Заробітна плата співробітників: сервіси для автоматичного обліку

Управління людськими ресурсами – один з ключових аспектів управління будь-якою компанією. Проте, таке завдання максимально трудомістке, вимагає суттєвих витрат часу та зусиль. 40% власників малого бізнесу вважають, що податки та ведення бухгалтерії є найгіршою та найбільш трудомісткою частиною володіння бізнесом

Уявляючи роботу бухгалтера дехто вважає, що він просто раз на місяць відкриває таблицю зі списком працівників та сумами їх доходу та проводить виплати на їх банківський рахунок. Проте, на практиці все набагато складніше, адже одночасно також треба вести облік робочого часу, відпусток, лікарняних, прогулів, вихідних, переопрацювань, розраховувати аванси, складати та подавати звітність до органів контролю тощо.

Тому, якщо ваша компанія має понад 30 осіб, уже навряд чи вдасться обійтися без спеціального програмного забезпечення для ефективного виконання цього бізнес-процесу. Завдяки таким сервісам ви зможете вести спрощений або повноцінний облік зарплати та кадрів, а також податковий, управлінський та валютний облік. Крім того, можна за пару кліків розрахувати оклад, погодинну ставку, комісію від продажів, сформувати податковий звіт, видрукувати розрахунковий лист та виконати безліч інших важливих операцій. Така оптимізація трудовитрат дозволить скоротити роботу бухгалтера від робочого дня до пари годин.

У цій статті ми розглянемо законодавчі норми нарахування заробітної плати в Україні, переваги використання ПЗ для обліку зарплати, а також добірку зручних сервісів для автоматизації розрахунку та нарахування заробітної плати у вашій компанії. 

Особливості нарахування заробітної плати в Україні

Стаття 1 Закону України «Про оплату праці» дає наступне визначення терміну  «заробітна плата»: винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу. На розмір заробітної плати впливає складність та умови робочого процесу, професійно-ділові якості працівника, результати його діяльності, господарська діяльність підприємства тощо.

В України заробітна плата складається з таких структурних видів:

1. Основна заробітна плата: винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці (час, виробітка, посадові обов’язки тощо). Такий оклад встановлюється відповідно до тарифної ставки та відрядних розцінок для робітників;
2. Додаткова заробітна плата: доплата за виконану роботу понад встановлені норми, особливі умови праці чи визначні трудові успіхи. До додаткової зарплати відносяться доплати, надбавки, компенсаційні виплати, премії тощо;
3. Заохочувальні виплати: доплати у вигляді винагороди за підсумками року чи робочого кварталу, виплати в рамках грантів, премії за спеціальними системами та положеннями та інші матеріальні виплати, не передбачені чинним законодавством. 

Також варто розглянути форми оплати праці на території України:

1. Погодинна: розмір заробітної праці залежить від відпрацьованого часу;
2. Відрядна: розмір заробітної плати залежить від кількості та якості виконаної роботи відповідно до норм виробітку та відрядних оцінок. 

Переваги використання спеціальних програм для автоматизації обліку заробітної плати

25% малих підприємств використовують ручку та папір для відстеження фінансів. 45% навіть не мають штатного бухгалтера.На внутрішньому ринку України збільшується кількість підприємств, які використовують програми автоматизації бухгалтерського обліку. Такі сервіси надають компаніям зручний та надійний інструмент для автоматизації нарахування заробітної плати, що дозволяє заощадити час, кошти та зменшити ймовірність помилок.

Впровадження ПЗ для обліку заробітної плати має наступні переваги:

• Автоматичний розрахунок заробітної плати всередині програми без використання сторонніх таблиць, Excel, калькуляторів тощо;
• Мотивація персоналу завдяки системі бонусів, премій чи штрафів;
• Мінімізація ймовірності помилок, пов’язаних з людським фактором та ручною роботою;
• Налаштування персонального розрахунку зарплати для кожного співробітника.

Отже, програми для обліку зарплати виконують наступні функції:

• Швидкий та точний розрахунок фіксованої частини заробітної плати. Нарешті можна забути про ручні підрахунки, неточності та перерахунки, облік зарплати тепер ведеться автоматично. Достатньо просто обрати графік роботи для працівників та вказати ставку. Програма розраховуватиме фіксовану частину окладу автоматично;
• Автоматизована система розрахунку бонусів. Тепер можна додатково нагородити працівників за обсяги продажів, обробку замовлень тощо. Необхідно просто вказати в системі правила нарахування бонусів, після цього такі операції будуть проводитися автоматично;
• Мотивація співробітників. Можна автоматично створювати премії за досягнення чи накладати штрафи за порушення всього за пару кліків. Усе автоматично відображатиметься у розрахунку заробітної плати працівника. Скористайтеся гнучкими методами мотивації для кожного співробітника;
• Заохочення найкращих працівників. Прямо в програмі можна встановити персональні коефіцієнти на продаж чи замовлення певної продукції, послуг та їх категорій. Бонуси обраних співробітників за вказані операції будуть множитись кратно встановленим коефіцієнтам. Це дозволить заохотити найкращих працівників та віддячити за їх ефективну роботу;
• Контроль розрахунку заробітної плати. Усі проведені операції будуть відображатися в програмі в режимі реального часу. Завжди можна перевірити та відстежити розрахунок підсумкової суми заробітної плати, а за потреби – відкоригувати її перед нарахуванням коштів працівнику. Проводити виплати можна з будь-якою частотою та у встановленому розмірі;
• Прозорість для персоналу. Більшість таких програм мають розділ «Моя зарплата», у якому працівники зможуть ознайомлюватися зі звітами по заробітній платі, розраховувати свої виплати та перевіряти персональний баланс. Крім того, їм будуть доступні суми бонусів, премій та штрафів. Така прозорість однозначно допоможе підвищити лояльність та довіру з боку персоналу.

