Що таке HRIS/HRM системи?

Локдаун у 2020 році змусив більшість компаній проявити гнучкість щодо формату роботи. Можливо, суспільство уже ніколи не повернеться до звичного п’ятиденного робочого тижня з 8-годинним робочим днем. Компанії стараються іти назустріч співробітникам та експериментувати з організацією робочого процесу. Змінилося навіть і саме поняття HR (Human Relations), адже відносини між співробітниками та відділами перейшли у цифровий формат. Але це не змінює необхідності управління робочим процесом, адже обсяг задач менеджменту персоналу залишається незмінним, або навіть збільшується. 

За статистичними даними, у 2025 році 63% трудових ресурсів становитимуть представники міленіуму та покоління Z. Це стає передумовою для диджиталізації бізнесу, і в першу чергу – ланки HR. Світові компанії все частіше проявляють творчий підхід до пошуку нових талантів, збереженні та мотивації співробітників. Наприклад, компанія Amazon планує перехід на 30-годинний робочий тиждень у тестовому режимі. А Airbnb надає своїм найкращим співробітникам стипендію $2000 на рік для відпочинку та подорожей. 

Автоматизація управління персоналом має на меті побудову зручного диджиталізованого процесу для всієї комунікації з працівниками: від пошуку нових талановитих кадрів до заохочення продуктивних співробітників. Для цього представлене на ринку програмне забезпечення постійно оновлюється, пропонує альтернативи та рішення для звільнення від рутинних задач. Саме тому грамотний вибір системи для управління персоналом (HRIS/HRM) суттєво впливає на оптимізацію бізнес-процесів в цілому. У цій статті ми розглянемо основні функції, переваги та завдання HRIS/HRM систем.

HRIS та HRM – Визначення та роль

Human Resource Management (HRM) або Human Resources Information System (HRIS) – це програмне забезпечення для роботи з персоналом. Такі комплексні системи призначені для автоматизації найму, відбору, залучення співробітників, їх навчання та розвитку, оцінки продуктивності, надання пільг, винагород та мотивації. Цього вдається досягти завдяки використанню програм для HR та HR-аналітики.

Зараз майже кожна успішна компанія, що бажає автоматизувати бізнес, використовує програмне забезпечення для автоматизації HR. Списків працівників та їх зарплат, або таблиці Excel з відпустками та вихідними уже недостатньо. Тільки комплексна система, яка збирає та систематизує інформацію по кожному кандидату, працівнику чи відділу, оцінює залученість та продуктивність співробітників, збирає зворотний зв’язок від колег для оцінки їх задоволеності, веде облік робочих годин, відпусток та лікарняних, може допомогти позбутися «бюрократії» та автоматизувати більшість адміністративних рутинних задач.

Наразі все більше і більше компаній переходить на гібридний чи віддалений формат роботи. Але в такому випадку необхідність аналітики, обліку робочого часу та витрат стає ще більшою. Адже підтримувати високий КРІ доходу на одного працівника, знаходячись в різних точках країни або навіть світу, стає досить складно. HRM/HRIS системи не тільки заощадять час керівників та ейчарів, а й виведе взаємодію між колегами та новий рівень.

Основні функції HRIS/HRM систем

За даними Forrester Research, сучасні HRIS/HRM системи складаються з 6 основних функціональних модулів для: 

• Розрахунку зарплати;
• Обліку працівників та робочого часу;
• Рекрутингу;
• Управління талантами;
• Управління ефективністю та підвищення кваліфікації;
• Взаємодії співробітників з системою.

Впровадження цього програмного забезпечення дозволяє вирішити безліч завдань щодо управління персоналом:

• Комплектація штату компанії;
• Підбір та адаптація співробітників;
• Відстеження відвідуваності, прогулів та робочих годин;
• Збір, зберігання та систематизація даних про працівників;
• Мотивація найбільш продуктивних працівників та санкції для покарання;
• Підготовка керівного резерву методом наступництва для зниження ймовірності кадрових втрат;
• Розвиток, навчання та підвищення кваліфікації співробітників;
• Фінансування та кредитування, видача заробітної платні, розрахунок прибутків та собівартості кожного працівника;
• Ведення документації, створення аналітичних звітів та прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Згідно з дослідженням American Management Association, витрати на заміну втраченого підприємством працівника можуть досягати від 30% до 150% його річної заробітної платні. Ротація кадрів – це серйозна проблема, яка суттєво погіршує загальні показники ефективності та прибутковості компанії. Впровадження HRIS/HRM систем дозволить мінімізувати ймовірність відтоку висококваліфікованих кадрів.

