Аутсорсинг в бізнесі: сутність, переваги та послуги, які можна замовити

Вам знайома фраза «Мало годин у добі»? Часу категорично не вистачає? І це не дивно, адже робота є завжди. А якщо додати до професійної діяльності особисте життя, хобі, спорт, зустрічі з друзями… Результат очевидний?

На щастя, ми живемо у XXI столітті та можемо делегувати свої обов’язки у будь-якій сфері:

• Немає сил готувати вечерю? Скористайтеся послугами кухаря;
• Не любите прибирання? Найміть помічницю по дому;
• Не хочете витрачати час за кермом? Найміть водія! 

Якщо в особистому житті це просто один із варіантів, то у бізнесу – справжній must have! Завдяки передачі проміжних завдань спеціалізованим агентствам можна зменшити витрати, знизити чисельність персоналу та покращити якість сервісу. Очікується, що світовий ринок аутсорсингу бізнес-процесів досягне $525 млрд до 2030 року.

Отже, вважаєте що прийшов час делегувати частину обов’язків? Як зробити це правильно розкажемо у сьогоднішньому матеріалі.

Що таке аутсорсинг?

З англійської outsourcing – це зовнішнє джерело. Це передбачає відмову компанії виконувати певні некритичні функції та їх передача стороннім підрядникам. Це дозволяє сконцентруватися на стратегічно важливій діяльності, що приносить максимальний прибуток. Ви зможете звільнити ресурси для впровадження інновацій та розв’язання важливих задач. 

Отже, аутсорсинг – це форма віддаленого найму, що передбачає делегування бізнес-задач третім особам, фахівцям у певній сфері.  Невеликі компанії можуть не мати в штаті юриста чи бухгалтера. Тоді аутсорсинг стає ідеальним варіантом, адже бізнес-процеси займатимуться кваліфіковані фахівці, в яких у рази більше досвіду та знань. Це дозволяє замовнику заощадити час на організаційній діяльності та знизити навантаження на фонд оплати праці. 37% малих підприємств передають на аутсорсинг принаймні один бізнес-процес.

Контакт найчастіше укладається із зовнішніми виконавцями на безстроковій підставі або на певний проміжок часу. При цьому важливо розуміти різницю між аутсорсингом та простим наймом сторонніх спеціалістів. Виконання ремонту в офісі – це не аутсорсинг. А от наймання забудовником бригади для благоустрою квартир при будівництві ЖК підпадає під предмет договору.

Важливо! Делегувати можна лише допоміжні функції. Стратегічно важливі задачі, які приносять компанії основний дохід та конкурентну перевагу, на аутсорсинг НЕ ПЕРЕДАЮТЬСЯ. 

Можна виділити 3 види аутсорсинг залежно від місцеперебування замовника та підрядника:

1. Оншор: наймання підрядника всередині країни ведення бізнесу;
2. Неашор: наймання виконавця з близького закордоння;
3. Офшор: наймання виконавця з далекого закордоння. 

Найпопулярніші аутсорсингові послуги

Залежно від завдань, які делегуються виконавцям, виділяють наступні напрямки аутсорсингу:

