ATS-системи для автоматизації рекрутингу: як обрати найкращий інструмент для бізнесу

Щодня рекрутери переглядають десятки чи навіть сотні резюме, аналізують усіх кандидатів, проводять декілька співбесід підряд та виконують безліч інших трудомістких задач. Така завантаженість може стати причиною марної втрати часу, зусиль та енергії, з чим рано чи пізно стикається кожен ейчар. На щастя, спеціальне програмне забезпечення для рекрутерів може повністю змінити рекрутинг та суттєво полегшити його. 

Система управління кандидатами (applicant tracking system, ATS) призначена для упорядкування робочих процесів рекрутерів та підвищення їх ефективності. За даними Fortune, понад 90% компаній з опитаних використовують ATS. Окрім зчитування та збереження даних про кандидатів, сучасні системи також здатні відстежувати та зберігати всю комунікацію з ними для зручного пошуку та фільтрації інформації, скорочення часу закриття вакансій та отримання найкращих кандидатів на посаду.

Отже, ATS – це справжній цифровий помічник рекрутерів. Очікується, що ринок ATS досягне $3,4 млрд до 2026 року. У цій статті ми ближче познайомимося із цим ПЗ, розглянемо його основні функції, переваги та добірку популярних систем управління кандидатами.

Що таке Applicant Tracking System?

ATS – це програмне забезпечення для підбору кандидатів відповідно до цілей рекрутингу та найму персоналу. Завдяки таким системам вдається суттєво полегшити збір інформації, підбір кандидатів на основі досвіду та навичок та фільтрацію кандидатів. ATS може бути як класичним додатком, так і онлайн-сервісом. На ринку представлені як безплатні, так і ATS з відкритим кодом.

Принцип роботи Applicant Tracking System наступний. Такі автоматизовані системи націлені на пошук найкваліфікованіших та відповідних спеціалістів. Оскільки на вакансію можуть відгукнутися сотні кандидатів без необхідної кваліфікації, це суттєво економить час. Завдяки цьому рекрутерам не доведеться проводити ручний відбір та вичитку резюме. Таке ПЗ автоматично фільтрує відгуки на вакансії за зазначеними параметрами: ключові слова, навички, досвід роботи, освіта тощо. Через це багато кандидатів використовує різноманітні техніки оптимізації резюме, як і техніки пошукової оптимізації. Крім того, можлива інтеграція ATS із сайтами для пошуку роботи та соціальними мережами. Це також дозволяє спростити процес розміщення вакансій.

Розглянемо основні функції Applicant Tracking System:

• Обробка вхідного потоку резюме, їх систематизація та зберігання;
• Співвіднесення отриманих резюме з умовами вакансії, на яку вони надійшли;
• Розміщення вакансій на різноманітних майданчиках;
• Збір відгуків на вакансії з різних каналів;
• Співпраця з рекрутинговими агентствами;
• Індивідуалізований підхід до роботи з кандидатами;
• Робота з соцмережами та job сайтами;
• Робота з пасивними кандидатами, інформація про яких міститься в системі.

Більшість великих компаній уже давно використовують власну базу претендентів, які уже раніше відгукувалися на вакансії чи надсилали резюме, як цінний актив. Можливо, якщо раніше кандидат не підійшов на вакансію, то згодом відкриється вакансія, яка йому буде відмінно підходити. Це дозволить суттєво зекономити ресурси та час на підбір співробітників.

Головні переваги ATS

Сьогодні можливостями ATS користуються не лише великі корпорації, а бізнес будь-якого розміру, що має штатний відділ рекрутингу, а також рекрутингові агентства та рекрутинг-фрилансери. Розглянемо головні переваги Applicant Tracking System:

• Інтеграції: синхронізація з job-сайтами, LinkedIn, електронною поштою, соціальними мережами тощо для відстеження та оперативного пошуку відповідних кандидатів. Також можна експортувати чи імпортувати уже сформовану базу кандидатів;
• Кастомізація: наявність кастомних полів, завдяки яким рекрутери можуть самостійно налаштувати етапи роботи з вакансіями тощо;
• Парсер та рекомендації: дуже зручно, коли система рекомендує рекрутерам пул резюме, що  оптимально підходять за ключовими словами, навичками, досвідом роботи, рівнем освіти тощо. Це зекономить час на ручному відборі кандидатів;
• Зручна база кандидатів: можна швидко додати резюме всього за пару кліків, що дозволяє швидко сформувати власну корпоративну базу спеціалістів;
• Шаблони: завдяки зручним шаблонам для листування з кандидатами можна суттєво заощадити час;
• Спільна робота: можливість консолідованої роботи рекрутера та замовника/роботодавця в одному акаунті;
• Порядок інформації: увесь масив документів про кандидатів, їх резюме, листування з ними тощо зберігається та систематизується автоматично, а вести комунікацію з ними можна прямо з системи;
• Оптимізація витрат часу: вся робота в ATS структурована. Завдяки інструментам органайзера, конструкторам звітів, готовим шаблонам тощо можна автоматизувати більшість рутинних операцій.

