Що таке РРО?

1 жовтня в Україні набрав чинності законопроєкт № 8401 про скасування пільги, яка забороняла штрафувати підприємців за відсутність каси. Це підкреслило важливість вибору фізичних (РРО) або програмних (ПРРО) для багатьох українських компаній.

РРО (Реєстр розрахункових операцій) – це пристрій для реєстрації розрахункових операцій продажу товарів (наданні послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг), операцій з приймання готівки для подальшого переказу.

Наразі все більше компаній надають перевагу саме програмним РРО. За даними Державної податкової служби, в серпні 2023 року було зареєстровано 4700 апаратних та 19200 програмних РРО. У цій статті ми розглянемо принцип роботи реєстратора розрахункових операцій та його переваги для бізнесу.

Хто повинен використовувати РРО?

Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» визначає умови та порядок застосування РРО для підприємств торгівлі, громадського харчування та сфери послуг.

Згідно з Законом №2120 «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану», протягом воєнного або надзвичайного стану підприємці можуть використовувати реєстри розрахункових операцій без підключення до Інтернету незалежно від наявності перевищення встановленого законодавством терміну роботи офлайн. Отже, наразі під час дії воєнного стану РРО може працювати без підключення до Інтернету довше, ніж 168 годин на місяць.

Які дані програмуються в реєстрах розрахункових операцій?

В РРО програмуються дані про товари та послуги, їх назва, вартість, відділ, група, податок та штрих-код. Крім того, також фіксується початкове та кінцеве повідомлення в чеку. У верхній частині чека вказана назва компанії, адреса встановленого касового апарату, ІПН та фіскальний номер, призначений Державною податковою службою. У кінці може бути вказаний довільний текст або рекламний слоган.

Також в чеку обов’язково повинне бути вказано прізвище касира, який здійснював реєстрацію продажу. Товари також згруповують по відділах або товарних групах. Це дозволяє полегшити пошук товарів в загальному списку, а також створювати окремі звіти по відділах.

Принцип роботи реєстраторів розрахункових операцій.

Як програмні, так і апаратні РРО мають єдине спільне завдання: реєстр у податковій розрахункової операції, факту передачі грошей клієнтом за придбаний товар чи послугу. Для цього система виконує 3 основні етапи:

• Створення чека та його відправка на фіскальний сервер податкової служби;
• Присвоєння номера чека на сервері ДПСУ;
• Видача чека покупцю в видрукованому або електронному вигляді.

На сайті Державної податкової служби України можна перевірити абсолютно кожен чек, виданий за РРО. Якщо зв’язок із сервером ДПСУ тимчасово відсутній, реєстратор має у запасі близько 2000 номерів, які будуть самостійно присвоюватися чекам. Після того, як зв’язок буде відновлений, усі дані про проведені операції будуть автоматично надіслані на сервер.

Крім того, програмні РРО можуть працювати та в режимі офлайн. Максимальний термін роботи без доступу до Інтернету складає 36 годин за один сеанс або 168 годин на місяць. Але під час дії воєнного стану це обмеження тимчасово скасовано. Період офлайн роботи повинен починатися та завершуватися відповідним повідомленням. У цей час не повинна проходити реєстрація чеків на сервері податкової. Заявка буде відправлена автоматично. РРО самостійно перемикається між онлайн та офлайн режимом роботи при відсутності зв’язку з фіскальним сервером.

В чому різниця між РРО та ПРРО?

До реєстрів розрахункових операцій відносяться:

• Електронні контрольно-касові апарати;
• Електронні контрольно-касові реєстратори;
• Вбудовані електронні контрольно-касові реєстратори;
• Комп’ютерно-касові системи;
• Електронні таксометри;
• Автомати з продажу товарів чи послуг.

Програмний реєстратор розрахункових операцій – один з найновіших видів РРО. Це може бути будь-який гаджет з постійним доступом до Інтернету, на яке буде встановлене відповідне програмне забезпечення. Тоді ваш планшет, смартфон чи ноутбук зможе виконувати усі фіскальні функції.

Програмні РРО можуть видавати електронні чеки та передавати інформацію по усіх грошових операціях на сервер податкової.

Отже, ПРРО – це програма, яка містить в собі всі можливості класичного касового апарату, а також має ряд додаткових переваг. Наприклад, ПРРО швидші у плані оформлення, легко оновлюються відповідно до змін у законодавстві, не потребують складного технічного обслуговування та оперативно проводять фіскалізацію.

Розглянемо основні переваги програмного РРО у порівнянні з традиційним касовим апаратом:

• Вартість: необхідно сплачувати лише щомісячний тариф. При використанні фізичного касового апарата необхідно також сплачувати абонентську плату, витрати на обслуговування, касові стрічки тощо;
• Швидка реєстрація: онлайн реєстрація займе у вас лише декілька годин. Встановлення РРО передбачає подачу заяв в ДПСУ та ЦСО, що може тривати до 5 днів;
• Можливості інтеграції: ПРРО можна інтегрувати з CRM, ERP, програмами для управління складом тощо;
• Просте налаштування та обслуговування: використання РРО передбачає укладення договору із ЦСО про обслуговування. Програмне РРО можна налаштувати віддалено з комп’ютера чи телефону, а договори укладати не потрібно;
• Фінансова звітність: ПРРО автоматично генерує звіти щодо основних фінансових показників, а також збирає та систематизує статистику за конкретними періодами;
• Зручна робота в режимі офлайн.

Проте, класичні РРО також мають свої важливі переваги для «традиційного» бізнесу, а саме: цільове використання апарату, дисципліна співробітників, захист ФОП перед податковою та низька ймовірність крадіжки апарату.

Принцип роботи програмного реєстратора розрахункових операцій

ППРО, як і традиційний касовий апарат, формує електронні чеки та автоматично надсилає їх на сервер ДПСУ, де кожному чеку присвоюється фіскальний номер. Після цього його можна видрукувати або надіслати клієнту в електронному вигляді.

Весь процес проходить автоматично. Касиру необхідно лише оформити продаж товару та видати чек покупцю. ПРРО реєструється на окрему господарську одиницю, реквізити якої необхідно зазначати у кожному виданому чеку.

Отже, з юридичної точки зору відсутня будь-яка різниця між ПРРО та РРО. Усі чеки мають рівноцінну юридичну силу.

Висновки

РРО (Розрахунковий реєстратор операцій) – це спеціальний апарат для зберігання інформації про розрахунок за товари та послуги, та передачі інформації відповідним фіскальним органам. До РРО відносяться електронні контрольно-касові апарати, реєстратори, вбудовані контрольно-касові реєстратори, комп’ютерно-касові системи, електронні таксометри, автомати з продажу товарів тощо.

РРО можна розділити на апаратні (класичні касові апарати) та програмні (програмне забезпечення для виконання функції реєстратора операцій). Серед переваг РРО можна виділити цільове використання апарату, дисципліна співробітників, захист ФОП перед податковою та низька ймовірність крадіжки апарату. Основні переваги ПРРО: просте налаштування та обслуговування, нижча вартість, швидка реєстрація, можливості інтеграції та роботи в режимі офлайн.