Що таке Task Manager?

Task Manager – це програмний інструмент, що допомагає керувати роботою команди, підвищувати ефективність праці та раціонально розподіляти час. За даними Appointer, працівники проявляють максимальну ефективність лише на 20% робочого часу, іншу частину робочого дня у них займають малопродуктивні дії. Менеджер завдань допомагає суттєво підвищити відсоток ефективності:

• Продуктивність менеджерів підвищується на 41%;
• Відтік клієнтів зменшується на 10%;
• Прибуток компанії підвищується на 30%.

За допомогою таск менеджерів можна ставити задачі, планувати бюджет, підтримувати зв’язок між співробітниками та членами команди, вести облік часу та грамотно розподіляти робочі ресурси. Головне завдання таких програм – зробити процес управління простішим, швидшим та зручнішим.

На ринку представлено безліч різноманітних систем для управління проєктами та робочим часом, кожна з них має свої особливості. У цій статті ми розглянемо головні переваги використання систем Task Manager, їх функції, поради для вибору та найбільш популярні сервіси.

Огляд Task Manager та його сутності

Як уже згадувалося раніше, завдання систем Task Manager – спростити проєктну роботу для працівників шляхом постановки завдань та відстеження їх виконання. Крім того, використання таких інструментів дозволяє покращити репутацію компанії. Чим менше виникає історій, коли виконавець зриває дедлайни, тим вища довіра до них з боку замовника. Це сприяє підвищенню прибутку компанії.

Зараз менеджери завдань використовуються майже в кожній компанії у тій чи іншій формі. Ці інструменти пройшли еволюційний шлях від канбан дошок (дошки з безліччю стовпчиків та стікерів для візуалізації бізнес-процесів) до сучасного програмного забезпечення з широким функціоналом. Дослідження показують, що 90% працівників часто обтяжені монотонними або малоцінними завданнями. За оцінками, рутинні, повторювані завдання, які можна було б автоматизувати, коштують компаніям 19 робочих днів продуктивності на одного працівника щороку. Що може суттєво вплинути на ваш прибуток. В Task manager доступне відправлення повідомлень, постановка та делегування завдань, відстеження результатів, складання звітів та багато інших корисних можливостей. 

За даними IDC White Paper, використання інструменту task manager дозволяє:

• На 54% пришвидшити виконання усіх бізнес-процесів;
• На 41% підвищити загальну кількість виконаних завдань;
• На 82% підвищити рівень задоволеності працівників. 

Розглянемо головні переваги використання інструмента Task Manager:

1. Підвищення ефективності планування. Керівник може перевірити у будь-яку секунду, скільки часу пішло на виконання кожного завдання, коли варто перейти на наступний етап, кому направити нове підзавдання тощо. Уся інформація про проєкт зберігається в одному місці у систематизованому вигляді, тому заплутатися чи щось упустити майже неможливо. Учасники отримують миттєве інформування про будь-які зміни планів.
2. Централізація проєктів. Використання Task Manager дозволяє зручно розподіляти завдання між виконавцями, вказувати пріоритетність, відстежувати дедлайни та загальну продуктивність проєкту. До завдань можна додавати коментарі, позначки, переглядати звітність тощо.
3. Зручна комунікація між учасниками проєкту. Таск менеджери дозволяють налагодити ефективну комунікацію як між співробітниками одного відділу, так і між різними підрозділами. У програмі можна відстежувати початок і закінчення робіт, обмінюватися репліками та коментарями, додавати нових співробітників, робити зауваження та навіть обмінюватися повідомленнями.
4. Відстеження завантаженості співробітників. Це дозволяє контролювати зайнятість кожного працівника для уникнення несправедливості, а також оцінки їх продуктивності.
5. Економія часу. Згідно з дослідженням Udemy, 50% працівників зазначили, що відволікання на робочому місці, наприклад, перевірка декількох комунікаційних платформ, суттєво впливає на їхню продуктивність. Централізація менеджменту та наявність автоматизованих функцій дозволяє суттєво економити час, на відміну від роботи в Google-таблицях.
6. Відсутність впливу людського фактора.  Повідомлення та нагадування про завдання не дадуть виконавцю забути про нього і тим самим не зірвати дедлайни.