Переваги HRIS/HRM систем для автоматизації роботи відділу кадрів

Очевидно, що жорсткий 8-годинний робочий графік з 8 до 5 уже давно застарів для нашого суспільства. З таким підходом до організації робочого процесу роботодавцю навряд чи вдасться залучити, чи зберегти талановитих та вмотивованих працівників. Згідно з дослідженням Global Talent Trends за 2019 рік, 51% працівників надають перевагу гнучкому графіку. А враховуючи той факт, що опитування було проведено до локдауну, можна зробити висновок, що зараз цей показник ще вище.

Серед обов’язків відділу кадрів можна виділити відстеження історії, навичок, кваліфікації, доходів та досягнень працівників. Різні рівні HRIS/HRM систем можуть замінити та автоматизувати більшість з цих процесів. Розгляньмо головні переваги впровадження HRIS/HRM систем для автоматизації HR завдань:

Структуризація даних про співробітників. Це дозволить отримати повне уявлення про витрати на працівників та їх ефективність для прийняття грамотних управлінських рішень. HRM зберігає усю інформацію в одному сегменті, забезпечуючи високу цілісність. Це також дуже важливе при плануванні робочих ресурсів та проведення аналітики для оцінки поточної продуктивності та її порівняння з майбутніми потребами.

Дане програмне забезпечення допомагає керівникам відділів та HR менеджерам у виявленні ранніх ознак проблем та усуненні прогалин у кваліфікації співробітників до того, як вони суттєво знизять продуктивність команди. HRIS/HRM системи дозволяють контролювати витрати на трудові ресурси завдяки проведенню аналізу того, як грошові заохочення або подвійна оплата впливає на фінансові результати компанії.

Підвищення залученості працівників. HRM системи мають важливе значення для залучення та утримання талановитих кадрів. Ці інструменти допоможуть HR менеджерам створити ефективні навчальні програми, персоналізувати навчальний план відповідно до індивідуальних потреб кожного співробітника, налаштувати наставництво та прорахувати кар’єрний шлях. Безумовно, це підвищить лояльність працівників до компанії. 

За допомогою HRIS/HRM систем можна підібрати висококваліфікованих спеціалістів з будь-якого відділу чи сфери для того, щоб вони займалися менторством для співробітників без досвіду роботи. Також можна проводити автоматизовані опитування щодо рівня задоволеності та залученості співробітників, а з отриманої інформації згенерувати аналітичні звіти.

Підвищення ефективності та створення культури самообслуговування. Виконання рутинних задач, таких як відповіді на запити, реєстрація відгулів та відпусток, перевірка продуктивності працівників тощо, може займати майже половину робочого часу співробітників відділу кадрів. Це пов’язано з тим, що їм доводиться оформляти документи та проводити інші бюрократичні операції замість працівників. А більшість з них могла б без проблем виконувати цю роботу самостійно. 

Впровадження HRIS/HRM систем дозволить створити сховище знань, де кожен співробітник зможе знайти відповіді на поширені запитання, скористатися готовими шаблонами тощо. Це дозволить відділу кадрів сконцентруватися на задачах з більшою доданою вартістю.

Також використання HRM максимально автоматизує робочі процеси, які потребують залучення одразу декількох керівників різних рівнів чи відділів. Це допоможе суттєво скоротити час обробки та підвищити точність виконаних операцій.

Зменшення операційних витрат. Централізована HRM система, яка продається в хмарній моделі SaaS, потребує менше апаратного забезпечення та витрат на обслуговування. Це дозволить раціоналізувати витрат на IT та HR технології, а також підвищити задоволеність постійних користувачів та самої команди HR

Як вибрати HRIS/HRM систему для компанії

При виборі HRIS/HRM систему для своєї компанії, обов’язково потрібно враховувати наступні моменти:

• Інтуїтивно зрозуміла панель управління

Саме від цього критерію буде залежати швидкість та зручність використання програмного забезпечення як для менеджерів HR, так і для інших працівників. Співробітники повинні мати змогу легко запросити відпустку в 1 клік, побачити графік роботи на наступний тиждень або перевірити, хто з колег святкує день народження найближчим часом. Проста  та зрозуміла HRM система дозволить скоротити час адаптації, позбавитися хаосу та сконцентруватися на більш пріоритетних завданнях. 

Зручна панель керування повинна мати:

• Продуману ієрархію доступів;
• Чіткі та роздроблені назви підрозділів та підпунктів;
• Окремо систематизовану звітність та наскрізну аналітику;
• Структуровану та розподілену за напрямками HR інформацію про співробітників;
• Фільтр-запити для пошуку інформації.