Чим ATS може бути корисною для рекрутерів

Щодня рекрутери вимушені працювати з лавиною даних, яку раніше доводилося зберігати в теках, записничках, файлах word чи excel. Після впровадження ATS співробітники зможуть працювати з єдиною автоматизованою системою для відбору кандидатів. 75% рекрутерів у всьому світі використовують системи управління кандидатами. 

Розглянемо ключові причини, чому сучасним рекрутерам варто використовувати  Applicant Tracking System:

1. Єдина база даних кандидатів: в системі зберігається повна інформація про кандидатів, що можуть бути перспективними для подальших вакансій;
2. Розміщення та управління вакансіями: можна керувати оголошеннями про вакансії та внутрішніх та зовнішніх job сайтах чи професійних соцмережах з однієї панелі управління;
3. Звітність: на основі наскрізної аналітики автоматично генерується звітність для ефективного підбору персоналу та аналізу проведеного найму;
4. Скринінг-тести кандидатів: первинне сканування кандидатів допоможе відібрати тих, хто максимально відповідає вимогам вакансії, це дуже корисно для сортування та ранжирування кандидатів. Оптимізація процесу підбору персоналу за допомогою ATS може скоротити цикл найму на 60%;
5. Управління взаєминами: автоматизація відповідей, нагадування про співбесіди, розсилки повідомлень, оповіщення людей з бази кандидатів тощо;
6. Економія часу: функція сканування резюме;
7. Об’єктивність: завдяки автоматизації більшості процесів суттєво знижується ймовірність упередженого ставлення чи дискримінації кандидатів

Отже, ATS – ідеальний інструмент для того, щоб змістити фокус на людей, а не на рутину. 

Які фактори необхідно враховувати при виборі Applicant Tracking System?

На ринку представлено безліч різноманітних ATS, тому обрати відповідну систему можна на будь-який смак та бюджет. Але чи потрібна вона вам взагалі? Щоб переконатися у цьому, дайте відповіді на наступні питання:

1. Як у вашій компанії планується найм працівників та чи маєте ви бюджет видатків?
2. Хто складає оголошення про відкриті вакансії?
3. На яких платформах розміщуються відкриті вакансії?
4. Яким чином збираються відгуки претендентів?
5. Як кандидати просуваються воронкою продажів від заявки до прийому на роботу?
6. Чи проводите ви попередній скринінг або тестування для перевірки кваліфікації?
7. Чи співпрацює ваша компанія із зовнішніми рекрутерами?
8. Хто саме в вашій компанії займається підбором та наймом персоналу?
9. Скільки етапів проходять кандидати, щоб досягти фінальної співбесіди?
10. Якими даними та звітністю користується ваша команда найму?

На перший погляд, такі питання здаються занадто фундаментальними. Але якщо ви не можете на них відповісти, або взагалі не впевнені, чи використовуються подібні практики у вашій компанії, то й Applicant Tracking System. Система може лише полегшити та автоматизувати процеси, а не з нуля побудувати їх замість вас. 

Крім того, враховуйте і розмір компанії. Якщо штат працівників налічує декілька тисяч осіб, а рекрутерів при цьому лише близько 5, то без спеціальних інструментів для автоматизації вони навряд чи впораються. Але якщо в компанії всього 10-20 працівників, а процеси рекрутингу налаштовані органічно, інвестувати в ATS буде недоцільно. 