Ролі та учасники в системах управління завданнями

Інструменти Task Manager зазвичай передбачають наявність декількох ролей користувачів, кожна з яких відповідає за свої аспекти планування та виконання завдань. Розглянемо детальніше основні з них.

• Адміністратор. Відповідає за налаштування, створення та редагування проєкт. Має доступ до всіх функцій програми, а також може налаштовувати права доступу для інших користувачів. Крім того, адміністратор може генерувати звіти та статистику для відстеження продуктивності за проєктами чи окремими співробітниками.
• Project Manager. Цей користувач відповідає за створення, планування та виконання конкретного проєкту. Він має доступ до всіх завдань та функцій лише в рамках свого проєкту. Проєктний менеджер може визначати терміни та пріоритети завдань, розподіляти їх між членами команди, відстежувати продуктивність та надавати коментарі. 
• Виконавець. Ця роль передбачає виконання завдань, що надає адміністратор або проєктний менеджер. Користувач відповідає за виконання завдань у встановлені терміни та звітує про прогрес. Виконавець може коментувати завдання та вести комунікацію з іншими членами команди.
• Клієнт. Це може бути замовник або стороння особа, яка не бере активної участі у виконанні завдань, але може відстежувати прогрес та результати проєкту. Клієнт може переглядати завдання та статуси проєктів, надавати відгуки чи залишати вимоги до виконання завдань, співпрацюючи тим самим з командою. 

Різниця між цими ролями полягає в рівні доступу до інформації та можливостей керування завданнями та проєктами. Адміністратори мають найширший доступ, в той час, як виконавці обмежені своїми завданнями в межах проєктів, а проєктні менеджери відповідають за організацію та керування всім процесом. Кожна з цих ролей має важливу функцію в системах Task manager, їх взаємодія забезпечує ефективне керування завданнями та досягнення успіху в проєктах.

У деяких системах Task Manager також можуть бути інші ролі та можливості, які варто налаштовувати залежно від потреб конкретного проєкту чи команди.

Аналітика та статистика в Task Manager системах

Ефективне управління проєктами та завданнями стає ключовим аспектом успішної роботи бізнесу. У звіті Wellingtone Work Smarter, 54% менеджерів проєктів заявили, що не мають доступу до ключових показників ефективності проєкту в режимі реального часу. Програми Task Manager дозволяють командам організувати та впорядковувати роботу, спрощуючи взаємодію та відстеження завдань. Функція аналітики в цих програмах робить їх ще потужнішими та корисними для бізнесу та проєкт будь-якого обсягу.

Аналітичні функції в інструментах таск менеджменту дозволяють відстежувати продуктивність команди та окремих користувачів. Керівники можуть відстежувати хід виконання проєкту, генерувати аналітику по затраченому часу, продуктивності, бюджету та іншим показникам. Це допоможе вчасно реагувати на слабкі місця та оптимізувати робочі процеси.

Також можливе отримання статистики за ключовими показниками. Інтеграція з іншими системами дозволяє отримувати всю необхідну статистику за різними параметрами в наочній формі. Це дозволяє чітко відстежувати стан проєкту та спрощує контроль за ходом його виконання. Робота з задачами та звітами можлива в різних формах: канбан-дошки, діаграми Ганта, графіки тощо. Формування автоматизованих воронок продажів сприяє об’єктивній оцінці ефективності каналів збуту, рекламних кампаній та тенденцій продажів в цілому. Тривалі розрахунки, громіздкі звіти та незручні таблиці відходять у минуле!

Як обрати правильну систему для бізнесу

Різні таск менеджери мають приблизно однаковий базовий функціонал. Але при виборі програмного забезпечення необхідно враховувати наявність специфічних можливостей (побудова графіків, складання звітів, ІТ-інструменти) відповідно до потреб бізнесу. Розглянемо універсальні параметри, на які необхідно орієнтуватися при виборі системи Task manager:

