Посадова інструкція: визначення, структура та роль в управлінні персоналом

Наразі на ринку представлена величезна кількість посад та професій. Тому дуже важливо чітко окреслити коло майбутніх обов’язків та вимог, тоді усім учасникам трудових відносин будуть чітко зрозумілі обов’язки та права на новому робочому місці. Це дозволить уникнути їх двозначного трактування. Саме для цього й були створені посадові інструкції.

Посадова інструкції являє собою стислий виклад обов’язків, прав та необхідних компетенцій співробітника. Це є одночасно і частина пропозиції працевлаштування, і документацією працівника.

У цій статті ми розглянемо що таке посадова інструкції, яку інформацію у ній зазвичай вказують, її структуру, призначення та корисні поради для написання.

Що таке посадова інструкція

Отже, посадова інструкція – це текст з детальною інформацією про посадою. Цей документ є обов’язковим для всіх компаній з найманими співробітниками, у ньому повинні бути чітко визначені конкретні права, обов’язки, повноваження, завдання, коло та ступінь відповідальності, кваліфікацію та статус співробітника для забезпечення усіх необхідних умов для ефективного робочого процесу.

У процесі підбору персоналу посадову інструкцію можна розглядати як частину оголошення про вакансію. А під час працевлаштування вона виступає певним додатком до укладеного з новим співробітником договору. Кожен роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника з колом його обов’язків. 

Кандидати витрачають в середньому 49,7 секунд на перегляд посадових інструкцій, перш ніж вирішити, чи підходить їм вакансія. Як наслідок, кандидати можуть пропустити ключові деталі, такі як кваліфікація та обов’язки, якщо вони заглиблені в опис вакансії.

Зазвичай у посадовій інструкції вказана наступна інформація:

• Назва компанії;
• Опис посади в структурі організації із зазначенням керівників/підлеглих співробітника;
• Перелік обов’язків;
• Необхідні навички;
• Обсяг повноважень;
• Зона відповідальності співробітника.

Хоча усі посадові інструкції мають схожу структуру, проте роботодавці не зобов’язані використовувати конкретні шаблони. Крім того, універсального шаблону просто не існує. Можна просто розглянути для прикладу рекомендації щодо посадових інструкції на державній службі, державному управлінні тощо. Їх структура однозначно міститиме усі обов’язкові розділи, що мають мати посадові інструкції.

Завдяки посадовим інструкціям керівники можуть оптимізувати витрати часу на ознайомлення зі своїми обов’язками нових працівників, а також об’єктивно оцінювати продуктивність та результативність кожного з них.

Написання посадової інструкції регламентується законодавством України. Відсутність посадової інструкції тягне за собою грошовий штраф у розмірі від 30 до 100 мінімальних доходів громадян (ст. 41 КпАП).

Переваги посадової інструкції для ефективного робочого процесу

Посадова інструкція та опис вакансії – найважливіші частини пропозиції про роботу. Вони повинні бути чіткими та зрозумілими, написані з точністю та ясністю. Лише так роботодавцю вдасться залучити увагу максимальної кількості кандидатів.

Основне завдання під час працевлаштування – ознайомити співробітників з вимогами до займаної посади. Це можна зробити в усній формі, але краще створити документ з усією необхідною інформацією.

Посадова інструкція – це оптимальний інструмент для надання новим співробітникам усієї необхідної інформації про нове робоче місце. Залежно від політики компанії, посадова інструкція може виступати додатком до трудового договору або ж окремим документом. Завдяки цьому співробітники зможуть швидше ознайомитися з ієрархією підприємства та комфортно освоїтися на новому робочому місці. Керівництво зможе чітко ставити завдання співробітникам, призначати відповідальних за виконання завдань, ставити цілі та керувати подальшим розвитком.

Розглянемо головні переваги посадової інструкції як ключа до успішного підбору персоналу:

• Правильно складена посадова інструкція допоможе залучити до компанії найкращих кандидатів та полегшити адаптацію нових співробітників. За статистикою, понад 50% кандидатів вказують на те, що якість посадової інструкції впливає на їхнє рішення подати заявку на роботу;
• Посадова інструкція допоможе спланувати хід розвитку працівника та визначити, які компетенції потребують додаткового доопрацювання;
• Чітко складена посадова інструкція допомагає управляти талантами в компанії та швидко виявляти слабкі місця в навичках персоналу.

Вимоги та структура написання посадової інструкції

Типові посадові інструкції складаються відділом кадрів або керівниками відділів не окремо для кожного співробітника, а лише один раз для кожної посади у штатному розкладі організації. 