• Функціонал для створення звітності та HR аналітики

Для ефективної діяльності компанії HRM система повинна створювати звіти, вести статистику, фіксувати результати роботи, подавати аналітичні дані у вигляді графіків, діаграм, схем тощо. Крім того, важливою є функція складання трендів та прогнозів для спрощення аналізу та прийняття управлінських рішень.

• Інтеграції

Для того, щоб зробити роботу з системою ще зручнішою та ефективнішою, важливим є її інтегрування зі сторонніми інструментами: календар, месенджери, опитувальники, task manager, шаблони для формування звітів та документів тощо. Дуже зручно, коли всі ці елементи уже вбудовані в систему.

• Безпека даних

Персональні дані підприємства та особиста інформація співробітників повинні бути повністю конфіденційними. Тому HRIS/HRM системи повинні використовувати безпечні методи передачі та шифрування даних при відправці через інтернет, такий як SSL. Також варто відповідально ставитися до внутрішньої безпеки. Доцільним буде використання різних паролів в залежності від рівня доступу. Крім того, варто розробити запобіжні заходи для швидкого скасування доступу до системи для звільнених працівників.

• Адаптивність

HR-менеджери не можуть 24/7 сидіти перед монітором комп’ютера. Можливо, їм потрібно переглянути важливу інформацію по дорозі на роботи, або навіть знаходячись у відпустці. Зробити це можна через телефон або планшет. Дуже зручно, коли є можливість завантажити програму на свій девайс, а не входити щоразу на сайт. Це суттєво зекономить час та нерви ейчарам.

• Оновлення

Якщо розробник зацікавлений у своєму продукті, вони постійно намагаються покращити його характеристики та підвищити конкурентоспроможність на ринку. У цьому питанні не обійтися без зворотного зв’язку. Щоб зрозуміти, у якому напрямку рухатися далі, та які елементи чи функції потрібно покращити, враховувати потрібно як позитивні, так і негативні відгуки. Оптимальний варіант, коли програмне забезпечення оновлюється хоча б раз на 2 місяці. При такій частоті розробники позитивно реагують на отримання ідей від своїх клієнтів, розглядають їх пропозиції та пробують одразу додавати новий функціонал.

• Служба технічної підтримки

Звісно, майже неможливо знайти компанію з цілодобовою службою підтримки. Але хоча б у «офісний» час з 9 до 19 користувачі повинні мати доступ до допомоги спеціалістів. Збої у функціонуванні програмного забезпечення можуть загальмувати роботу всього HR відділу, зірвати всі плани на день, співбесіди, наради та інші важливі аспекти діяльності. 

Для впевненості перевірте роботу технічної підтримки ще до підключення системи. Перевірте швидкість обробки запитів за різними каналами комунікації: телефон, електронна пошта, онлайн чат, соціальні мережі тощо. Оптимальний час відповіді – до 15 хвилин, до 1 години також буде нормальним показником. Якщо вам довелося очікувати довше, можна зробити висновок, що служба завжди працює не оперативно.

• Безплатний тестовий період

Наявність безплатного тестового періоду дозволить познайомитися з системою, оцінити її функціонал та можливості, і лише потів приймати рішення про оформлення підписки. Оптимальний варіант, коли тестовий період триває не менше 2 тижнів, адже за кілька днів навряд чи вийде оцінити роботу з аналітикою, особистими кабінетами працівників та іншими важливими аспектами роботи HRIS/HRM системи.

Висновки

Human Resource Management (HRM) або Human Resources Information System (HRIS) – це програмне забезпечення для роботи з персоналом: найму, відбору, залучення працівників, проведення їх навчання та розвитку, оцінки продуктивності, надання пільг, нагород, мотивації тощо.

HRM системи мають безліч безумовних переваг для автоматизації роботи HR відділу: збір та обробка великих обсягів даних про компанію та співробітників, підвищення ефективності підприємства, автоматизація рутинних та бюрократичних операцій, гарантія безпеки та конфіденційності інформації тощо. Це дозволить співробітникам сконцентруватися на важливих стратегічних завданнях, а також покращити взаємовідносини всередині колективу.

Впровадження HRIS/HRM систем – дуже вигідне та економічно доцільне рішення. Така інвестиція швидко окупиться завдяки підвищенню продуктивності менеджерів. Якщо братися до вибору ПЗ відповідально та дотримуватися вищеперерахованих критеріїв, ваші ейчари не будуть емоційно вигоряти від рутини та з ентузіазмом будуть працювати задля підвищення прибутковості компанії.