• Інтуїтивна навігація. Програма повинна бути зручною та зрозумілою у використанні. Оптимальний варіант – якщо кожен новий користувач може розібратися з нею за 10-15 хвилин. Дуже важливо, щоб адаптація працівників до нового ПЗ була швидкою, щоб вони самі хотіли використовувати цю систему. Якщо кожен раз їм доведеться перечитувати інструкцію, щоб розібратися з тією чи іншою функцією, їх робота навряд чи буде продуктивною. Якщо після тесту працівники залишилися незадоволеними, краще спробувати інший таск менеджер.
• Відображення завдань. Відображення задач може бути різним: у вигляді діаграми Ганта (горизонтальні смужки), канбан-дошки, списку тощо. Головне – щоб завдання ставилися швидко та легко, їх було зручно контролювати. Обирайте програму зі зручним для вас форматом відображення.
• Тайм-трекер. Це важливий інструмент для обліку та контролю часу, який дозволяє керівнику оцінювати ефективність співробітників та розуміти, яких витрат часу вимагають окремі завдання. Наявність трекера часу дозволяє оптимізувати та прискорити виконання тасків.
• Інтеграції. Для розширення функціонала тайм-менеджера можна використовувати  інтеграції з різними додатками: Google-диск і календар, Zoom, Dropbox, месенджер Slack тощо. При виборі ПЗ переконайтеся, що він має таку опцію, а також уточніть, безплатними чи платними будуть інтеграції. 
• Сповіщення. Автоматичне надходження повідомлень про виконання завдань та дедлайни не дозволять виконавцю пропустити щось важливе. Найзручніший варіант – щоб сповіщення надходили на пошту та месенджери.
• Звіти. Функція звітності в системах Task manager дозволяє оцінити прогрес проєктів та ефективність команд. Деякі таск менеджери створюють звіти за маржою та окупністю інвестицій, інші можуть зробити прогноз завантаження за завданнями тощо. Звіти можуть формуватися у вигляді дашбордів чи графіків. 
• Оплата. Маленькій команді з невеликою кількістю проєктів буде достатньо безплатного таск менеджеру з базовим функціоналом (відображення завдань, призначення виконавця, контроль за виконанням тощо). Для ширшого функціонала краще обрати платне програмне забезпечення. Круто, коли розробник надає доступ до пробного періоду для тестування функцій та прийняття остаточного рішення.

На ринку доступно безліч різноманітних таск менеджерів, кожен з яких має свої особливості та сильні сторони. Розглянемо наш ТОП-5 систем Task Manager.

Trello

Trello – це зручний у використанні хмарний сервіс для спільної роботи над проєктами. Ідеально підійде для невеликих команд. Робочий процес організовується та структурується на канбан-дошках. У світі системою Trello користується понад 50 мільйонів осіб.

Інтерфейс Trello зручний та інтуїтивно зрозумілий, тому швидко розібратися в ньому зможе навіть новий користувач. Наявність зручного мобільного додатка дозволяє управляти проєктами та задачами з будь-якого місця.

Основні функції Trello:

• Оповіщення про наближення дедлайнів;
• Організація міток, тегів та коментарів;
• Список прогресу;
• Канбан-дошки;
• Мобільна оптимізація.

Ціна. Представлено декілька тарифних планів: безплатна версія до 10 кабан-дошок та стандартний план $5 за користувача на місяць. 

Рейтинг Trello на capterra становить 4,5.

Worksection

Worksection – це онлайн-сервіс для організації командної роботи та управління проєктами. Це оптимальний вибір для маркетологів, діджитал агенцій, архітекторів, дизайнерів, веброзробників, HR-команд тощо.

На Worksection доступні діаграми Ганта, канбан дошки, інтерактивні дашборди та додаткові інтеграції з Google сервісами, Slack, Телеграм, HubSpot тощо для ефективної комунікації та відстеження прогресу команди. Функціонал Worksection дозволяє планувати та виконувати задачі різної складності, контролювати терміни та бюджети, готувати звіти та координувати команди.

Основні функції Worksection:

• Планування проєктів та роботу команди за методологіями Scrum, Agile або Waterfall;
• Фіксація часу та ведення обліку фінансів по проєктах та завдання;
• Облік та планування фінансів для розрахунку собівартості проєкту чи погодинної роботи;
• Планування завдань за допомогою діаграми Ганта;
• Відстеження виконання завдань на канбан дошках;
• Зручні інтерактивні дашборди;
• Комунікація команди в чатах під кожним завданням;
• Наявність мобільного застосунку;
• Збереження файлів, створення необмеженої кількості завдань;
• Формування звітів та їх вивантаження. 