Під час складання посадових інструкцій варто орієнтуватися на положення наступних документів компанії:

• Внутрішні правила розпорядку;
• Штатний розклад;
• Статут підприємства і/або Колективний договір;
• Трудовий договір працівника;
• Встановлена ​​форма посадової інструкції.

Головна вимога до посадових інструкцій – їх функціональність. Прочитавши її, кандидат або новий співробітник одразу має отримати усю необхідну інформацію про посаду. Рівень деталізації опису може бути адаптований до вимог посади (рівень освіти, досвід роботи тощо).

Зазвичай посадова інструкція складається з наступних елементів:

1. Назва посади: повна точна назва робочого місця, відмінна від інших посад підприємства;
2. Загальні положення: мета та особливості робочого процесу, для чого була створена посада та у чому полягає її призначення, критерії та ознаки спеціальності тощо;
3. Завдання та обов’язки: обов’язки та повноваження для певної посади, посилання на область необхідних знань, конкретизація завдань співробітника на даній посаді, без опису того, як вони будуть виконуватися. Кандидати в середньому витрачають лише 14,6 секунди на читання розділу “Вимоги” або “Кваліфікація” в посадових інструкціях. Це робить особливо важливим використання маркерів, які роблять опис легким для читання, навіть якщо його лише сканують;
4. Права: інформація про права, якими наділений співробітник для виконання службових обов’язків;
5. Відповідальність: перелік результатів та ступінь особистої відповідальності за виконання робочих обов’язків;
6. Необхідна кваліфікація: рівень освіти, кваліфікації, мінімальний досвід роботи для зайняття конкретної посади, спеціальні знанні для виконання робочих завдань;
7. Ієрархія: місце співробітника в компанії із зазначенням підпорядкованості, зв’язки та взаємини з іншими співробітниками відділу і іншими структурними підрозділами компанії;
8. Умови праці: де та за яких умов будуть виконуватися посадові обов’язки, діапазон заробітної плати, погодинна ставка тощо. 61% претендентів вважають діапазон заробітної плати найважливішим елементом опису посадової інструкції.

За затвердження посадових інструкцій відповідає керівник компанії або HR-директор. Під час працевлаштування кожен новий співробітник має бути ознайомлений з документом на залишити свій підпис на 2 примірниках. Один екземпляр залишається у співробітника, а другий зберігається у відділі кадрів. 

Зміни до посадових інструкцій можуть бути внесені лише згідно з наказом керівника компанії. Зміна вже підписаної працівником посадової інструкції не може бути проведена. У разі будь-яких нововведень співробітники повинні знову підтвердити свою згоду зі змінами підписом на документі.

Корисні поради для написання посадової інструкції

Грамотно складена посадова інструкція – можливість залучити кваліфіковані та цінні кадри. Переконайтеся, що ваша посадова інструкція:

1. Відносно коротка та прозора: надайте в описі усю необхідну інформацію про основні вимоги та обов’язки посади;
2. Написана простою мовою: посадова інструкція має бути доступна для загальною аудиторії, адже кожна людина може інтерпретувати зміст по-своєму;
3. Валідна: уся інформація має бути достовірною, інакше співробітники можуть швидко залити компанію.

Ніколи не занижуйте/ завищуйте вимоги до посади під час створення посадової інструкції. Інакше на посаду можуть прийти працівники без необхідних компетенцій, які навряд чи зможуть впоратися зі своїми обов’язками. Або ж навпаки, завищивши вимоги, буде складно підібрати персонал. А залучені співробітники з надмірною для цієї посади кваліфікацією швидко втратять інтерес, оскільки не матимуть можливостей для реалізації професійного потенціалу.

Висновки

Отже, посадова інструкція – це текст з детальною інформацією про посадою. Цей документ є обов’язковим для всіх компаній з найманими співробітниками, у ньому повинні бути чітко визначені конкретні права, обов’язки, повноваження, завдання, коло та ступінь відповідальності, кваліфікацію та статус співробітника для забезпечення усіх необхідних умов для ефективного робочого процесу.

Посадові інструкції виконують наступні функції: залучення кандидатів з необхідними компетенціями, полегшення адаптації та «навігації» в компанії для нових співробітників, а  також планування розвитку персоналу для відділу кадрів.

Завдяки посадовій інструкції кандидати отримають прозорі дані про посаду, нові співробітники дізнаються про структуру компанії, а відділ кадрів зможе ефективніше здійснювати рекрутинг та краще управляти розвитком команди.