Як обрати сервіс для автоматизації обліку зарплати

Облік заробітної плати – одна з найважливіших та найбільш трудомістких задач бухгалтера, тому дуже важливо підібрати правильну програму для автоматизації цього процесу.

При виборі ПЗ для обліку заробітної плати необхідно враховувати наступні критерії:

• Кількість співробітників у штаті компанії;
• Особливості робочих графіків: традиційних 40-годинний робочий тиждень, неповний робочий день, складні змінні графіки, індивідуальні графіки роботи тощо;
• Використання доплат: нічні, вечірні, святкові зміни, постійні набавки за керівництво, інтенсивність чи науковий ступінь, одноразові заохочення та премії, суміщення посад тощо;
• Використання утримань: аліменти, профвнески тощо;
• Декілька джерел фінансування: в основному державні організації;
• Наявність відповідних звітів відповідно до специфіки діяльності бізнесу.

Ми створили для вас добірку гідних сервісів, що допоможуть оптимізувати, автоматизувати та спростити облік заробітної плати у ваших компаніях!

SMARTFIN.UA

SMARTFIN.UA – це програма для бухгалтерського обліку з повним набором інструментів для ведення ФОП автоматизації рутинних бізнес-процесів: нарахування зарплати, подання звітності, облік кадрових документів, ведення доходів і витрат ФОП.

У програмі можна об’єднати декілька ФОП для уникнення змішування даних та організації зручного обліку. 

Основні функції SMARTFIN.UA:

1. Розрахунок заробітної плати: понад 10 автоматизованих інструментів для проведення розрахунків за окладами, денними та годинними тарифними ставками, позанормовими годинами, а також вечірні чи нічні зміни;
2. Облік робочого часу: конструктор графіків для автоматичного заповнення табеля обліку робочого часу, а також побудови графіків виходів, змінності тощо;
3. Кадрові документи: 50+ шаблонів для більшості випадків трудових відносин;
4. Торговельні операції: автоматизований облік з придбання та реалізації товарів і послуг, а також формує рахунки на оплату, прибуткові та видаткові накладні, акти виконаних робіт і наданих послуг;
5. Банківські та касові операції: контроль розрахунків з покупцями та постачальниками, видачі та внесення готівки, ведення обліку розрахунків по авансовим підзвітним виплатам, а також автоматичне формування касової книги.

Dilovod

Dilovod – це український сервіс для управлінського та бухгалтерського обліку та ведення звітності. Функціонал програми суттєво спрощує роботу підприємців та бухгалтерів, звільняючи час для стратегічно важливих задач.

Головні переваги Dilovod: відповідність стандартам бухгалтерського обліку, автоматичні архівні копії, облік, звідність та ПРРО в одній програмі, автоматичні безплатні оновлення, що не порушують облік, юридична особа та декілька ФОПів в єдиній базі.

Основні функції Dilovod:

1. Облік грошових коштів;
2. Облік продажів та замовлень;
3. Облік товарів та складу;
4. Управління цінами;
5. Управління доставками;
6. Облік виробництва;
7. Ведення електронної звітності та документообігу;
8. Взаєморозрахунки з підзвітними особами;
9. Облік зарплатні та кадрів;
10. Облік для юридичної особи та декількох ФОПів в одній базі;
11. Програмний РРО.

Navkolo

Navkolo – сервіс для автоматизації бухгалтерського та податкового обліку, роздрібної та гуртової торгівлі, ПРРО та CRM для малого бізнесу в Україні. Navkolo має повний набір інструментів для автоматизації бізнесів. 

Сервіс дозволяє оптимізувати нарахування заробітної плати співробітником, а також контролювати сплату податків. Крім того, можна створювати широкий спектр фінансових звітів, автоматизувати складський облік, облік кадрів та розрахунків з клієнтами чи постачальниками. Часто Navkolo використовують як українську альтернативу С1.

Основні функції Navkolo:

1. Ведення бухгалтерії онлайн;
2. Автоматизація бухгалтерського та податкового обліку;
3. Облік кадрової роботи;
4. Податковий облік;
5. Облік розрахунку зарплатні та кадрової роботи;
6. Аналітична, податкова та фінансова звітність;
7. Автоматизація та облік роздрібної, гуртової торгівлі та підприємств сфери послуг;
8. Інтеграція з ПРРО Checkbox.

HURMA

HURMA – український сервіс зі штучним інтелектом власної розробки та високими стандартами безпеки. HURMA має декілька модулів для роботи компанії: рекрутинг для роботи з кандидатами, HR  для роботи зі співробітниками та All-in-one для всіх процесів рекрутингу та HR в одній системі.

Основні функції HURMA:

1. Облік відпусток та відсутностей;
2. Проведення онбордингу, адаптації та офбордингу;
3. Автоматичний розрахунок заробітної плати;
4. Швидкий пошук та додавання кандидатів до воронки;
5. Великий перелік job порталів, з якими інтегрована HURMA;
6. Kanban-дошка;
7. Зручна аналітика.

Висновки

Отже, сервіси для автоматичного обліку заробітної плати надають компаніям зручний та надійний інструментарій для автоматизації нарахування заробітної плати, що дозволяє заощадити час, кошти та зменшити ймовірність помилок. 

Облік заробітної плати – одна з найважливіших та найбільш трудомістких задач бухгалтера, тому дуже важливо підібрати правильну програму для автоматизації цього процесу. При виборі ПЗ для обліку заробітної плати необхідно враховувати наступні критерії: кількість співробітників у штаті компанії, особливості робочих графіків, використання доплат, утримань, наявність відповідних звітів відповідно до специфіки діяльності бізнесу.