1. HR. Цей напрямок лише набирає обертів в Україні, проте уже давно популярний в Європі та Штатах. Особливо це актуально в сезонні та пікові навантаження. Передбачається делегування задач щодо підбору, адаптації та управління персоналом. Кадровий аутсорсинг дозволяє скоротити час та витрати на управління співробітником. Це особливо актуально для малого та середнього бізнесу, якому невигідно утримувати цілий відділ кадрів на постійній основі для нарахування заробітної плати, формування відпускних та лікарняних, податкових та страхових відрахувань тощо. Компанії, які передають HR на аутсорсинг, можуть заощадити в середньому 27,2%;
2. Виробництво. У ситуаціях, коли потрібні вузькопрофільні фахівці, ідеальним рішенням стане аутсорсинг. Високотехнологічні компанії дуже часто делегують задачі, пов’язані з обробкою, складанням та тестуванням продукції. Аутсорсинг дозволяє їм знизити собівартість своєї продукції та підвищити якість готових виробів. Крім того, вони можуть сконцентруватися на створенні високотехнологічних товарів, продажах та власній маркетинговій стратегії;
3. IT. Передбачає делегування широкого спектра функцій, пов’язаних з обслуговуванням комп’ютерної техніки: підтримка сайтів, встановлення та налаштування ПЗ, обслуговування серверного технічного обладнання, розробка додатків тощо. Крім того, підрядників можуть залучати для створення та підтримки унікального ПЗ. ІТ-послуги складають близько 3/4 вартості всіх світових аутсорсингових контрактів;
4. Бухгалтерія. Все більше компаній переводять свій бухгалтерський облік у віддалений формат. Не всі молоді компанії можуть дозволити собі утримувати штат бухгалтерів, забезпечити їх робочим місцем та потрібною технікою. Але обсяг роботи при цьому не зменшується. Договір з компанією аутсорсером дозволяє знизити витрати на ведення фінансової звітності, зменшити навантаження на персонал, знизити ймовірність штрафів та санкцій через невірно складену чи невчасно подану документацію. Бухгалтерські підрядники працюють у себе в офісі, використовують власні технічні ресурси, а важливі папери на підпис відправляють з кур’єром;
5. Логістика. Передбачає передачу задач щодо перевезення та доставлення будь-чого стороннім підрядником. Це ідеальний варіант для компаній, що рідко займаються відправленнями вантажів, тому їм недоречно утримувати власний транспортний відділ. Крім того, такі підрядники також можуть надавати послуги зі складування та зберігання продукції;
6. Юридичні послуги. Утримувати власний штат юристів не дуже вигідно. Але необхідність консультування у висококласних фахівців час від часу виникають у кожного підприємця. Аутсорсингові юридичні компанії залучаються для розв’язання конфліктних питань, реорганізації, реєстрації чи ліквідації юридичної особи, складання договорів та заяв, консультацій тощо;
7. Клінінг. Клінінгові служби відповідають за прибирання на території замовника в певний час. Це звільняє компанії від необхідності мати додаткове підсобне приміщення для зберігання інвентарю, утримувати штат технічних працівників, складати графіки та контролювати додаткові робочі процеси;
8. Call центри. Такий напрям аутсорсингу дозволяє налагодити зовнішню комунікацію зі споживачами, здійснювати консультативну діяльність, підвищуючи тим самим продажі. Серед переваг такого аутсорсингу можна виділити економію, можливості використання передових технологій, якісну організацію робочих процесів та наявність готової бази даних;
9. Реклама. Деякі компанії не потребують суттєвого рекламування та маркетингового просування. Можна просто укласти договір на співпрацю з рекламним агентством, і тоді потреба утримання менеджера з реклами для створення якісної маркетингової кампанії відпаде сама по собі;
10. Харчування. Такий аутсорсинг особливо популярний серед освітніх, медичних установ, будівельних компаній, офісів тощо. Це дуже зручно: підрядник доставляє готове харчування у тій кількості, яка прописана в договорі та в певні терміни.

Основні переваги аутсорсингу

Користь аутсорсингу у бізнесі переоцінити складно. Безліч глобальних корпорацій, таких як Ford, IKEA, Kodak, уже давно делегували частину своїх обов’язків підрядникам. Деякі компанії відмовилися від виконання 60-70% задач, сфокусувавшись лише на тих функціях, що приносять найбільший прибуток.

