP системи дозволить виконати це автоматично, а результати розрахунків будуть висвітлені у зручній графічній формі. Це програмне забезпечення  допоможе уникнути простоїв, логістичних помилок, перенавантаження виробничих потужностей та інших важливих для підприємців нюансів.

Крім вищеперерахованих прикладів, користувачами ERP систем можуть бути банки, медіакомпанії, мобільні оператори, авіалінії та безліч інших підприємств, що потребують швидкої обробки даних та чіткої координації бізнес-процесів. Отже, ERP система надає можливості для оптимального функціонування та масштабування бізнесу будь-якого розміру та галузі.

Основні функції ERP систем

ERP системи інтегруються в загальну систему управління компанією. Програмне забезпечення автоматизує усі процеси. Можна сказати, що для кожної дії чи транзакції створюються окремі електронні документи. Ці документи дозволяють планувати та грамотно розподіляти ресурси.

Розглянемо основні функції ERP систем:

• Управлінський облік над фінансами компанії: прорахунок реальної кількості коштів в обороті, касі, розрахунковому рахунку, планування витрат та запобігання касових розривів;
• Ведення складського обліку: отримання актуальної інформації складу торгової мережі щодо кількості та руху товарів на складі;
• Управління продажами: програмне забезпечення можна поставити на торгові точки, надати доступ продавцям для контролю приходу, продажу та повернення продукції;
• Управління виробництвом: опис технологічної картки, виробничих актів, порядок розрахунків, фактичні витрати праці тощо;
• Ведення співпраці з постачальниками: збір інформації про співпрацю з усіма контрагентами та розрахунки з ними, аналіз закупівельних цін, розрахунків, імпортування прайс-листів, формування замовлень постачальникам;
• Ведення товарного обліку: ведення номенклатури товарів, товарних довідників, довідників виробництва тощо;
• Ціноутворення:  встановлення націнок на продукцію, формування роздрібних та гуртових цін, знижок, створення індивідуальних прайс-листів для кожного покупця, робота з різними валютами;
• Управління інтернет-торгівлею: збереження та систематизація інформації про товари в окремих картках, актуальна інформація про стан складу, синхронізація фотографій з програмами обліку та маркетплейсами, імпортування замовлень та оновлення їх статусу;
• Маркетинг та CRM: інструменти для підтримки лояльності та комунікації зі споживачами, відстеження взаємодії з кожним покупцем, інтеграція з телефонією та CRM системами;
• Аналітика та статистика: аналіз результатів діяльності, успішність проведених акцій, оцінка продуктивності працівників, звіт по рентабельності та прибутку;
• Робота з персоналом: облік робочого часу, нарахування зарплатні, облік вихідних, відпусток, лікарняних тощо.

Модулі ERP систем

До складу ERP систем можуть входити різноманітні модулі, які регулюють конкретні сфери управління підприємців. Розглянемо детальніше найпоширеніші з них:

• Модуль фінансів та бухгалтерії призначений для обліку фінансових операцій: розрахунок зарплатні, управління банківськими рахунками та касовими операціями, оплата податків, фінансова звітність для керівництва та податкових органів тощо;
• Модуль керування виробництвом призначений для управління виробничими процесами: планування виробничих операцій та контроль за їх виконанням, облік запасів сировини та матеріалів, контроль замовлень, облік часу та витрат на виробництво продукції, контроль якості товарів тощо;
• Модуль керування продажами призначений для управління дистрибуцією товарів: керування клієнтськими базами, управління цінами, планування знижок, аналіз продажів, прогнозування попиту, облік замовлень, управління постачаннями тощо;
• Модуль керування логістикою призначений для управління складом та логістичними операціями: керування доставками та логістичними процесами, моніторинг складських запасів, облік запасів, надходження та відвантаження продукції, оптимізація логістики тощо;
• Модуль керування персоналом призначений для обліку ресурсами компанії та діяльністю працівників: облік робочого часу, управління кадрами, наймання, звільнення, оцінка роботи персоналу, планування продуктивності співробітників, керування активами компанії, облік відпусток, лікарняних, вихідних днів тощо.

Отже, усі модулі ERP систем мають набір функціональних можливостей, які можна адаптувати та налаштувати згідно з особливими потребами чи специфікою діяльності підприємства. Комплексне використання модулів допомагає ефективно управляти бізнес-процесами та підвищити ККД компанії.

Як отримати максимум від впровадження ERP?

Компанії з нестандартними бізнес-процесами потребують кастомізації ERP системи, через це її впровадження може бути довготривалим та  складним процесом. За даними дослідження Panorama Group, результати впровадження ERP системи перевершили очікування 53% компаній, 38% компаній залишилися задоволеними досвідом використання ERP, і лише 9% респондентів залишилися незадоволеними.

