Онбординг співробітників: ключові аспекти впровадження та вплив на ефективність бізнесу

Зараз не так легко знайти вакансію, що задовольнить вимоги за графіком, форматом роботи, рівнем заробітної плати та можливостями для кар’єрного зростання. Тому пошук роботи – максимально стресова та тривала задача. Напевно більшість з нас перебували у ситуації, коли після численних співбесід та заявок знайшли компанію, з якою відбувся справжній метч за всіма критеріями. Але після позитивного рішення вас очікує ще один стресовий для співробітника етап – адаптація у новій компанії. Початок роботи можна спростити лише допомігши новому працівнику ознайомитися з корпоративною культурою, правилами та обов’язками. 

Оптимальний варіант у таких ситуаціях – залучити спеціалістів для розробки та впровадження системи онбордингу, тобто адаптації. Вона необхідна для того, щоб новачки могли познайомитися ближче з командою та своєю сферою відповідальності без стресу та поспіху. Також для цього можна використовувати відповідне програмне забезпечення: HRM системи, ATS, LMS тощо.

Підтверджують важливість та необхідність онбордингу й наступні статистичні факти:

• Співробітники з негативним досвідом онбордингу удвічі частіше змінюють роботу в найближчому майбутньому;
• Продуктивність роботи нових працівників у компаніях з гарно спланованим онбордингом на 70% вище, а рівень їх утримання – на 82%;
• 95% компаній з низькою плинністю кадрів мають структуровану процедуру онбордингу, а серед компаній з високою плинністю кадрів цей процес налаштований всього у 20%.

У цій статті ми розглянемо що таке онбординг, з яких етапів він складається та як може вплинути на продуктивність співробітників, а також успішні кейси відомих компаній та можливості автоматизації цього процесу завдяки впровадженню спеціального ПЗ.

Що таке онбординг?

Онбординг – це формальні та неформальні процедури щодо прийняття нового працівника. Цей процес починається одразу після підписання угоди про роботу та може тривати до року, залежно від особливостей корпоративної культури.

Адаптація та інтеграція нового співробітника в компанію охоплює введення в корпоративну культуру, ознайомлення з ключовими процедурами та нормами, технічних аспектів робочого процесу та навичок взаємодії з колективом. Такий комплекс заходів допомагає новим співробітникам відчути себе частиною команди, що позитивно впливає на емоційний стан та комунікації всередині компанії.

Розглянемо основні задачі онбордингу:

1. Надання новим співробітникам усіх необхідних шаблонів документів, проведення зарахування в штат згідно з нормативними нормами та без стресу для працівників;
2. Надіслання новачкам всієї необхідної інформації про нову посаду, інструкції, документи з бази знань тощо;
3. Ознайомлення з роботою відділу та безпосередніми колегами;
4. Створення умов для легкого та комфортного проходження випробувального терміну;
5. Залучення нових працівників до робочого процесу та встановлення цілей на найближче майбутнє;
6. Ознайомлення з корпоративною культурою та цінностями компанії;
7. Швидка та ефективна інтеграція нових співробітників, що автоматично підвищує їх продуктивність;
8. Підвищення рівня задоволеності, що робить перший досвід взаємодії з компанією позитивним. Це позитивно впливає на мотивацію новачків та репутацію компанії на ринку праці.

Основні етапи процесу онбордингу

Процедура онбордингу складається з 2 паралельних напрямків: Orientation та Adaptation. Розглянемо детальніше кожен з них:

Orientation. Після успішної співбесіди та затвердження прийняття нового співробітника до команди, ейчар чи менеджер-ментор починають готуватися до його адаптації, складають плани мітингів, готують документи та інструкції тощо. Можливі декілька сценаріїв: загальнокорпоративні зустрічі (знайомство із СЕО, компанією, культурою, історією, командою тощо) та кастомізована частина (зустрічі з тим, з ким новачок буде взаємодіяти в роботі найчастіше). На цьому етапі новий співробітник повинен отримати усю необхідну інформацію та знання для подальшої роботи в колективі.

Adaptation. Цей процес передбачає безпосереднє введення в посаду. Його також можна розділити на 2 умовні напрямки:

1. Опис ключових навичок та компетенцій + план розвитку. Якщо людина повністю підходить вакансії набором своїх компетенцій, то зможе проявити максимальну ефективність у команді. Якщо ж певних навичок не вистачає, варто провести додаткове навчання, щоб новачок зміг стати повноцінним учасником команди на новій позиції;
2. План завдань на 30/60/90 днів. За 30 днів новачок повинен пройти ознайомчо-навчальний етап, 60 днів – самостійна робота з підтримкою ментора, 90 днів – автономне виконання завдань та отримання зворотного зв’язку від керівника.