Ціна. Безплатна версія до 5 користувачів, Базовий тариф (до 20 користувачів) – 1183 грн/місяць, Бізнес тариф (до 50 користувачів) – 3713 грн/місяць, Преміум тариф (понад 50 користувачів) – 7463 грн/місяць. 

Рейтинг Worksection на capterra становить 4,9.

xTiles

xTiles – український сервіс для відстеження продуктивності компанії. Тут можна планувати персональні та робочі завдання, робити нотатки та керувати проєктом в одному місці.

Для особистих цілей xTiles можна використовувати для Note-taking, Planing, Task Management. Сервіс підходить і для командного використання: Project Management, Collaboration, Team knowledge base, Team task management. Найчастіше використовують як контент-планер, мудборд чи творчий простір для дизайнерів.

Додаток використовують для збору та систематизації різноманітної інформації в одному місці, організації командної роботи, обміну ідеями та планування робочого часу. Головне завдання сервісу – збереження часу та підвищення продуктивності шляхом спрощення процесу роботи з інформацією.

Основні функції xTiles:

• Завдання з дедлайнами та нагадування шляхом інтеграції з календарем;
• Зручний пошук між проєктами;
• Вивантаження інформації у різних форматах: PDF, PNG та Markdown;
• Організація та структуризація дашбордів, таблиць, графіків, канбан дошок тощо;
• Двосторонні лінки на завдання;
• Поширення проєкту на інших користувачів.

Ціна. Наявність безплатної версії з обмеженим функціоналом, Pro тариф – 375 грн/місяць.

Рейтинг xTiles на capterra становить 4,9.

Asana 

Asana – це багатофункціональний сервіс для організації роботи команди: від щоденних рутинних завдань до стратегічних ініціатив. Платформа має персоналізований та продуманий інтерфейс. 

Оптимальний варіант для великих компаній, стартапів, які в майбутньому будуть розширюватися та відкривати нові відділи. Тут можна створювати необмежену кількість бордів, дошок, окремих груп завдань для різних підрозділів. 

Основні функції Asana:

• Створення дашбордів для розподілу, делегування та перевірки завдань;
• Створення списків для фіксації етапів проєктної роботи;
• Інструмент таймлайну для відстеження дедлайнів;
• Календар для відстеження зайнятості команди;
• Universal Reporting – інструмент звітності;
• Широкий вибір візуалізації проєктів і задач.

Ціна. Безплатна версія з обмеженим функціоналом, Premium тариф – 420 грн/місяць, Business тариф – 950 грн/місяць.

Рейтинг Asana на capterra становить 4,5.

Jira

Jira – це хмарний сервіс для управління проєктами та командною роботою, який містить широкий спектр різних інструментів. Сервіс складається з 3 розділів: Проєкти (задачі та запити), Проблеми (вказані помилки) та Робочий процес (послідовність кроків).

Основні функції Jira:

• Планування проєктів;
• Встановлення етапів;
• Налаштування робочого простору;
• Створення канбан-дошок;
• Управління доступом для членів команди;
• Аналітика та звітність;
• Інтеграція з месенджерами;

Гнучке управління проєктами з використанням Agile-інструментів (спринти, канбан дошки, історії користувачів та діаграми вигорання).

Ціна. Безплатна версія з обмеженим функціоналом до 10 користувачів, Стандарт – 310 грн/місяць за користувача, Преміум – 600 грн/місяць за користувача.

Рейтинг Jira на capterra становить 4,4.

Висновки

Task manager – це зручний та корисний сервіс для будь-якої команди, що допоможе оптимізувати робочий процес та підвищити ефективність ведення проєктів. Інвестувавши невеликі кошти, або навіть скориставшись безплатною версією, ви отримаєте доступ для раціонального розподілу часу та ресурсів, підвищення ефективності співробітників та як наслідок підвищення прибутковості компанії.

При виборі таск менеджеру необхідно враховувати особливості бізнесу та конкретні потреби вашої команди. На ринку доступно безліч різноманітних продуктів, кожен з яких має свої особливості та переваги. Головне, щоб система мала зручний та зрозумілий інтерфейс, можливості для інтеграції та аналітики, а  також зручне відображення завдань.