Відпустка в Україні: нарахування та ефективні сервіси для обліку

Більшість компаній так чи інакше стикаються з питанням обліку щорічних відпусток співробітників. Таке завдання постає не лише перед керівництвом, а й перед менеджерами середньої ланки. На додаток, навіть самі працівники хотіли б мати можливість наочно відстежувати, скільки календарних днів щорічної відпустки у нього залишилося.

Особливо складно вести облік відпусток колективам з низькою плинністю кадрів або тим, де відпустки співробітникам надаються частинами. Автоматизація обліку відгулів та відпусток дозволяє суттєво спростити цей процес та заощадити час кадрової служби. За статистичними даними, у 2025 році 63% трудових ресурсів становитимуть представники міленіуму та покоління Z. Це стає передумовою для диджиталізації бізнесу, і в першу чергу – ланки HR.

У цій статті ми розглянемо види та особливості нарахування відпусток в Україні, а також найкращі сервіси для автоматизації обліку відпусток.

Право на щорічну відпустку в Україні

Згідно зі статтею 6 Закону України “Про відпустки” щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. Для окремих категорій працівників може бути встановлена більша тривалість основної відпустки.

Варто відзначити, що тривалість щорічної відпустки також може бути встановлена спеціальними законодавчими актами для окремих категорій співробітників. Але її тривалість не може бути меншої за 24 дні.

Для осіб з інвалідністю I та II груп – не менше 30 днів, для осіб з інвалідністю III групи – не менше 26 днів, для осіб віком до 18 років – не менше 31 дня.

Згідно з постановою КМУ № 346 працівникам закладів та установ освіти, а також науково-педагогічним та науковим працівникам нараховується щорічна відпустка до 56 календарних днів.

Крім того, окрім щорічної основної відпустки, можна скористатися наступними додатковими відпустками:

1. Додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
2. Додаткова відпустка за особливий характер праці;
3. Інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Загальна тривалість щорічної відпустки не повинна перевищувати 59 календарних днів, а для працівників підземних гірничих робіт – 69 днів. Тривалість щорічної відпустки не залежить від режиму чи графіку роботи.

Співробітники, що працюють неповний робочий день, не мають бути обмежені в обсягах трудових прав. Тому вони можуть скористатися щорічною основною відпусткою повної тривалості. 

Святкові та неробочі дні при визначенні тривалості щорічних відпусток не враховуються.

Крім того, виділяють наступні види відпусток:

1. Щорічна основна відпустка;
2. Щорічна додаткова відпустка;
3. Відпустка у зв’язку з навчанням;
4. Творча відпустка;
5. Соціальна відпустка;
6. Відпустка для підготовки та участі в змаганнях;
7. Відпустка без збереження заробітної платні.

Можливе установлення інших видів відпусток на основі колективного або трудового договору.

Переваги автоматизованого обліку відпусток

Автоматизовані системи дозволяють легко і швидко внести та оновити інформацію про відпустки. Замість витрачання часу на ручний облік, співробітники можуть швидко подати запит на відпустку через спеціальний сервіс.

Розглянемо основні переваги використання ПЗ для обліку відпусток:

1. Усі дані про персонал в одному місці. Єдина база даних дозволить швидко та зручно знайти інформацію про кожного співробітника: заробітна плата, бонуси, прогули, відпустки тощо;
2. Інструменти автоматизації. Працівники відділу кадрів зможуть суттєво спростити свою роботу завдяки дошці новин, вбудованим календарям, базі знань, документообігу тощо;
3. Швидкі запити та затвердження вихідних та відпусток. Нарешті ви зможете відмовитися від електронних таблиць. Усі запити будуть оброблятися та затверджуватися автоматично;
4. Зрозумілий таймлайн відсутностей. Тепер відстеження відпусток працівників проходитиме автоматично, без перевірки календарів чи графіків. Усі дані зібрані на єдиному таймлайні. Завдяки цьому співробітники можуть самостійно планувати та координувати роботу;
5. Оптимізація політики та дозволів на відпустки. Систему можна налаштувати відповідно до політики компанії завдяки полям для правил та параметрів обліку відпусток. Можна налаштувати зручні рівні доступу до затвердження та призначення додаткових менеджерів, відповідальних за розгляд запитів на відсутність;
6. Запити на відпустку через мобільні додатки. Співробітники можуть отримати доступ до свого балансу та швидко подати запит на відпустку. Завдяки push-повідомленням менеджери можуть зручно прийняти або відхилити запит прямо в телефоні;
7. Онбординг та офбординг. Автоматизована система гарантує підтримку усім співробітника на кожному етапі їх співпраці з компанією: від вступу на посаду до звільнення;
8. Автоматизовані HR воркфлоу. Впровадження спеціальних сервісів дозволяє створювати та керувати робочими процесами будь-якої складності, планувати та заздалегідь виконувати найскладніші задачі команди.

