Діаграма Ганта: застосування у менеджменті проєктів

Діаграма Ганта – відмінний помічник для правильного планування, управління та моніторингу проєктів та упорядкування завдань. Цей інструмент являє собою набір графічних гістограм, що фіксують терміни, взаємозв’язок та напрямки виконання окремих складових проєктів. Такий метод був винайдений ще на початку XX століття. 

Якщо ви ще не знайомі з цим інструментом для планування, у цій статті ви зможете знайти усю необхідну інформацію про діаграми Ганта: їх функції, переваги, особливості використання та найкраще програмне забезпечення для створення.

Що таке Діаграма Ганта?

Отже, Діаграма Ганта – це візуальне відображення списку завдань на відрізку часу, Х – вісь часу, У – вісь задач, що необхідно виконати. Щоб краще зрозуміти, візьмемо найпримітивніший побутовий приклад – купівля телевізора. Цей процес можна розділити на декілька етапів:

1. Аналіз технічних характеристик;
2. Вивчення представлених на ринку моделей;
3. Купівля телевізора;
4. Доставляння додому та установка.

Головна перевага Діаграми Ганта – універсальність. Такий метод підходить як для створення плану закупівель продуктів, так і для розробки концепцій транснаціональних проєктів. Діаграми Ганта широко використовуються у промисловості, будівництві, розробки програмного забезпечення тощо. Завдяки діаграмі Ганта можна побачити проєкт зі сторони, оцінити обсяги та терміни завдань. Чим більше ви виділите завдань та підзавдань, тим гірше буде працювати візуалізація.

Як виглядає Діаграма Ганта?

Як згадувалося раніше, Діаграма Ганта – це візуальне відображення завдань на часовій шкалі. Тут можна побачити:

• Список завдань на лівій вертикальній осі, для кожного завдання призначений окремий рядок;
• Горизонтальна шкала часу у нижній частині, розмір кроку – день, тиждень або місяць;
• Окрема смужка від запланованої дати початку до дати завершення для усіх завдань. Від довжини смужки залежить запланована тривалість виконання завдань;
• Лінії та стрілки, що з’єднують завдання та відображають залежність між ними. Такі з’єднання демонструють, які задачі необхідно виконати, перш ніж розпочати виконання інших завдань;
• Вертикальні лінії або піктограми в певні дати позначають важливі контрольні точки чи терміни;
• Панелі завдань та окремі стовпці для відображення ресурсів для виконання завдань;
• Затінення або кольорове кодування частин панелі завдань для позначення фактичного прогресу та виконаної роботи.  

Історія походження Діаграми Ганта

Історія Діаграм Ганта нараховує уже понад 100 років, проте продовжує залишатися базовим інструментом для планування проєктів. У кінці XIX століття інженери та менеджери виявили потребу в ефективному способі відстеження та відображення прогресу проєктів. Складні проєкти вимагали структурованого планування та управління ресурсами.

У 1910 році американський інженер та консультант з управління Генрі Л. Гант вперше використав так звану “Гантівську діаграму” в роботі над будівництвом сталеливарного заводу для концерну Bethlehem Steel. Гант використовував стовпчасті графіки для відображення часу, що витрачається на виконання кожного завдання, та їх послідовність. Задачі були представлені як стовпці з довжиною, що відповідає тривалості завдання.

Діаграма Ганта виявилася дуже ефективною та швидко здобула популярність в колі інженерів та менеджерів. З часом метод Ганта вдосконалювався та модернізувався. З’явилися програмні інструменти для автоматизації створення та ведення діаграм Ганта, а сам метод застосовується в різних галузях та типах проєктів.

Крім того, існує думка, що цей метод виник задовго до Генрі Ганта. Раніше при аналізі роботи прокатного верстата такий спосіб відображення результатів роботи проєкту запропонував польський вчений Кароль Адамецький. Він намагався гармонізувати процеси важкого машинобудування, а свої графіки назвав «гармонограми». Він навіть винайшов власний прилад, – гармонограф, що є аналогом сучасних проджект-менеджмент систем. Завдяки цьому спеціальному приладу вчений вносив корективи в таблиці без необхідності переписувати їх заново.

Переваги використання Діаграм Ганта

Діаграми Ганта можна зустріти в абсолютно різних галузях: будівництво, консалтинг, маркетинг, менеджмент, виробництво, розробка ПЗ, планування заходів тощо. Серед головних переваг можна відзначити те, що діаграма допомагає ідентифікувати завдання, що можна виконувати паралельно, та дії, які не можна почати чи завершити, доки не будуть виконані інші заплановані задачі. 

Розглянемо основні переваги використання діаграми Ганта:

• Чітке візуальне відображення графіка проєкту: візуальний перегляд завдань, тривалості та етапів;
• Своєчасне виявлення проблем з плануванням;
• Чітке відстеження прогресу та статусів проєктів;
• Ефективне управління ресурсами;
• Запобігання виникненню потенційно вузьких місць та визначення завдань, що були виключені з графіка проєкту;
• Планування сценарію «що-якщо»: моделювання різних варіантів ходу подій для визначення найкращого плану проєкту, перш ніж приступити до його реалізації в реальності.