При виборі ATS варто дотримуватися наступного алгоритму дій:

• Оцінка потреб компанії. Проаналізуйте, які саме функції системи вам потрібні: листування з кандидатами, масовий найм, аналітика тощо.
• Інтеграції. Якщо система не підтримує інтеграцію з потрібними вам job сайтами, соціальними мережами та іншими інструментами, то це просто викинуті гроші на вітер.
• Тестування пробної версії. За допомогою безплатного тестового періоду можна провести тест-драйв фаворитів та зупинитися на тій системі, що найбільше підходить вашій компанії.
• Консультації. Спільнота ейчарів може надати вам безліч порад та лайфхаків щодо вибору програмного забезпечення. Це дозволить заощадити час, сили та кошти.
• Безпека. ATS зберігає конфіденційні дані кандидатів, тому переконайтеся, що система надійно захищена від хакерських атак, можливих зламів чи зливів інформації

Популярні системи управління кандидатами ATS

Перебуваючи у стані війни дуже складно залишатися продуктивним, ефективним та дотримуватися налагодженого розпорядку дня. Але рекрутерам доводиться навіть під час хаосу повітряних тривог та постійного моніторингу новин впорядковувати робочий процес. Системи управління кандидатами стають незамінними помічниками у цій справі.

За даними дослідження «Портрет рекрутера у 2022 році» можна виділити наступні найбільш популярні системи управління кандидатами: CleverStaff — 19%, Excel — 14,6%, самописні ATS — 12,7%, Breezy — 6,1%, Hurma — 6,1%, Greenhouse — 5,4%, Zoho — 5,4%.

Розглянемо переваги та особливості популярних ATS систем:

HURMA 

HURMA – перша українська HRIS/ATS-система зі штучним інтелектом власної розробки та найвищими стандартами безпеки.

HURMA  вже перетнула межу в 1000 компаній, які їй довіряють, а географія клієнтів налічує близько 20 країн. Компанія суттєво розширила можливості системи, інтегрувавши AI/ML власної розробки, тож кожен клієнт заощаджує ще більше часу на рутинних процесах, заощаджуючи бюджет компанії. Окрім того, впровадження HURMA підвищує лояльність клієнтів на 25%, збільшує залученість на 12% та зменшує плинність персоналу на 31%.

Великий перелік джоб-порталів, з якими інтегрована HURMA, дозволяє рекрутерам легко розміщувати вакансії та збирати відгуки не тільки на українських, а й на міжнародних майданчиках. Парсер AI Fox допоможе додавати інформацію про потенційного співробітника в базу у декілька кліків. Він може збирати інформацію із сайтів пошуку роботи, найпопулярніших соцмереж та інших джерел. Система робить це автоматично, тому вам більше не доведеться вводити інформацію вручну.

Зручна Kanban-дошка дозволить швидко зорієнтуватися, який кандидат на якому етапі відбору. Окрім того, можна налаштувати автоматичну відправку електронного листа спеціалісту, при кожному переході на новий рівень відбору.

HURMA допомагає компаніям знаходити та розвивати співробітників, досягаючи разом з ними амбітних цілей, надаючи зручний та доступний софт для автоматизації рутинної роботи!

CleverStaff

CleverStaff – українська ATS, що є одним із лідерів на ринку. Система підтримує інтеграції з LinkedIn, Outlook, Gmail, Rabota.ua, Work.ua та іншими популярними сервісами. Використовуючи CleverStaff, ви точно не напишете декілька разів одному й тому ж кандидату та не створите дублі в базі. Це особливо зручно, коли з кандидатами одночасно працює декілька рекрутерів.

У CleverStaff зберігаються усі статуси вакансій та інформація про них: вимоги,  бюджет, коментарі та інші важливі дані. Прямо в системі можна стежити за статусом вакансій: система самостійно веде рекрутера воронкою та нагадує проставити важливі дати. Крім того, одного кандидата можна закріпити одразу за декількома вакансіями. Це особливо корисно для великих компаній з вакансіями на суміжні ролі.

У CleverStaff дуже зручно працювати з зовнішніми замовниками, тому це ідеальний варіант для рекрутерів, що співпрацюють із фрилансерами та агентствами. CleverStaff пропонує 5 полів з можливостями налаштувань, що надає простір для маневрувань та кастомізації.

Breezy

Breezy точно зацінять фанати Trello. Вони дуже схожі за дизайном та принципом роботи: канбан-дошка, де ведуться кандидати з моменту створення вакансій до їх закриття. Функціонал Breezy дозволяє налаштовувати воронку кандидатів, автоматизувати рутинні операції, переглядати аналітику в картках вакансій, налаштувати автовідповіді тощо.