Розглянемо основні переваги аутсорсингу:

1. Зниження витрат на виконання допоміжних функцій. Налагодження стратегічно важливих бізнес-процесів вимагає колосальних витрат часу та ресурсів. Такі витрати скоріше обійдуться вам дорожче, аніж оплата послуг сторонньої компанії. Завдяки аутсорсингу можна суттєво скоротити штат персоналу, заощаджуючи при цьому до 20-30% загальних витрат. Ви оплачуєте лише необхідні функції, не орендуючи при цьому офіс, техніку, облаштовуючи робоче місце, оплачуючи відпустки, лікарняні тощо;
2. Підвищення якості бізнес-процесів. Аутсорсери – справжні професіонали у своїй сфері, які легко впораються з вашими вузькоспеціалізованими завданнями. А утримання власних компетентних вузькопрофільних спеціалістів може бути занадто затратним для малого бізнесу;
3. Зменшення ризиків. Договір гарантує замовнику якість виконаної роботи. В контракті можна прописати усі нюанси щодо обов’язків та відповідальності обох сторін. Підрядник нестиме відповідальність за допущені помилки та розв’язуватиме усі спірні питання у проблемних ситуаціях;
4. Підвищення ефективності основних задач. Позбувшись допоміжних функцій, компанія може сконцентруватися на стратегічно важливих задачах. Завдяки звільненим ресурсам можна підвищити результативність та продуктивність, а також акцентувати на основних конкурентних перевагах бізнесу;
5. Зменшення кількості штатних працівників. Завдяки делегуванню деяких функцій можна позбутися навіть цілих відділів працівників. Це дозволить заощадити на кадровому діловодстві та знизити сукупний фонд оплати праці;
6. Збереження юридичного статусу. Можна одночасно залишатися ФОПом потрібної групи, утримуючи при цьому невелику кількість найманих працівників;
7. Зменшення кадрових ризиків. Тепер можна забути про відпускні та лікарняні. Якщо в підрядника тимчасово відсутній необхідний спеціаліст, він сам зобов’язаний знайти йому заміну. 

Чи є недоліки в аутсорсингу?

Звісно, як і будь-який інший підхід до ведення бізнесу, делегування задач стороннім підрядникам має і свої слабкі сторони:

• Неякісне виконання задач: навіть якщо підрядник позиціонує себе як професіонал, але оцінити його послугами можна лише за відгуками або лише після отримання результатів виконаної роботи;
• Нерозуміння корпоративного стилю: кожна фірма має власні особливості роботи, тому всі нюанси може бути складно пояснити підряднику;
• Залежність від зовнішніх виконавців: у разі неякісного виконання задач можна зазнати збитків або репутаційних втрат.

Але усі ці мінуси можна мінімізувати завдяки правильному вибору підрядника та грамотно складеному договору. Довіривши вирішення певних завдань професіоналам, можна оптимізувати роботу бізнесу.

Аутстафінг та Аутсорсинг: у чому різниця

Багато хто плутає аутстафінг та аутсорсинг, хоча між цими поняттями прослідковується колосальна різниця. Як ми уже розглянули, аутсорсинг – це передача функцій зовнішнім виконавцям, а аутстафінг може передбачати вивід фахівців зі штату підприємства. 

Тобто, підрядник надає спеціаліста або навіть групу фахівців для участі в проєкті клієнта на термін дії контракту. Замовник може керувати найманими працівниками та повністю інтегрувати у свою команду. Співробітники виконують свої обов’язки на тих же робочих місцях, але їх веденням займається кадрове агентство. Це дозволяє знизити навантаження на HR-відділ і бухгалтерію, уникнути проблем з виплатою зарплати та утриманням податків тощо.

Особливості розвитку аутсорсингу в Україні

Україна – перспективний ринок для компаній, що користуються послугами аутсорсингових підрядників. Наша країна займає передові позиції серед держав Східної Європи з надання аутсорсингових послуг. Згідно з рейтингом Global Services Location Index, Україна посідає 42 місце у цій сфері. 

Згідно зі звітом Асоціації «IT Ukraine» у 2021 році, експорт комп’ютерних послуг з України зростає в середньому на 27% щорічно. Основними драйверами зростання є США (40% експорту) і Велика Британія (10%). Ця тенденція поступово поширюється й на інші країни. Зокрема, у 2021 році IT-галузь вийшла на перше місце за обсягом експорту послуг (понад $5 мільярдів на рік) та принесла державі понад 4% ВВП. Отже, аутсорсинг в Україні має величезні перспективи розвитку.