Впровадження ERP системи буде поступовим, складним та клопітким процесом, адже для вдалої інтеграції потрібна ретельна підготовка, детальний аналіз потреб бізнесу та налаштування усіх модулів системи під окремі бізнес-процеси. За даними дослідження Oracle Netsuite, 53% ІТ-керівників включили ERP до списку пріоритетів після впровадження CRM, а 50% організацій вже знаходяться на шляху до придбання або модернізації існуючої ERP-системи.

Розглянемо основні етапи впровадження ERP систем:

• Підготовка: визначення цілей та потреб підприємства в автоматизації бізнес-процесів, вибір відповідного програмного забезпечення, формування команди проєкту, розробка плану впровадження;
• Аналіз бізнес-процесів: детальний аналіз бізнес-процесів для того, щоб визначити, які з них можна автоматизувати шляхом впровадження ERP системи;
• Налаштування та тестування програмного забезпечення: налаштування системи згідно з вимогами підприємства, розробка інтерфейсу користувача, налаштування інтеграцій зі сторонніми інструментами та тестування системи;
• Навчання персоналу: навчання працівників та пояснення особливостей роботи з новим програмним забезпеченням: вебінари, онлайн-курси, текстові рекомендації тощо;
• Запуск системи: запуск програмного забезпечення в експлуатацію після тестування та навчання співробітників;
• Супровід та оптимізація системи: постійне супроводження та удосконалення програмного забезпечення відповідно до потреб підприємства: налаштування нових функцій, оновлення системи, технічна підтримка тощо.

Наведемо декілька корисних рекомендацій щодо впровадження ERP систем:

1. Експертність. Надійний та компетентний партнер забезпечить вдалу інтеграцію ERP системи. При виборі підрядника звертайте увагу на його досвід, експертність та розуміння основних процесів. Він зможе надати практичні поради щодо організації бізнес-процесів, ґрунтуючись на досвіді сотень попередніх інтеграцій.
2. Залучення. Впровадження ERP системи однозначно внесе свої зміни в роботу всіх відділів компанії та скоригує звичні бізнес-процеси. За даними EPC Group, основним інгібітором впровадження ERP є опір співробітників змінам – цілих 82%. Кожен ваш співробітник повинен усвідомлювати мету, користь та необхідність її впровадження. Загальне розуміння важливості ERP системи дозволить зробити процес впровадження ефективнішим та зрозумілішим для персоналу.
3. Планування. Графік впровадження програмного забезпечення повинен бути реалістичним та поетапним. ERP система охоплює безліч аспектів діяльності підприємства, тому охопити все за один підхід – майже неможливо. Одним із таких оптимальних підходів є методологія Sure Step, – комплексну методологію впровадження, що містить в собі рекомендації, стратегії управління проєктами, інструменти та шаблони для успішного впровадження програмного забезпечення. 
4. Навчання. Обов’язково виділіть достатньо часу та зусиль для навчання співробітників. Адже адаптація до нового програмного забезпечення може стати справжнім викликом для персоналу. Працівники повинні мати доступ до достатньої кількості навчальних ресурсів, адже помилки краще робити під час навчання, а не під час виконання реальних задач. 

Пам’ятайте, що усі витрачені зусилля, кошти та час згодом конвертуються в додатковий прибуток та нові можливості для масштабування бізнесу!

Висновки

Отже, ERP системи являються потужним інструментом для грамотного планування та управління ресурсами підприємства. Впровадження цього програмного забезпечення дозволяє оптимізувати основні бізнес-процеси, приймати обґрунтовані управлінські рішення шляхом використання детальної аналітики та створення нових можливостей для масштабування бізнесу. За даними Learn 2G, використання програмного забезпечення ERP зменшує адміністративні витрати на 22%.

ERP системи складаються з окремих модулів, які відповідають за різні сфери бізнесу: фінанси, кадровий облік, маркетинг, продажі, логістика тощо. Такі модулі мають набір функціональних можливостей, які можна адаптувати та налаштувати згідно з особливими потребами чи специфікою діяльності підприємства. Комплексне використання модулів допомагає ефективно управляти бізнес-процесами та підвищити ККД компанії.

Підприємці можуть скористатися наступними перевагами від впровадження ERP системи: спрощення та оптимізація бізнес-процесів, збільшення ефективності бізнесу, грамотне управління ресурсами, інтеграція всіх бізнес-процесів в єдину систему, якісне планування та контроль бюджету, підвищення продуктивності та доступ до достовірної інформації.