Отже, діаграма Ганта підходить для будь-яких сценаріїв, де потрібна візуалізація послідовності завдань, залежностей та часових шкал для оптимізації планів, грамотного розподілу ресурсів, відстеження прогресу та передачі інформації про статус проєкту чи конкретної задачі. Кількість конкретних прикладів нескінченна, єдина верхня межа – креативність людей та потреби в чіткості та ефективності.

Створення діаграми Ганта

Попри загальну примітивність, створення діаграми Ганта з нуля вимагає дотримання певних правил. Варто чітко усвідомлювати суть проєкту, яких проміжних результатів потрібно досягти та які задачі для цього необхідно виконати. Ви зібрали основні кроки для створення базової діаграми Ганта:

• Визначення переліку завдань, необхідних для реалізації проєкту. Для зручності великі завдання необхідно розбити на маленькі підзадачі;
• Оцінка тривалості кожного завдання в одиницях часу для виконання проєкту (дні, тижні, місяці тощо);
• Призначення виконавця та ресурсів для кожного завдання;
• Визначення дату початку та термін виконання проєкту;
• Створення таблиць зі стовпцями для назв завдань, їх тривалості, дати початку та завершення, ресурсів та % виконаного обсягу робіт;
• Розміщення завдань на часовій шкалі зі смугами;
• Додавання візуального представлення залежності між завданнями за допомогою стрілок чи ліній;
• Позначення важливих етапів на часовій шкалі за допомогою піктограм, затінення чи вертикальних ліній;
• Періодичне оновлення діаграми після завершення завдань, зміни тривалості їх виконання або залежностей;
• Додавання стовпця Прогресу та його регулярне заповнення для визначення статусу проєкту;
• Використання візуальної часової шкали для визначення проблем з плануванням, конфлікту ресурсів чи ризиків, через які можуть виникати затримки. Своєчасні корективи дозволяють покращити план проєкту заздалегідь.

Інструменти для створення діаграми Ганта

На ринку доступно безліч платформ для створення діаграм Ганта. Такі сучасні інструменти можуть похизуватися універсальними функціями та інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. Завдяки цьому будь-хто без навичок у програмуванні зможе легко створювати та відстежувати діаграми Ганта.

Розглянемо детальніше найпопулярніші системи для роботи з діаграмами Ганта:

1. Microsoft Project. Ця повнофункціональна програма для управління проєктами дозволяє спростити створення та редагування таблиць із завданнями, ресурсами та датами. На основі даних можна автоматично створювати діаграми Ганта. Функціонал системи дозволяє визначати критичний шлях, терміни виконання, розподіл ресурсів тощо. Можлива інтеграція з Excel, Outlook і SharePoint тощо для спільної роботи над проєктами.
2. GanttProject. Ця програма з відкритим кодом створена спеціально для роботи з діаграмами Ганта. Тут доступний опис завдань, призначення ресурсів, відстеження прогресу та генерація звітності. Функціонал дозволяє повторювати задачі, залежності та обчислювати критичний шлях. Хоча, на перший погляд, інтерфейс може здатися не дуже зрозумілим, можливість безплатного використання згладжує цей недолік.
3. Trello. Цей task manager у стилі Канбан дозволяє переглядати завдання за кількома часовими горизонтами, призначати виконавців та дедлайни для завдань, а також додавати завдання як картки, які можна перетягувати та візуально впорядковувати на часовій шкалі. Trello має базові можливості для обробки залежностей між завданнями, управління ресурсами та відстеження прогресу щодо виконання завдань.
4. TeamGantt. Цей інструмент «все в одному» призначений для управління проєктами повного життєвого циклу. Функціонал системи дозволяє автоматизувати планування та оптимізувати розклад, визначати залежність завдань, промоделювати сценарії «що-якщо» та відстежувати прогрес щодо виконання задач. TeamGantt має бібліотеку шаблонів та можливості для створення аналітичних звітів.
5. Асана. Цей task manager призначений для управління проєктами та завданнями. Функціонал дозволяє візуалізувати часову шкалу завдань, дати виконання та етапи, експортувати та друкувати діаграми, фільтрувати за проєктами та базовими можливостями. 

Висновки 

Діаграма Ганта – це стовпчаста діаграма, що відображає плани, графіки робіт по проєктах. Така гістограма являє собою відрізки, розміщені на горизонтальній шкалі часу. Усі відрізки відповідають конкретним проєктам, задачам або підзадачам. По вертикалі розміщені проєкти, задачі та підзадачі, що складають план. Початок, кінець і довжина відрізка на шкалі часу відповідають початку, кінцю і тривалості завдання.

Діаграма Ганта має безліч переваг, завдяки яким цей метод залишається популярним інструментом для візуалізації та управління проєктами: візуалізація завдань та термінів для створення інтуїтивно зрозумілих та чітких графіків, легке виведення інформації, простота редагування та оновлення, грамотне планування та розподіл завдань, моніторинг прогресу, прогнозування та управління ризиками тощо.