Зустрічі pulse check. Протягом першого місяця важливо періодично (хоча б раз на тиждень), зустрічатися з новачком та відповідати на усі можливі питання. Крім того, раз на місяць необхідно проводити зустріч для обговорення результатів періоду навчання з менеджером чи ментором. Це допоможе зрозуміти тенденції його продуктивності та встановити актуальні завдання на наступний період.

Завершення. Після 3 місяців роботи у новій компанії необхідно провести фінальну зустріч для обговорення результатів та підсумування результатів проробленої роботи. Після цього варто скласти план дій на наступний період з цілями та спрямованістю розвитку.

Переваги ефективної стратегії онбордингу для бізнесу

Зрозуміла та чітко визначена процедура онбордингу надасть бізнесу наступні переваги:

• Утримання працівників. Саме перший час роботи в компанії стануть фундамент ваших професійних стосунків. Важливо правильно транслювати корпоративну культуру та розповісти про переваги та можливості кар’єрного розвитку. Якщо новачок залишиться сам на сам у такий складний період, він може опинитися серед тих 31%, що залишають компанію протягом 6 місяців. 
• Підвищення продуктивності. За статистикою, грамотна система онбордингу здатна підвищити продуктивність працівників на 70%. Для підвищення мотивації та відповідального ставлення до професійних обов’язків важливо чітко визначити очікування щодо роботи та створити комфортні умови для розвитку;
• Підвищення залученості співробітників. Саме від перших місяців в компанії буде залежати лояльність нового працівника. За статистикою, 62% компаній зі структурованою програмою адаптації повідомляють про підвищення рівня залученості працівників на 54%;
• Мінімізація стресу. Щоб уникнути невизначеності важливо провести комплексну адаптацію для нового співробітника. Для цього необхідно ознайомити його з корпоративною культурою, правилами, робочими інструкціями. Це спростить інтеграцію до нового робочого середовища, а як наслідок, зменшить рівень стресу та тривоги;
• Правильний старт. Індивідуальний план адаптації допоможе новим співробітникам поступово занурюватися у процеси компанії, запобігаючи хаосу та невизначеності. Таким чином новій людині буде значно простіше розпочати виконання робочих завдань, не витрачаючи час на пошуки базової інформації.

Секрети та рекомендації для успішного онбордингу

Отже, підсумовуючи вищезгадану інформацію, можна сформувати наступний оптимальний процес онбордингу:

1. Розповідь про основні елементи, культуру та організаційну структуру компанії в процесі найму, щоб заздалегідь підготувати кандидата;
2. Розробка формальної програми орієнтування для ознайомлення нових співробітників;
3. Складання чіткого плану онбордингу для кожного відділу із зазначенням часових рамок для різних ступенів адаптації;
4. Не залишайте працівника наодинці з труднощами, регулярно цікавтеся успіхами та надавайте моральну підтримку;
5. Встановлення віх у плані адаптації на певну кількість днів (30/60/90) з поступовим підвищенням залученості співробітників;
6. Фіксування успіхів адаптації та обговорення результатів роботи на регулярних нарадах;
7. Чітке визначення прогресу та вчасне реагування на виникаючі помилки.

Щоб втілити в життя ці загальні принципи, варто дотримуватися наступних практичних порад:

1. Завчасне створення чек лист з переліком інструментарію компанію для вивчення новими співробітниками;
2. Внесення до чек листа усі стадії освоєння кожного інструменту та переконайтеся, що співробітник може залишати коментарі, а керівництво відстежувати ступінь прогресу;
3. Підготовка документів та/або відео з описом корпоративної культури та важливої інформації про організаційну структуру компанії;
4. Надання новим співробітникам усієї необхідної документації для ефективного виконання своїх (посадові інструкції, проєктна документація тощо);
5. Забезпечення доступу до документації та корпоративних систем з робочого місця та мобільного телефону, а також по захищених каналах зв’язку при роботі з дому або з відрядження.

Звісно, створення та успішна реалізація онбординга вимагає від ейчарів чималих зусиль. Більшою мірою реалізація цього завдання залежить від відчуття залученості новачків у життя компанії, доступності зв’язку з ключовими особами в її структурі.