PeopleForce

PeopleForce – зручна all-in-one HR-платформа для автоматизації бізнес-процесів відділу кадрів. 

У базі даних співробітників зберігається та обробляється уся інформація про команду: контактні та особисті дані, оплачуваний та неоплачуваний баланс відпусток, історія кар’єрного росту, проєкти, відпрацьовані години тощо. Система має усі необхідні функції для  проведення one-to-one зустрічей, призначення цілей OKR та показників КРІ, створення плану розвитку для співробітників та оцінки їх роботи через техніку 360 градусів. 

Основні можливості PeopleForce:

• Автоматизація рекрутингу: парсинг резюме за допомогою Google Chrome розширення, email-автоматизації та пре-тестів;
• Інформація для персоналу: список усіх працівників компанії, календар майбутніх подій, ОКР цілі, запити на відпустки, лікарняні тощо;
• Гнучке управління відпустками: налаштування типів відпусток, розрахунок балансу та автоматизація системи запитів та підтвердження відпусток;
• eNPS та опитування: вимірювання залученості персоналу та рівня їх задоволеності;
• HR звітність та аналітика: інсайти та статистика щодо кожного аспекту процесу управління персоналом;
• Мобільний додаток та Telegram-бот: додатки для Android та iOS, що повністю інтегровані з онлайн-версією системи.

HURMA

HURMA – преміальний сервіс для HR та рекрутерів, який надає швидкий доступ до будь-якої необхідної інформації. HRM платформа HURMA автоматизує нарахування відпусток, лікарняних та інших видів відсутності. Кожен співробітник бачить цю інформацію в особистому кабінеті та може створити запит на відсутність. HR-менеджер моментально отримує сповіщення та опрацьовує інформацію.

Функціонал HURMA дозволяє створювати ланцюжки завдань для управління персоналом та керування ними у напівавтоматичному режимі. Можна автоматично враховувати робочий час співробітників, формувати загальну таблицю відпрацьованих годин та розраховувати заробітні плати.

Основні можливості HURMA:

• Мультивалютність, розрахунок оплати за будь-який період;
• Вивантаження звітів у зручний формат;
• Розрахунок премій та бонусів для співробітників;
• Плагін для Google Chrome AI FOX;
• Публікація вакансій на всіх популярних сайтах для пошуку роботи в один клік;
• Збір даних плинності персоналу, гендерної та вікової статистики, ефективності рекрутингу, кандидатів та коефіцієнтів прийняття оферів у форматі зручних графіків та діаграм;
• Окремі картки для усіх кандидатів та співробітників.

Zoho People

Zoho – популярний закордонний сервіс, у якому можна зручно вести Absence і Performance management, створювати шаблони для HR-процесів через конструктор, заносити події в календар та вести аналітику.

У системі можна вести облік відпрацьованих годин, використовувати вбудовану LMS для підвищення кваліфікації співробітників, а також зручний внутрішньокорпоративний портал.

Вартість може варіюватися від €0,83 і до €8 за співробітника на місяць залежно від обраного тарифу та функціонала. Базовий тариф передбачає лише мінімальний набір функцій: база даних працівників, управління документами та контроль відсутностей. За вищу ціну можна отримати інші додаткові модулі: автоматизація рекрутингових процесів, облік відпусток, нарахування заробітної плати тощо. Варто відзначити, що технічна підтримка в Zoho платна, вартість – від $25 за годину.

Основні можливості Zoho People:

• Необхідний функціонал для закриття базових потреб HR;
• Розрахунок премій та бонусів для співробітників;
• Гнучке управління відпустками
• Простий конструктор шаблонів та форм;
• Функції для створення звітів та аналізу даних про персонал;
• Створення чек листів для різних завдань.

Отже, підібрати ефективну систему можна лише зваживши свої потреби та можливості сервісу. Також не варто нехтувати перевіркою таких важливих факторів як безпека, ціна та зручність.