На жаль, Breezy не має інтеграції з LinkedIn. Крім того, в системі не можна закріпити одного кандидата одночасно за декількома вакансіями. Також деякі користувачі повідомляють про незручну фільтрацію вакансій, але це просто питання смаку. В Breezy можна створювати різні види вакансій (видимі всі користувачам чи доступні лише за посиланням), а також налаштовувати поля, які будуть бачити користувачі з доступом.

PersiaHR

PersiaHR – це комплексна програма для автоматизації рекрутингу. Інструмент має розширений пошук по базі кандидатів, тому резюме можна сегментувати за різними параметрами. Адміністратори можуть обмежити доступ до бази для рекрутерів-фрілансерів. PersiaHR має 3 типи користувачів: адміністратор, рекрутер та рекрутер-фрілансер. Розширення для браузера PersiaHR Extension на сторінці резюме на job сайті дозволяє прив’язати кандидата до вакансії в PersiaHR.

PersiaHR має безліч переваг для автоматизації процесу рекрутингу: централізована база кандидатів, парсинг резюме, індивідуальні картки, інтеграції з Google календарем та job сайтами, статистика, воронка рекрутингу, шаблони листів тощо. Крім того, PersiaHR має мобільну версію, завдяки якій всю інформацію про кандидатів, вакансії та співбесіди можна отримати у своєму смартфоні.

Greenhouse

Greenhouse – ATS, призначена для інтеграції з поштовими клієнтами (GMail, Outlook), міжнародними job-сайтами (Indeed, Monster), LinkedIn та іншими сервісами. Greenhouse підтримує інтеграції з понад 400 сервісами.Серед головних переваг Greenhouse можна виділитиі зручний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, функцію Scorecards для оцінення кандидатів під час співбесід, Interview kits (готові сценарії співбесід для полегшення роботи інтерв’юерів), а також дашборди з аналітикою.

Деяким користувачам Greenhouse не вистачає гнучкості. Наприклад, в цій системі не можна оновити вакансію в один клік. Якщо компанія має десятки вакансій, на їх оновлення вручну доведеться витратити багато часу. Проте, просунута аналітика та широкі можливості для інтеграції роблять Greenhouse чудовим вибором для багатьох великих компаній.

PeopleForce

PeopleForce – це сучасна ATS система, функціонал якої надає повний контроль над усіма аспектами рекрутингу, підтримуючи безперервний та ефективний робочий процес. В PeopleForce усі дані співробітників зберігаються в єдиному місці, більше не доведеться шукати дані у різних джерелах. Навіть після звільнення працівника усі дані про нього (зарплата, відпустки, документи тощо) будуть збережені в системі.

Завдяки розширенню для Google Chrome – PeopleProspector можна швидко та без зайвих зусиль проводити пошук кандидатів у базі компанії за декілька кліків з популярних job сайтів. Рекрутингова аналітика надасть вам швидкий доступ до інформації про ефективність роботи рекрутерів, оцінку їх продуктивності, відстеження прогресу роботи, виявлення проблемних зон тощо. А процес онбордингу та офбордингу буде проходити швидко та без стресу. Автоматизована ATS система PeopleHR гарантує, що всі важливі етапи привітання та прощання з членами команди будуть охоплені.

Zoho Recruit

Zoho Recruit не новачок на ринку ATS. Це підтверджує її інтерфейс, який явно давно не оновлювали, та мобільний додаток, якому не вистачає функціонала. Але система має і немало переваг: безлімітна кількість вакансій, можливість імпорту даних з Excel, сорсинг кандидатів з популярних платформ, можливості підключення додаткових модулів.

Zoho Recruit – чудовий вибір для стартапів та рекрутингових агенцій. Ця ATS являє собою певний хаб для ведення кандидатів та комунікації з зовнішніми агенціями. Тому вам не доведеться підключати безліч сторонніх інструментів для ефективної роботи.

Висновки

ATS, Applicant Tracking System – програмне забезпечення, що допомагає рекрутерам та сорсерам автоматизувати безліч рутинних задач: відбір резюме, листування з кандидатами, публікація оголошень на job сайтах, підготовка вакансій тощо. Використання такого інструменту допоможе впоратися з великим потоком заявок та визначити найбільш кваліфікованих та досвідчених кандидатів. 

При виборі Applicant Tracking System необхідно враховувати розмір компанії, можливості для інтеграції, безпеку даних, вартість та наявність необхідних функцій для компанії. Серед популярних в Україні систем для управління кандидатами можна виділити CleverStaff, Breezy, Hurma, Greenhouse, PersiaHR, PeopleForce та Zoho.