Приклади успішних кейсів впровадження процедури онбординга

Кожна компанія має власну індивідуальну стратегію онбординга для нових співробітників. Розглянемо приклади відомих компаній для дослідження ефективності цього інструменту:

• Pinterest. Перед офіційним введенням в посаду усі новачки приїжджають до штаб-квартири в Сан-Франциско. І хоча офіси компанії знаходяться по всьому світу, ця умова є обов’язковою. Кожен новачок отримує лист з розкладом роботи, після чого готується до самопрезентації на робочому місці. У перший день працівники зустрічаються на сніданку, де проходить зустріч-знайомство;
• Microsoft. У цій компанії кожному новачку призначається наставник, до якого можна звернутися з будь-яким питанням. Це заохочує культуру допитливості. Кожного тижня проводиться програма “Навчання нових співробітників” (New Employee Orientation або NEO), на якій розповідають про різні життєві аспекти: медична страховка, відпустка, IT-протокол тощо;
• Twitter. Ця компанія має власну спеціальну схему онбордингу “Від і до столу”, яка охоплює цілих 75 етапів від передачі справ до налаштування електронної пошти. У перший день усі новачки отримують фірмову футболку та пляшку вина. Кожного місяця керівництво влаштовує годину неформального спілкування для зближення колективу;
• Etsy. Ця компанія має власний єдиний у своєму роді буткемп для випробовування на міцність нових співробітників. Так новачки мають змогу взаємодіяти з усіма командами компанії. Перший тиждень новачок має провести в команді, що його безпосередньо найняла, а наступні 5 тижнів – з іншими відділами. Це дозволяє максимально зануритися у колектив.

Звісно, пошук та наймання нових працівників – максимально витратна справа. Залишивши все на самотік, адаптація новачків затягнеться, а ймовірність звільнення суттєво підвищиться. Тоді витрати навіть не встигнуть окупитися, а уже знову необхідно буде вкладатися в нового співробітника.

Технологічні інструменти для автоматизації процесу онбордингу

Автоматизація процесу онбордингу може суттєво полегшити та прискорити вступний процес для нових співробітників, зменшуючи навантаження на ейчарів та забезпечуючи більшу ефективність в управлінні кадрами. Розглянемо основні сервіси, які можна використовувати для автоматизації процесу онбордингу:

1. Електронні платформи для документообігу: підписання новими співробітниками усіх необхідних документів онлайн, що дозволяє заощадити час та зберігати усі дані в безпечному цифровому форматі:
2. HRM: автоматизація процесу онбордингу, створення нових облікових записів співробітників, надання доступу до необхідних документів та ресурсів, формування графіків тощо;
3. LMS: створення та надання новачкам доступу до навчальних матеріалів, необхідних для ознайомлення з культурою компанії, організаційними структурами, посадовими інструкціями та іншими важливими аспектами роботи;
4. Task manager: організація процесу онбордингу, створення завдань для нових співробітників та відстеження ходу їх виконання;
5. Чат-боти: надання новачкам відповідей на часті запитання в режимі реального часу, що зменшує навантаження на ейчарів та забезпечує швидкий доступ до інформації.

Загальна ідея полягає в тому, що використання технологічних інструментів для автоматизації рутинних завдань онбордингу дозволить ейчарам та новим співробітникам зосередитися на важливіших аспектах їх ролей та швидкої адаптації до нового колективу. Таке ПЗ здатне об’єднати усі важливі ресурси для нових працівників в єдину систему для формування чіткого розуміння робочого плану та зменшення кількості комунікації щодо рутинних питань.

Висновки

Отже, онбординг – це важливий процес інтеграції та адаптації нових співробітників на роботу, що передбачає знайомство з посадовими інструкціями, культурою та організаційною структурою компанії. Правильно спланована стратегія онбординга допоможе новачкам стати повноцінними членами команди, стане ключем до утримання та залучення талантів.

Завдяки використанню спеціального програмного забезпечення можна швидко та легко розробити власні персональні робочі процеси прийняття в штат та адаптації нових співробітників. 

Саме від перших днів роботи в компанії залежить, чи зможе новий співробітник влитися в команду, бути лояльним до роботодавця та демонструвати максимальну продуктивність у своїй робочій діяльності. Оточіть своїх працівників належною увагою та підтримкою в перші дні роботи, і тоді вам вдасться сформувати команду з професійних, натхненних та відданих спеціалістів.